Die Digitalisierung von Abläufen, Kommunikationswegen und Informationen im Hotel hat in den letzten Jahren deutlich an Bedeutung gewonnen und erfreut sich großer Beliebtheit. Kein Wunder, denn der digitale Fortschritt wächst exponentiell und auch die Gewohnheiten und Vorlieben der Gäste entwickeln sich ständig weiter. Für Hotels gilt mehr denn je, nicht den Anschluss zu verlieren. Dabei liegen einige Hürden und Herausforderung in der Digitalisierung des Hotelbetriebs.
Stolpersteine der Digitalisierung im Hotel
In diesem Blogpost widmen wir uns deshalb den Fallstricken der Hotel-Digitalisierung. Wir erklären worauf es ankommt bei der Planung vom Digitalisieren im Hotel, zeigen worauf geachtet werden muss und welche Tücken die Hotel-Digitalisierung mit sich bringt.
Genervt von steigenden Energiekosten?
Dann senke einfach bis zu 31 Prozent Energie mit einer intelligenten Heizkörpersteuerung.
8 Fehler, die Sie im Hotel bei der Digitalisierung vermeiden sollten:
1. Haben Sie keine Angst vor der Digitalisierung im Hotel
2. Wenn Sie Zeit haben wollen, müssen Sie zuerst Zeit investieren
3. Ohne Plan geht nichts bei der Hotel-Digitalisierung
4. Der erst-beste Anbieter ist nicht zwangsläufig die cleverste Entscheidung
5. API First statt open End! Tappen Sie nicht in die Schnittstellen-Falle
6. Fachkräfte entlasten mit der Digitalisierung im Hotel – Nicht ersetzen!
7. Von 0 auf 100 ist kein guter Berater in puncto Digitalisierung
8. Das Personal als Faktor Mensch berücksichtigen und schulen
1. Keine Angst vor der Digitalisierung im Hotel
Angst ist immer ein schlechter Berater, das gilt natürlich auch für die Digitalisierung des Hotelbetriebes. Die Angst vor etwas Neuem und Fortschrittlichem lähmt alle Digitalisierungsbemühungen im Hotel. Veränderungen sind gut sowie wichtig und das gilt für die Hotellerie mehr als für viele anderen Branchen. Denn gerade im Hotel lassen sich durch das Automatisieren und Digitalisieren wiederkehrender Prozesse, jede Menge Zeit einsparen und bürokratische Hürden abbauen.
Hoteliers sind gut beraten, sich Spezialisten zu suchen, die bei der Digitalisierung von Prozessen und der Modernisierung digitaler Infrastruktur unterstützen in Form von ausführlichen Beratungen.
Dabei ist Kommunikation auf Augenhöhe und Ehrlichkeit sehr wichtig. Denn nicht jedes digitale Vorhaben eignet sich wirklich für jedes Hotel. Der richtige Berater erklärt Ihnen ausführlich warum und wieso welche Lösung für Ihr Hotel geeignet ist und welche eben nicht. Scheuen Sie sich nicht zu Fragen, denn nur so lassen sich weitere Hürden abbauen.
2. Wer Zeit haben will bei der täglichen Arbeit im Hotel, muss zuerst Zeit investieren
Wieder so ein schlauer Satz, aber in diesem Satz steckt sehr viel Wahrheit. Wenn Sie im Hotel Prozesse und Abläufe digitalisieren und automatisieren wollen, müssen Sie sich diese Prozesse als erstes genau ansehen. Denn nicht jeder Prozess kann mal eben so digital abgebildet werden und wenn doch ist die Gefahr groß, dass der Prozess zwar jetzt digital ist, aber immer noch Fehler aufweist und viel mehr Zeit kostet als nötig. Denn egal wie lange man bestimmte Arbeitsschritte ausführt, es lohnt sich immer zu prüfen, ob hier noch Verbesserungspotenzial schlummert.
Analysieren Sie akribisch, welche Prozesse in Ihrem Hotel besonders viel Zeit einnehmen, sei es aufgrund vieler kleiner notwendiger Teilschritte oder bürokratischem Aufwand. Prüfen Sie, ob die Prozesse auch ohne digitale Hilfe verschlankt werden können und ob sie sich dazu eignen automatisiert abzulaufen. Erst dann sollten Sie nach der passenden digitalen Software oder dem passenden digitalen Helfer suchen.
