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Aufbruch in die neue Normalität im Hotel:

So unterstützen digitale und hygienische Helfer vor, während und nach Corona

Die neue Normalität, klingt erstmal gut ist aber auch schwer greifbar. Denn das neue Normal ist mit vielen Veränderung für Hotels und Gäste verbunden. Der Restart der Hotellerie rückt in greifbare Nähe. Doch eins ist klar: Auch nach der erneuten Öffnung der Hotels wird das Corona-Virus und dessen Folgen das Leben und Arbeiten im Hotel weiterhin stark beeinflussen. Hygieneregeln, Abstand und kontaktlose Prozesse werden nach wie vor den Arbeitsalltag im Hotel und das Reisen begleiten.


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Das Corona-Virus hinterlässt Spuren in der Hotellerie

Damit der erneute Restart ein voller Erfolg wird und kontaktlose sowie hygienische Prozesse im Hotel reibungslos funktionieren, ist Unterstützung und Hilfe gefragt. Denn die persönliche Kommunikation, die umfassende Betreuung der Gäste und gleichzeitig das Etablieren neuer Workflows ist ohne digitale Helfer unmöglich. Denn wie sollen Hoteliers sonst den Gast umsorgen, mit ihm in Kontakt stehen, ohne dass die Servicequalität darunter leidet? Es ist kaum vorstellbar, dass trotz gesteigertem Arbeits- und Bürokratieaufwand die gleiche Anzahl an Mitarbeitern einfach so wie vorher weiterarbeitet und den Mehraufwand einfach so kompensiert. Digitale Lösungen wie Gästemappe, Apps, informative Touchscreens greifen Hotelier und Mitarbeiter unter die Arme.

In diesem Blogbeitrag erklären wir, wie die digitalen Helfer von der App bis zum In-Room Tablet dabei helfen, kontaktlose Prozesse zu etablieren. Wir zeigen Ihnen welche Helfer wo punkten und wie digitale Gästemappen und Co. trotz augenscheinlichem Mehraufwand, bedingt durch die geforderten Hygiene- und Schutzkonzepte, die tägliche Arbeit im Hotel für Ihre Mitarbeiter vereinfachen.

Diese drei digitalen Helfer unterstützen Sie jetzt im Hotel:

digitale gästemappe auf dem in-room tablet als app und für infodisplays

1. Die Digitale Gästemappe auf dem In-Room Tablet – Der Allrounder im Hotelzimmer

Die digitale Gästemappe ist nicht nur ein unabdingbarer Allrounder, sondern ein wahres Organisations-, Informations- und Kommunikations-Talent im Hotelzimmer. Viele Prozesse gestalten Hoteliers mit einer digitalen Gästemappe im Handumdrehen kontaktlos und hygienisch, ohne dabei den Kontakt zum Gast zu verlieren, oder dass die Servicequalität darunter leidet. Kurz gesagt ist die digitale Gästemappe eine Art Geheimwaffe im Kampf gegen das Coronavirus und dessen Auswirkungen auf das Hotel.

Mit der digitalen Gästemappe informieren, kommunizieren und verkaufen Hoteliers auf eine hygienische Art und Weise. Außerdem helfen digitale Gästemappen Kontaktpunkte zu reduzieren und sind die deutlich hygienischere Alternative zu Fernbedienung und Co.

Mehr Hygiene & Mehr Komfort:

Die Gästemappe sorgt für mehr Hygiene im Hotelzimmer und gleichzeitig für mehr Komfort für die Gäste und gerade das spielt in der neuen Normalität eine wichtige Rolle. Schließlich ersetzt das smarte In-Room Tablet nicht nur das Zimmertelefon, sondern auch die Fernbedienung, Radio, Wecker, Zeitschriften und Magazine und vieles mehr. Hotels können also die potenziellen Bakterienschleudern, wie Fernbedingung und Co, getrost aus dem Zimmer entfernen. Auch extrem beschwerlich zureinigende Magazine oder Werbeflyer verschwinden mit der digitalen Gästemappe und verschwenden zukünftig weder Papier noch Platz auf dem Schreibtisch. Die Gästemappe ist schnell und einfach desinfiziert und gereinigt, dank ihrer glatten Oberfläche, welche auch handelsüblichen Desinfektionsmitteln standhält. Das macht es auch dem Housekeeping einfacher bei der Zimmerreinigung und gibt den Gästen ein positives Gefühl von Sicherheit und Sauberkeit.

digitale gästemappe auf dem in-room tablet mit hygienehinweisen

Die Gästemappe auf dem In-Room Tablet ersetzt:

  • Zimmertelefon
  • Fernbedienung
  • Radio
  • Internet-Device
  • Magazine & Zeitschriften
  • Informationsmaterial
  • Werbebroschüren
  • Speisekarten

Informieren mit dem In-Room Tablet bedeutet, immer up-to-date zu sein:

Die digitale Gästemappe auf dem In-Room Tablet übernimmt, während das Corona-Virus den Urlaub im Hotel bestimmt, einen aktuell sehr wichtigen Teil der Arbeit: sie informiert und das immer, und wenn nötig auch alle Gäste sofort und gleichzeitig. Dem kommt in der aktuellen Situation eine besondere Bedeutung zu. Denn aktuell ändert sich fast täglich etwas an den Öffnungszeiten oder den Hygieneregeln oder Ausflugsmöglichkeiten. Mit der digitalen Gästemappe haben Sie diese Änderungen schnell und auf Knopfdruck in allen Zimmer Ihres Hotels aktualisiert. Das aufwendige Austauschen von veralteten Aushängen und Informationsmaterialen entfällt komplett. Das entlastet das Housekeeping und beugt Missverständnissen aufgrund überholter Informationen vor.

digitale gästemappe auf dem tablet mit ausflugstipps

Die Gästemappe auf dem In-Room Tablet informiert über:

  • Alle Informationen zum Hotel inkl. Hotel-ABC
  • Angebotene Services
  • