Pflegesatzverhandlungen: Warum Energiekosten eine strategische Stellschraube im Pflegeheim sind

Du bist verantwortlich für die Verhandlung von Pflegesätzen in deinem Unternehmen. Du weißt, dass jeder Kostenpunkt vorgelegt, geprüft und begründet werden muss. Und du weißt auch, dass dein Verhandlungsspielraum bei Personalkosten begrenzt ist, weil Tarifabschlüsse vorgegeben sind.

Energie ist anders. Energie ist die einzige große Kostenkategorie, die du selbst aktiv beeinflussen und steuern kannst. Genau deshalb wird sie zur strategischen Stellschraube in jeder Pflegesatzverhandlung.

Der durchschnittliche Eigenanteil für einen Heimplatz im ersten Aufenthaltsjahr ist zum 1. Januar 2026 auf 3.245 Euro pro Monat gestiegen, das sind 261 Euro mehr als ein Jahr zuvor laut vdek-Auswertung 2026. Treiber sind vor allem Personalkosten, Energiekosten und Lebensmittelpreise. Bei den Personalkosten und Energiepreisen kannst du wenig tun. Beim Energieverbrauch sieht das anders aus.

Was Pflegesatzverhandlungen mit Heizkosten zu tun haben

Die sogenannten „Hotelkosten“ aus Unterkunft und Verpflegung werden separat von den Pflegeleistungen verhandelt. Gestiegene Energie- und Lebensmittelkosten sind dabei die Hauptursache für Preissteigerungen in diesem Bereich. Das bedeutet konkret, dass jede Kilowattstunde, die deine Einrichtung mehr verbraucht als nötig, früher oder später in der Kostenaufstellung auftaucht, die du gegenüber Pflegekassen und Sozialhilfeträgern begründen musst.

Für eine erfolgreiche Pflegesatzverhandlung musst du eine genaue Plankostenrechnung vorlegen und für jeden einzelnen Kostenposten begründen, warum er in der angemeldeten Höhe anfällt. Energiekosten sind tendenziell weiter steigend und müssen nachvollziehbar kalkuliert werden.

Hohe Energiekosten schwächen deine Verhandlungsposition auf zwei Ebenen. Erstens erhöhen sie die Gesamtkosten, die auf Bewohner umgelegt werden müssen. Zweitens sind schwankende oder schlecht dokumentierte Verbräuche schwerer zu begründen als stabile, nachweislich optimierte Werte.

Heizen in Pflegeheimen: Besondere Anforderungen, besonderes Potenzial

Deine Einrichtung ist kein gewöhnliches Nichtwohngebäude. Empfohlene Raumtemperaturen für Pflegeheime liegen nach VDI-Richtlinie 2067 und DIN 4108 bei rund 21 bis 23 Grad Celsius. Das Umweltbundesamt verweist darauf, dass die optimale Temperatur für ältere Menschen mit eingeschränkter Mobilität eher am oberen Ende dieses Bereichs liegt. Anders als in Büros oder Wohngebäuden musst du oft das ganze Jahr heizen. Das treibt den Verbrauch strukturell nach oben.

Gleichzeitig gibt es konkreten Spielraum. Viele Pflegeeinrichtungen heizen Räume, die gerade nicht belegt sind, auf Volltemperatur. Besprechungsräume, Flure, kurzzeitig leerstehende Bewohnerzimmer. Dahinter steckt kein böser Wille, sondern fehlende Automatisierung. Denn das Personal hat wichtigere Aufgaben, als sich um die Einstellung der Heizkörper zu kümmern.

Forschungsergebnisse des Fraunhofer-Instituts für Bauphysik zeigen, dass intelligente Heizungsregelungen, die Raumtemperaturen an tatsächliche Nutzungszeiten anpassen, typischerweise Heizenergieeinsparpotenziale von rund 15 Prozent erzielen. In Einzelfällen mit Funktionskombinationen wie Einzelraumregelung und automatischer Abschaltung bei Fensterlüftung sind Einsparungen über 30 Prozent möglich. Der Hintergrund ist simpel: Automatisierte Systeme handeln konsequenter als manuell gesteuerte Anlagen.

Was das konkret bedeutet: Eine Beispielrechnung für deine Einrichtung

Wie viel Einsparpotenzial du in deiner Einrichtung realistisch hast, lässt sich annäherungsweise berechnen. Die folgende Rechnung basiert auf veröffentlichten Branchendaten und bewusst konservativen Annahmen.

Das Ergebnis: Mit einer mittelgroßen Pflegeeinrichtung von 80 Betten sparst du durch eine intelligente Heizkörpersteuerung realistisch zwischen 11.000 und 17.500 Euro pro Jahr. Das entspricht 12 bis 18 Euro pro Bett und Monat, die dauerhaft aus deiner Betriebskostenbilanz herausfallen. Zusätzlich vermeidest du rund 23 Tonnen CO2 pro Jahr, ein relevanter Wert für deine ESG-Berichterstattung und für die Kommunikation gegenüber Trägern, Behörden und Banken.

Diese Einsparungen lassen sich dokumentieren, nachweisen und in deinen künftigen Kostenkalkulationen als stabilisierender Faktor darstellen. Wenn du belegen kannst, dass du Energiekosten aktiv steuerst und senkst, argumentierst du in Pflegesatzverhandlungen aus einer anderen Position als jemand, der steigende Verbräuche als gegeben hinnimmt.