3. Ohne Plan geht nichts bei der Hotel-Digitalisierung
Ein entscheidender Fehler den Hotels bei der Digitalisierung machen, ist ohne Plan und Strategie zu digitalisieren. Ganz wichtig in diesem Zusammenhang sind die Ziele. Denn wenn die Mitarbeiter nicht wissen, worauf Sie hinarbeiten, fällt es schwer den richtigen Weg einzuschlagen.
Digitalisierung macht vieles einfacher im Hotel, aber ohne Plan funktioniert hier nichts. Die ermittelten Daten aus der Analyse Ihrer Prozesse dienen hierbei als Grundlage für das Entwickeln eines Digitalisierungskonzeptes für Ihr Hotel.
Vergessen Sie nicht bei all Ihren Überlegungen Ihre Mitarbeiter mit einzubeziehen. Denn letztendlich sind es Ihre Mitarbeiter die mit dem System tagtäglich arbeiten. Oft kennen die Mitarbeiter im Hotel die Schwachstellen in bestimmten Prozessen und können dadurch dedizierte Lösungshinweise geben und Optimierungsansätze aufzeigen. Zudem ist so sichergestellt, dass Sie Ihre Ziele auch erreichen und die Mitarbeiter den Weg der Digitalisierung Ihres Hotels mitgehen.
4. Der erst-beste Anbieter ist nicht zwangsläufig die cleverste Entscheidung
Die Wichtigkeit, den richtigen Anbieter bei der Digitalisierung des Hotels an der Seite zu haben, sollte nicht unterschätzt werden. Bei der Hotel-Digitalisierung braucht man einen zuverlässigen Partner.
Erfahrungsberichte von anderen Hoteliers helfen Ihnen bei der Anbietersuche. Diese zeigen nicht nur die Kompetenz des Anbieters, sondern liefern zudem Inspiration für den Einsatz verschiedener Lösungen.
Außerdem ist es wichtig, dass der Anbieter auch nach dem Kauf mit zuverlässigem Support unterstützt. Bei technischen Problemen oder regelmäßiger Wartung sollte dem Hotelier ein Ansprechpartner zur Verfügung stehen.
5. API First statt open End! Tappen Sie nicht in die Schnittstellen-Falle!
Schnittstellen bei der Hotel-Digitalisierung zu vernachlässigen ist ebenso ein Fehler, den Sie unbedingt vermeiden sollten. Schnittstellen sind die Achillesferse bei der Digitalisierung von Prozessen im Hotel. Diese werden gerne bei ersten Überlegungen und Anschaffung moderner Software-Lösungen vergessen. Sie sind jedoch essentiell für den Erfolg Ihres Digitalisierungsprojektes. Denn nur durch eine offene System-Architektur, die die unkomplizierte Anbindung weiterer Systeme ermöglicht, kann das volle Potenzial entfaltet werden.
Achten Sie hierbei auch unbedingt auf die Kostenstruktur. Oftmals sind Schnittstellen zu anderen Software-Lösungen preisintensiver als die Lösung selbst. Dadurch neigen APIs dazu, zur Kostenfalle bei der Digitalisierung von Hotels zu werden. Achten Sie also bei der Auswahl der digitalen Helfer für Ihr Hotel immer darauf, welche Schnittstellen vorhanden sind. API first, ist bei der Digitalisierung im Hotel die Devise und erspart nachträglich jede Menge Ärger!
6. Fachkräfte entlasten mit der Digitalisierung im Hotel – Nicht ersetzen!
Wenn Sie über das Digitalisieren von Arbeitsprozessen im Hotel nachdenken, verabschieden Sie sich von dem Irrglauben, dass die Digitalisierung Ihnen hilft Fachkräfte zu ersetzen. Digitale Prozesse sollen Ihr Personal unterstützen, die Arbeit erleichtern und Prozesse verschlanken. Damit erhalten auch Quereinsteiger und ungelernte Mitarbeiter im Hotel die Chance, sich schnell in Ihrem Hotel zurecht zu finden.
