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Das Check-In Tablet: Die perfekte Verbindung aus persönlichem Service und digitalisiertem Check-In

Der digitale Check-In im Hotel

Der digitale Check-In ist in aller Munde. Viele scheuen vor einem gänzlich digitalen und personal-unabhängigen Prozess. Die Angst, den persönlichen Kontakt zum Gast zu verlieren, oder dass die Gäste mit einem voll-automatisierten Check-In Prozess überfordert seien, schwingt oft mit. Wer nach einem sanften Einstieg in den digitalen Check-In im Hotel sucht und sich vom bürokratischen Aufwand befreien möchte, der ist mit dem Check-In Tablet gut beraten. Doch ganz von vorn. Was ist eigentlich das Check-In Tablet und wie genau nutzen Hotelgäste und Hotelmitarbeiter das Tablet?

Das Check-In Tablet persönlich,
automatisiert & rechtssicher

Das Check-In Tablet ist ein Tablet, das an der Rezeption für den Empfang der Gäste bereit liegt und als digitale Unterstützung für Ihre Mitarbeiter dient. Dabei stellt der Check-In Prozess mit dem Tablet die perfekte Kombination aus persönlichem Empfang und Automatisierung dar. Ihre Mitarbeiter finden in einem passwortgeschützten Bereich auf dem Tablet eine Übersicht aller Anreisen. Passwortgeschützt deshalb, damit die sensiblen Daten Ihrer Gäste vor neugierigen Blicken geschützt sind. Außerdem ist dadurch sichergestellt, dass ein Gast nicht ausversehen auf eine andere Reservierung zugreift und der teilautomatisierte Check-In im Hotel rechtssicher ist.

Der bedürfnisgerechte
digitale Check-In-Prozess

Zudem sieht er Mitarbeiter in der Anreisen-Übersicht, ob ein Gast bereits vorher online seine Meldescheindaten eingegeben hat und an welche Stelle im Check-In Prozess sich der Gast befindet. Wurden bereits erste Daten vom Gast online ausgefüllt, startet der persönliche Check-In-Prozess genau an der Stelle, an der Ihr Gast zuletzt war. Grundsätzlich ist es möglich, alle Prozessschritte eines vollständig-automatisierten Check-In-Prozesses mit dem Check-In Tablet abzubilden. Welche Teilschritte, wie zum Beispiel Bezahlung, SCA, Covid-Check, Sie einbinden, liegt in Ihrem Ermessen und kann individuell angepasst werden an Ihr Hotel.

Check-In Tablet von Betterspace

Mitarbeiter-gestützter digitaler Check-In

Hat Ihr Mitarbeiter das Passwort eingetippt und ist in der Anreisen-Übersicht, kann er direkt mit einem Klick den Check-In Prozess für den gewünschten Gast starten. Dann übergibt Ihr Mitarbeiter dem Gast das Tablet. Mit Hilfe des Tablets geben die Gäste Ihre persönlichen Daten, welche für den Meldeschein erforderlich sind, ein. Ist die Dateneingabe erfolgt, landen die Gastdaten fehlerfrei und automatisiert über eine Schnittstelle im PMS-System und der digitale Meldeschein ist erstellt. Anschließend bestätigt der Gast seine Identität mit der Unterschrift auf dem Meldeschein. Dies kann händisch vor Ort oder auch digital erfolgen.

Semi-digitalisiert einchecken im Hotel

Wahlweise kann der Gast, zusätzlich zum digitalen Meldeschein mit wenigen Klicks über das Check-In Tablet auch den eigentlichen Check-In-Prozess im PMS-System durchführen. Dazu bestätigt er lediglich nach der Unterschrift des Meldescheins nochmals seine Daten. Währenddessen können Ihre Mitarbeiter ihn über alles Wichtige zu Ihrem Hotel informieren. Noch schneller wird das Ganze, wenn Ihre Gäste bereits online, Zuhause mit dem Laptop oder unterwegs mit dem Smartphone, den Meldeschein ausgefüllt haben. Dann müssen sie am Tag der Anreise laut gesetzlicher Vorschrift lediglich die Unterschrift im Hotel leisten.