Hinweis: Die Rechnung dient der Orientierung. Dein tatsächlicher Verbrauch hängt vom Gebäudebaujahr, der Dämmqualität und der bisherigen Heizungssteuerung ab. Einrichtungen in Altbauten vor 1980 verbrauchen im Schnitt rund 34 Prozent mehr Wärme als Neubauten nach 2000 und haben entsprechend höheres Einsparpotenzial.

Aktiv steuern statt passiv reagieren

better.energy von Betterspace ist ein IoT-basiertes System, das Heizkörper in Nichtwohngebäuden automatisiert steuert. Es läuft über LoRaWAN-Funktechnologie, benötigt keine Einbindung in dein IT-Netzwerk und lässt sich ohne Bautätigkeit in deinen Bestandsgebäuden installieren. Du verknüpfst Belegungsdaten mit dem Steuern deiner Heizkörper. Wird ein Zimmer frei, wird die Heizleistung gedrosselt, wird das Zimmer wieder belegt, passt sich Temperatur automatisch an.

Das Ergebnis ist ein Verbrauch, der sich an der tatsächlichen Nutzung deiner Räume orientiert, nicht an Schätzwerten oder pauschalen Zeitplänen. Ein Verbrauch, der messbar dokumentiert ist. Und genau diese Dokumentation kannst du in der nächsten Pflegesatzverhandlung vorlegen.

Fazit

Energie ist nicht nur ein Kostenpunkt auf deiner Verbrauchsrechnung. Sie ist eine strategische Variable, die du selbst kontrollieren kannst. Wer das tut, geht mit einer stärkeren Position in jede Pflegesatzverhandlung und schafft sich operativen Spielraum, der die reine Kostensenkung übersteigt. Wer es nicht tut, wird die steigenden Verbräuche in jeder neuen Verhandlungsrunde aufs Neue rechtfertigen müssen, mit Zahlen, die schwerer zu belegen sind als optimierte Werte.

Für ein 80-Betten-Haus reden wir konservativ gerechnet von 11.000 bis 17.500 Euro pro Jahr und 23 Tonnen CO2. Das ist kein Kleinbetrag und kein Bauchgefühl, sondern eine belegbare Größe, die du in deinen Verhandlungsmappen führen kannst.

Ein häufiger Einwand: Was, wenn deine Einsparungen in der nächsten Verhandlung wegverhandelt werden?

Das ist eine Frage, die wir in Kundengesprächen regelmäßig hören. Die Antwort hängt davon ab, nach welchem Modell deine Einrichtung Pflegesätze verhandelt. In Deutschland gibt es zwei grundlegend unterschiedliche Systematiken, und die Konsequenzen sind in beiden Fällen besser, als viele Betreiber von Pflegeheimen erwarten.

Wie führende Pflegeträger mit diesem Einwand konkret umgehen und welche rechtlichen Gestaltungsoptionen du nutzen kannst, liest du im zweiten Teil dieser Beitragsreihe. Weiter zu Teil 2: „Werden Energieeinsparungen in Pflegesatzverhandlungen wegverhandelt? Was die Praxis zeigt„

Du willst wissen, welches Einsparpotenzial in deiner Einrichtung konkret realistisch ist? Gerne bieten wir dir eine kostenfreie Erstanalyse an. Wir nehmen deinen Ausgangszustand auf und berechnen das Potenzial für deinen Standort oder deine Standorte, natürlich kostenfrei und unverbindlich.

Quellen

• SozialGestaltung (2025): Kostensteigerungen für stationäre Pflege 2024. Berechnung auf Basis AOK-Pflegenavigator, Pflegelotse, BKK-Pflegefinder.
• Verbraucherzentrale Deutschland (2025): Zusammensetzung der Pflegeheimkosten und Pflegesatzverhandlungen
• Verband der Ersatzkassen (vdek), Auswertung zum 1.1.2026: Pflegebedürftige in Pflegeheimen müssen erneut mehr aus eigener Tasche bezahlen. Eigenanteil 3.245 Euro im ersten Aufenthaltsjahr, plus 261 Euro (9 Prozent) gegenüber Vorjahr
• Curacon GmbH im Auftrag des Bundesministeriums für Gesundheit, 2023: Gutachten zur Evaluation des Energieverbrauchs stationärer Pflegeeinrichtungen. Mittlerer Wärmeverbrauch: 7.300 kWh pro Bewohner und Jahr
• Fraunhofer-Institut für Bauphysik (IBP): Energieeinsparung durch Smart Home und intelligente Heizungsregelung. Einsparbandbreite: typisch 15 Prozent, bis 30 Prozent in Funktionskombinationen
• Kersken, M.; Sinnesbichler, H.; Erhorn, H. (2018): Analyse der Einsparpotenziale durch Smart Home und intelligente Heizungsregelungen. Bauphysik Sonderdruck
• Umweltbundesamt: Emissionsbilanz erneuerbarer Energieträger. Emissionsfaktor Erdgas (Verbrennung): rund 0,20 kg CO2 pro kWh
• VDI-Richtlinie 2067 und DIN 4108: Richtwerte für Raumtemperaturen in Pflegeeinrichtungen und Krankenhäusern