Schnittstellen im Hotel – Teil 2: Der Tech Stack und seine Bedeutung im Hotel

Im letzten Beitrag haben wir bereits erklärt, was Schnittstellen und APIs sind, was sie machen und warum man sie braucht. In diesem Beitrag tauchen wir noch ein bisschen weiter in die Materie ein – keine Angst, es wird dabei nicht zu technisch! Diese Blogreihe soll schließlich Schnittstellen erklären und nicht noch mehr Fragen aufwerfen. Genauer gesagt werden wir in diesem Beitrag darauf eingehen, wie ein Tech Stack im Hotel aussehen kann. Und was genau ein Tech Stack ist, erklären wir natürlich auch

Was ist ein Tech Stack im Hotel?

Tech Stack ist ein Begriff der immer wieder auftaucht, wenn es um die Digitalisierung im Hotel geht. Kurz gesagt ist der Tech Stack, oder Technology Stack, Ihr Bündel an technischen Systemen im Hotel. Also alle Softwarelösungen und Systeme, die in Ihrem Hotel verwendet werden. Der Tech Stack ist sozusagen Ihre Technologie-Infrastruktur bzw. Ihr Datenökosystem.

Um ein optimales Ökosystem aufzubauen sind Schnittstellen notwendig. Für Hotels ist das besonders relevant, wenn sie eine digitale Guest Journey etablieren möchten. Aber auch für die Erleichterung der alltäglichen Arbeit sind Schnittstellen essenziell. Wichtig ist dabei, dass die Systeme in Ihrem Tech Stack über APIs kommunizieren können und harmonisieren.

So hängen APIs und Tech Stack zusammen

In Teil 1 unserer Blogserie haben wir über den API First-Ansatz gesprochen. Nach diesem Ansatz werden bereits bei der Entwicklung von Softwarelösungen die Möglichkeiten zur Anbindung an andere Systeme mit hoher Priorität behandelt. Softwarelösungen, die nach dem API First-Ansatz entwickelt wurden, lassen sich einfacher in den Tech Stack des Hotels einbringen, da sie leichter mit anderen Systemen harmonieren.

Wenn die Systeme problemlos miteinander verbunden werden können, ist es möglich, eine nahtlose digitale Guest Journey im Hotel zu schaffen. Ansonsten hat man zwar viele digitale Helfer, diese sorgen dann aber schlimmstenfalls dafür, dass noch mehr Aufwand entsteht, anstatt Prozesse zu vereinfachen.

Wenn die Gäste zum Beispiel den Meldeschein digital auf ihrem Smartphone ausfüllen können, aber die Daten nicht direkt im PMS-System landen, beschleunigt das zwar den Check-In-Prozess für den Gast, da der Meldeschein nicht an der Rezeption im Hotel ausgefüllt werden muss, doch die Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen im Hotel müssen die Daten dennoch manuell in das System übertragen. Eine Verbindung von Check-In-Software und PMS-System würde die Datenübertragung automatisieren und die Datenpflege erleichtern. Solche Prozesse gibt es nicht nur beim Check-In, sondern während der gesamten Guest Journey.

Darum sind APIs für den Tech Stack im Hotel so wichtig

APIs sind also eine wichtige Komponente, wenn es darum geht, einen optimalen Tech Stack für das Hotel aufzubauen. Um Workflows im Hotel zu automatisieren und flüssige Prozesse zu schaffen, sind APIs schließlich unabdingbar. Mit dem richtigen Tech Stack können Hotels so jede Menge Aufwand sparen.

Aber APIs bringen noch mehr Vorteile mit sich. So werden Wartezeiten für Gäste verringert, weil Services schneller erbracht werden. Die Gästezufriedenheit steigt außerdem durch personalisierte Erlebnisse für den Gast. Mit den richtigen Systemen und den entsprechenden APIs können Reisende ihren Aufenthalt aktiver mitgestalten.

Und auch kontaktlose und personal-unabhängige Services können so angeboten werden, was besonders bei fehlendem Personal eine enorme Erleichterung im Hotelalltag ist.

Wie sieht so ein Hotel Tech Stack aus?

Der Tech Stack im Hotel ist so individuell, wie das Hotel selbst. Jedes Hotel nutzt verschiedene Systeme von unterschiedlichen Anbietern. Jedes System hat andere Funktionen, was sich auf den Tech Stack auswirkt.

Hotels haben grundlegend andere Anforderungen an die Systeme, da das Serviceangebot von Hotel zu Hotel variiert. Spezielle Systeme, wie die Wellness-Software, werden nicht von jedem Hotel benötigt und Hotels, die noch klassische Schlüssel für die Hotelzimmer haben, brauchen keine Türschließanlage. Außerdem wird der Tech Stack von der Gästeklientel beeinflusst.

Das Problem mit Legacy Systemen

Als Legacy System bezeichnet man veraltete Software. Diese Altsysteme erfüllen zwar grundsätzlich ihren Zweck, sind aber etwas aus der Zeit gefallen. Das heißt, für Hotels, die auf Innovation und Erweiterbarkeit setzen, sind sie nicht geeignet. Sie lassen sich nicht oder nur schlecht in andere Systeme integrieren und stehen so dem Traum eines vernetzten Hotels im Weg.

Außerdem ist die Wartung solcher Systeme kostspielig und innovative Services bieten sie ebenfalls nicht. Durch diese Systeme wird also eine Menge Potenzial verschenkt.

Auch mit der Compliance hakt es bei den Legacy Systemen. Da sie veraltet sind, sind sie nicht dafür gemacht, neue Vorschriften zu erfüllen. Besonders in Sachen Datenschutz kommen diese Defizite immer wieder zum Vorschein und der Datenschutz nimmt immer weiter ab.

Das PMS-System: Die Achillesferse für Hotels?

Einen Tech Stack aufzubauen, in dem die Systeme problemlos miteinander verbunden werden können, stellt Hotels und Softwareanbieter immer wieder vor Herausforderungen. Ein großes Problem ist das PMS-System, denn das steht meist im Mittelpunkt. Das ist verständlich, schließlich ist es das Herzstück eines Hotels.

Doch wenn es sich bei der Hotelsoftware um ein Legacy System handelt, ist die Verbindung über Schnittstellen zu anderen Systemen schwierig. Diese Legacy Systeme, oder Altsysteme, bieten nicht APIs zu allen Systemen. Das bremst die Digitalisierung im Hotel leider aus. Deswegen ist gerade beim PMS-System darauf zu achten, wie die API-Politik des PMS-Anbieters aussieht.

Besonders PMS-Systeme, die den Weg für die Digitalisierung im Hotel geebnet haben, werden oft den Legacy System zugerechnet. Da sie jedoch im Hotel nicht mehr wegzudenken sind, führt das immer wieder zu Frust und Unverständnis.

PMS-Systeme mit Tradition, welche seit den 90er Jahren die Hotellerie und den Markt dominieren, wurden damals nicht mit API-First-Ansatz konzipiert. Dadurch bleiben Hoteliers, die auf diese Systeme setzen, viele Möglichkeiten verwehrt, um automatisierte Prozesse zu schaffen, die das Personal entlasten oder Kosten senken. So wird das PMS-System bei der Digitalisierung schnell zur Schwachstelle.

Der besondere Vorteil von Cloud-Lösungen

Mit Cloud-Anwendungen hingegen haben Hoteliers die Möglichkeit, das gesamte Potenzial der Digitalisierung auszuschöpfen. Das heißt, sie ermöglichen es, die Arbeitsabläufe zu automatisieren und damit schnelle und effiziente Prozesse zu erschaffen, die mittlerweile auch komplett personal-unabhängig sein können.

So profitieren Hotels von Cloud-Lösungen:

• Zeit und Geld sparen
• Nachhaltig skalierbare Lösungen
• Mehr Kollaboration und Zusammenarbeit
• Mehr Innovation
• Effizienz im Hotel steigern

Kurz gesagt verbessern Cloud-Anwendungen die Arbeitsweise im Hotel und sorgen für eine wirkliche digitale Guest Journey. Grund dafür ist ihre offene Systemarchitektur und der unkomplizierte Datenaustausch mit modernen APIs. Mit diesem offenen Konzept bleiben Hotels flexibel und können auf eine zukunftssichere Lösung setzen.

Der schnelle und automatische Datenaustausch über APIs erleichtert den Arbeitsalltag im Hotel. Schließlich müssen Daten nicht mehr manuell gepflegt werden. Offene Lösungen sind außerdem kostengünstiger, sowohl in der Anschaffung als auch in den laufenden Kosten.

Aber auch die Möglichkeiten, diese Daten sicher zu nutzen, werden durch die APIs erweitert. So kann über die digitale Gästemappe dem Gast eine persönliche Push-Nachricht gesendet werden, in der er auf ein besonderes Angebot hingewiesen wird. Die Daten werden über eine Schnittstelle direkt aus dem PMS gezogen und die Nachricht automatisch versendet.

4 Tipps für den Aufbau eines optimalen Tech Stack im Hotel

Wenn Sie einen gut funktionierenden und harmonisierenden Tech Stack zusammenstellen möchten, sollten Sie also einiges beachten. Wir haben vier schnelle Tipps, die Sie bei der Auswahl von Systemen für Ihren Tech Stack unbedingt berücksichtigen sollten:

1. Achten Sie auf eine API-First Politik des jeweiligen Anbieters.
2. Achten Sie darauf, dass die API-Anbindungen nicht zur Kostenfalle werden.
3. Informieren Sie sich vor der Implementierung, welche Funktionen mit der jeweiligen Schnittstelle machbar sind, welche Daten übergeben werden können und um welche Art Schnittstelle es sich handelt.
4. Fragen Sie die Anbieter der Systeme, die Sie bereits nutzen, ob Sie mit dem neuen System per API Daten austauschen können.

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Mehr zum Thema Schnittstellen lesen Sie im dritten Teil dieser Blogreihe Schnittstellen im Hotel – Teil 3: Die nahtlose digitale Guest Journey.