Schnittstellen im Hotel – 1: Über APIs, Stolperfallen und die Digitalisierung

Ein USB-Stick am PC anschließen, den Stecker des Staubsaugers in die Steckdose stecken, über WLAN mit dem Internet verbinden – Schnittstellen findet man im Alltag überall. Und sie sind nicht mehr wegzudenken. Wie sonst sollen die Kaffeemaschine oder der Staubsauger mit Strom versorgt werden, wenn nicht über eine Schnittstelle zwischen Strom und Gerät, der Steckdose?

Willkommen in der Welt der Schnittstellen

Eigentlich müssten wir Sie also gar nicht in der Welt der Schnittstellen willkommen heißen, Sie sind schließlich längst dort. Aber wie gut kennen Sie sich mit Schnittstellen aus, vor allem wenn es um Schnittstellen im Hotel geht? Denn auch hier finden sich einige. Und auch hier sind sie kaum wegzudenken.

Wer Software und andere digitale Systeme im Hotel nutzt und diese miteinander verbunden werden sollen, braucht Schnittstellen. Das kann ziemlich hilfreich sein. Aber erstmal von vorn.

Um zu verstehen, warum Schnittstellen für die Digitalisierung im Hotel so wichtig sind, hilft es, mehr über Schnittstellen zu wissen, zum Beispiel was Schnittstellen eigentlich sind. Und da es zu dem Thema viel zu sagen und viel zu wissen gibt, haben wir eine drei-teilige Blogserie geschrieben, in der Sie die wichtigsten Grundlagen zu Schnittstellen, dem Tech Stack und der digitalen Guest Journey erfahren. In diesem ersten Teil geht es um das Basiswissen zu Schnittstellen und APIs im Hotel.

Was sind Schnittstellen eigentlich?

Allgemein gesagt ist eine Schnittstelle eine Verbindung zwischen zwei Systemen oder Personen, die Kommunikation bzw. Übertragungen ermöglicht. Stellen Sie sich die oben erwähnte Steckdose vor. Sie ist eine Schnittstelle, die notwendig ist, um elektrischen Strom zu einem Gerät zu übertragen. Schnittstellen sind damit erstmal nichts weiter als eine Übergangsstelle oder ein Übergangspunkt zwischen zwei oder mehreren Komponenten oder Personen.

Welche Schnittstellen gibt es?

Die Steckdose ist ein schönes Beispiel für eine Schnittstelle, weil man sie sehen und anfassen kann. Es gibt aber auch Schnittstellen, die nicht sichtbar sind, wie Software-Schnittstellen. Allgemein kann man Schnittstellen in vier Gruppen unterteilen. Da gibt es neben Software-Schnittstellen noch Maschinen-Schnittstellen, Benutzer-Schnittstellen und organisatorische Schnittstellen. All diese sind auch im Hotel wichtig.

Was sind APIs?

Besonders wichtig für die Hotel-Digitalisierung sind APIs. APIs gehören zu den Software-Schnittstellen. Also Schnittstellen, die die Kommunikation zwischen Software ermöglicht. Genauer gesagt steht API für „Application Programming Interface“, auf Deutsch also Programmierschnittstelle. Häufig wird API auch als Synonym für Interface verwendet. Da Interface aber lediglich die Übersetzung für Schnittstelle ist, ist das nicht ganz richtig.

Eine API ist ein spezieller Programmteil einer Software. Dieser ermöglicht es anderen Programmen an diese Software anzubinden. Soll beispielsweise eine Karte von Google Maps mit dem Standort des Hotels auf der Website eingebunden werden, ist eine API nötig, die die Informationen von Google abruft. Kurz gesagt: Eine API ist immer eine Schnittstelle, aber nicht jede Schnittstelle ist eine API.