Es geht nicht darum das Personal zu ersetzen und ohne Personal geht im Hotel nichts. Zugegeben, bei einer kompletten Neuausrichtung oder der Entwicklung neuer Konzepte ist es möglich, den Personalbedarf durch digitalisierte und automatische Prozesse zu reduzieren. Klassisch lebt die Hotellerie jedoch vom Kontakt zum Gast und dieser ist das Markenzeichen, das was ein Hotel ausmacht.
Die Hotellerie ist ein High-Touch-Sektor und mit Digitalisierung schaffen Sie es, Ihre Fachkräfte so zu entlasten, dass endlich wieder mehr Zeit für die Arbeit am Gast ist und nicht bürokratische Forderungen und Bestimmungen einen Großteil der Arbeit im Hotel darstellen.
7. Von 0 auf 100 ist kein guter Berater in puncto Digitalisierung
Ein weiterer Stolperstein bei der Digitalisierung im Hotel liegt darin, alles auf einmal angehen zu wollen. Von 0 auf 100 zu digitalisieren, ist meist keine gute Idee. Es sei denn Sie haben ein komplettes Digitalisierungs-Team abbestellt oder stecken gerade erst in der Gründung eines neuen Hotels. Hier haben Sie die Chance von Anfang vieles zu durchdenken und Prozesse gleich zu automatisieren. Ansonsten sollten Sie die Finger davonlassen, in allen Bereichen des Hotels gleichzeitig alles zu digitalisieren. Denn dann ist Chaos vorprogrammiert.
Sind die Mitarbeiter überfordert, weil auf einmal alles anders ist, ist Ihr Digitalisierungs-Vorhaben zum Scheitern verurteilt. Denn diese müssen die Veränderung mittragen, verstehen und umsetzen.
Stück für Stück zu digitalisieren ist für Bestandsobjekte die bessere Wahl. Oft wird dadurch zusätzliches Potenzial entdeckt, ein Prozess noch glatter und effektiver umzusetzen. Rom wurde schließlich auch nicht an einem Tag erbaut und das Eichhörnchen ernährt sich nun mal mühsam!
8. Das Personal als Faktor Mensch berücksichtigen und schulen
Auch auf unseren achten Fehler, den es bei der Digitalisierung Ihres Hotels zu vermeiden gilt, trifft man öfter, als man meinen mag. Wir wissen, wir haben bereits das ein oder andere Mal erwähnt, wie wichtig Ihre Mitarbeiter sind und klar, dass wissen Sie selbst. Aber oftmals werden eben genau diese bei der Digitalisierung vergessen, diese zu spät involviert oder schlichtweg übergangen.
Doch letztendlich arbeiten die Mitarbeiter mit dem Gast und den digitalen Software-Lösungen. Mögen Ihre Absichten noch so gut sein, wenn Ihre Mitarbeiter diese nicht verstehen, kommt schnell Unmut auf, welchen folglich auch Ihre Gäste zu spüren bekommen
Nehmen Sie Ihre Mitarbeiter also mit auf dem Weg der Digitalisierung Ihres Hotels. Schulen Sie Ihr Personal und fragen Sie einfach, was den Fachkräften in Ihrem Hotel wirklich hilft oder Unterstützung sein kann. Haben Sie Ihre Mitarbeiter bei der Entscheidung für eine digitale Lösung im Hotel einbezogen, steigt auch die Erfolgswahrscheinlichkeit proportional.
Treiben Sie die Digitalisierung im Hotel voran
Digitalisierung im Hotel vermag es das Arbeiten im Hotel deutlich zu verbessern, befreit von bürokratischem Aufwand und sorgt für schlanke Prozesse. Wenn Sie die acht genannten Stolpersteine bei der Digitalisierung Ihres Hotels berücksichtigen, sollte nichts schief gehen.
Gerne sind wir für Sie da und beraten Sie ausführlich zu Ihrem Digitalisierungsprojekt im Hotel. Als Experten im Bereich digitale Gästekommunikation und intelligentes Energiemanagement durften wir bereits unzählige Hotels auf dem Weg der digitalen Transformation begleiten. Gerne teilen wir unser dabei gewachsenes Wissen und unsere Erfahrungen auch mit Ihnen!