Hotelgast füllt online mit Smartphone digitalen Meldeschein aus

Modularer Check-In mit und ohne Bezahlung

Die Bezahlung kann wie gewohnt vor Ort stattfinden, oder je nach Belieben in den Prozess integriert werden. Wird der Bezahlvorgang in den digitalen Check-In integriert, können Ihre Gäste mit der Kreditkarte in wenigen Schritten selbständig bezahlen. Wenn Sie den Zahlungsprozess lieber analog durchführen, stehen Ihrem Gast mehr Zahlungsmöglichkeiten zur Verfügung, da er zum Beispiel auch barzahlen kann. Eine Schnittstelle zu Ihrem Zahlungsdienstleister ist in diesem Fall nicht notwendig.

Die Vorteile des Check-In Tablets im Hotel

Das Check-In Tablet spart sowohl Ihrem Gast als auch Ihnen Zeit und nimmt Ihre Gäste mit auf dem Weg, zu einem vielleicht in Zukunft gänzlich digitalen sowie personal-unabhängigen Check-In-Prozess. So werden Hürden oder Angst vor digitalen Anwendungen beim Gast abgebaut. Zusätzlich halten Sie den persönlichen Kontakt zum Gast aufrecht, da der Check-In-Prozess durch einen Mitarbeiter begleitet wird. Ihre Mitarbeiter konzentrieren sich während des Check-Ins nicht mehr darauf, die Daten richtig einzupflegen, sondern voll und ganz auf Ihren Gast. Das verbessert die Servicequalität.

Gerade zu Check-In-Stoßzeiten, stellen die Meldescheine und die damit verbundene Datenpflege eine große Belastung für Gäste und Mitarbeiter dar. Hat der Gast bereits online alles ausgefüllt, benötigt der Check-In viel weniger Zeit und wird auf die Unterschrift reduziert. Kein Mitarbeiter muss händisch Gastdaten in das PMS-System übertragen und tippt im schlimmsten Fall beim Versuch Hieroglyphen zu entschlüsseln, falsche Gastdaten ein. Damit halten Sie die Datenqualität hoch, was sich wiederum ebenso beim Check-Out im Hotel bemerkbar macht. Denn das Korrigieren von Rechnungsanschriften entfällt.

Hotelgäste check an der Rezeption mit dem Check-In Tablet von Betterspace ein

Führen Sie Gäste behutsam an die Digitalisierung heran

Das Beste daran? Sie erreichen mit diesem Teil-digitalisierten Check-In-Prozess alle Gäste, völlig egal, ob digital-affin oder nicht. Zudem können Sie gerade älter Gäste, oder Gäste, die meinen mit technischen Dingen schnell überfordert zu sein, die Angst nehmen und sie Schritt für Schritt bei ihren ersten digitalen Erlebnissen im Hotel begleiten. Nutzen Sie digitale Gästemappen auf den Hotelzimmern ist das Check-In Tablet oberdrein der ideale Wegbereiter für noch höhere Nutzungszahlen und damit mehr Umsatz. Die Hürde die Gästemappe auf dem In-Room Tablet nicht zu nutzen, weil die Gäste denken, sie könnten etwas kaputt machen, nimmt rapide ab. Schließlich kennt ihr Gast ja das Tablet bereits vom Check-In.

Digitalisierung und persönlichen Service verbinden

Das Check-In Tablet ist ideal für alle Hotels oder Serviced Apartments, die nach einer Lösung suchen, welche die Vorteile eines digitalen Meldescheins und Check-Ins, mit persönlichem Service verknüpft. Es bietet einen einfachen Einstieg in einen gänzlichen digitalen Check-In Prozess und Hotels sind bestens für die Zukunft gerüstet. Sie möchten mehr über digitale Check-In-Möglichkeiten im Hotel erfahren oder haben Fragen? Gerne beraten Sie unsere Experten in einem individuellen Gespräch.

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    Merkblatt & ChecklisteTouchpoints der digitalen Gästemappe im Vergleich