Arten und Typen von APIs

Auch bei APIs gibt es Unterschiede. Es gibt drei Arten von APIs, die sich primär darin unterschieden, in welcher Art und Weise man sich autorisiert bzw. wie man Zugriff erhält:

1. Public APIs: Diese APIs sind öffentlich zugänglich. Es gibt hier keine Einschränkungen für den Zugriff. Meistens wird jedoch ein Authentifizierungs-Key oder Token gebraucht, um darauf zuzugreifen
2. Partner-APIs: Diese APIs sind nicht öffentlich zugänglich. Um auf solche APIs zuzugreifen, werden bestimmte Rechte oder Lizenzen gebraucht.
3. Privat APIs: Diese APIs werden intern benutzt und ausschließlich Internen zugänglich gemacht. Demnach sind weder Token noch Key nötig, um sich zusätzlich zu identifizieren.

Programmierschnittstellen lassen sich außerdem in vier Typen unterteilen. Diese grundsätzlichen Typen sind: Funktions-orientierte APIs, Datei-orientierte APIs, Objekt-orientierte APIs und Protokoll-orientierte APIs. Diese Typen unterschieden sich primär im Nutzen der Schnittstelle. Von den unterschiedlichen API-Arten und Typen hört man jedoch als Nicht-Developer meist nichts und sind grundsätzlich für Hotels erstmal nebensächlich.

Was jedoch des Öfteren fällt, sind die Begriffe REST API und SOAP API. Die Bezeichnungen SOAP und REST beschreiben die Art und Weise, wie die API funktioniert. Dabei unterscheiden sich die beiden Funktionsweisen in einem wesentlichen Punkt. Zur Erläuterung soll das Beispiel der Postzusendung an eine Firma dienen. Während REST die Briefe direkt an die einzelnen Mitarbeiter sendet, verschickt SOAP zunächst alle Nachrichten an die allgemeine Firmenadresse. Diese werden dann innerhalb des Betriebes weiter verteilt. Neben SOAP und REST gibt es noch weitere Standards und Architekturen für Schnittstellen.

Stolperfallen bei der Hotel-Digitalisierung mit APIs

Bei Schnittstellen und der Anbindung von digitalen Lösungen an andere Systeme im Hotel kann es zu Schwierigkeiten kommen. Zum Beispiel können über manche APIs Daten nur gelesen werden, jedoch verhindert die API das Schreiben ins Programm. Das kann zu einem Problemen führen oder Prozesse komplizierter machen, wie zum Beispiel den Check-In.

So kann beispielsweise der Gastname aus dem PMS zwar abgerufen werden, aber eine Check-In Software kann nicht an das PMS zurückmelden, dass der Gast eingecheckt hat. Dafür fehlen die nötigen Rechte, die in dem Beispiel von dem PMS-System nicht eingeräumt wurden. Diese Daten müssten dann trotz Schnittstelle manuell ins System eingetragen werden. Hier macht es also Sinn, sich von Anfang an über die möglichen Funktionen mit der API zu informieren.

Es gibt APIs, die für jedes Betriebssystem neu geschrieben werden müssen, weil es kein Protokoll gibt, das es erlaubt, mit unterschiedlichen Systemen zu kommunizieren. Auch Updates sind gerade bei APIs immer ein großes Thema. Veraltete APIs sind meist nicht so konzipiert, dass problemlos ein Update durchgeführt werden kann, ohne die API zu ändern. Das sorgt für erhebliche Kosten und führt dazu, dass die beiden Software-Komponenten nach dem Update nicht mehr miteinander kommunizieren können. All das führt in der Hotellerie immer wieder zu großen Problemen.

Es kommt also ganz darauf an, welche APIs vorhanden sind, damit eine reibungslose Kommunikation zwischen den Systemen stattfinden kann. APIs und die API-Politik des Hospitality-Software-Herstellers sind damit oft ein Risikofaktor bei der Entscheidung für Systeme und digitale Lösungen. Diese sollten also besonders unter die Lupe genommen werden.

APIs im Hotel lohnen sich

Trotz Herausforderungen bringen APIs aber auch einige Vorteile mit sich. Tatsächlich sind APIs essentiell für Hotels geworden, denn die Verbindung von Systemen mit APIs lohnt sich. Sie ermöglichen es beispielsweise neue Produkte und Service-Leistungen anzubieten, die Gastzufriedenheit zu steigen und Gäste mit Ihrem digitalen Angebot zu begeistern. Schnittstellen erleichtern die Datenverwaltung im Hotel enorm. Außerdem werden so manuelle Updates überflüssig und der Datenaustausch wird vereinfacht, was wiederum Zeit spart und die Fehleranfälligkeit verringert. So müssen Sie beispielsweise nicht mehr in jedem System die Gastdaten einzeln verwalten und pflegen.

Außerdem haben Sie mit APIs mehr Möglichkeiten Abläufe zu automatisieren und zu vereinfachen. Ohne APIs sind moderne und automatisierte Geschäftsprozesse nicht möglich. Hoteltechnologie ist darauf ausgelegt, Produktivität und Umsatz zu steigern. Und genau wie bei uns Menschen, führt erst die Zusammenarbeit Ihrer Hotelsysteme dazu ihr volles Potenzial auszuschöpfen.

Vorteile für Ihr Hotel

• Schneller Datenaustausch
• Bessere, genauere Daten
• Zugriff auf relevante Daten
• Reduzierte Kosten
• Mehr Effizienz und Automations-Möglichkeiten
• Schaffen einer digitalen Guest Journey

API first! Aber was bedeutet das?

Oft hört man, dass der API-First Ansatz im Hotel verfolgt werden soll. Aber was bedeutet das eigentlich? Warum APIs für den Hotelbetrieb wichtig sind, haben wir gerade ausführlich erklärt. Nun macht es auch Sinn, die Priorität bei der Entwicklung von Softwarelösungen auf APIs zu setzen.

Früher war es so, dass beim Entwickeln von Softwarelösungen, wie zum Beispiel dem PMS- oder POS-System, zuerst der Code geschrieben wurde. Also der Teil der Software, der die grundlegenden Funktionen der Software ausmacht. Anschließend wurde sich über die Schnittstellen Gedanken gemacht. API-First bedeutet, dass bei der Entwicklung bereits von Anfang an das Schnittstellen-Thema und der Austausch von Daten mit anderen Systemen in den Vordergrund rückt.

Beim Entwickeln einer neuen Software wird mit dem API-First-Ansatz darauf geachtet, dass die relevanten Daten über eine API mit anderen Softwarelösungen geteilt werden können. Dass die Lösung mit anderen Systemen kompatibel ist, bekommt hier also einen hohen Stellenwert. Denn so werden automatisierte Prozesse einfach ermöglicht.

Anwendungen, die mit dem API-First-Ansatz erstellt wurden, können leicht in andere Systeme und Anwendungen integriert werden. Wird so zum Beispiel eine digitale Check-In-Lösung entwickelt, kann diese später problemlos in die existierende Infrastruktur im Hotel integriert werden und mit dem genutzten PMS-System, Türschließsystem und Zahlungsanbieter die notwendigen Daten austauschen

Der Schlüssel zur erfolgreichen Hotel-Digitalisierung

Schnittstellen treiben die Digitalisierung in der Hotellerie voran. Durch APIs konnte im letzten Jahrzehnt die Softwarequalität stetig verbessert werden. Die Kommunikation mit anderen Systemen und der sichere Austausch von Daten bringen viele neue Möglichkeiten mit sich. Nicht zuletzt sorgen APIs dafür, dass der Hotelalltag durch automatisierte und vereinfachte Prozesse erleichtert wird.

Vorteile der Schnittstellen zu Betterspace

Wir bei Betterspace haben bei der Entwicklung unserer Lösungen immer die Kompatibilität mit anderen Systemen im Blick. Mit mehr als 60 Schnittstellen zu den wichtigsten Anbietern für die Hotellerie haben wir ein wichtiges Netz aus Partnern geschaffen, das die Nutzung für Hotels erleichtert und das Potenzial durch die Digitalisierung für jedes Hotel maximiert. Wer zu unseren Schnittstellen-Partnern gehört, können Sie hier nachlesen.

Mehr zum Thema Schnittstellen und dem Tech Stack lesen Sie im zweiten Teil dieser Blogreihe Schnittstellen im Hotel – Teil 2: Der Tech Stack und seine Bedeutung im Hotel.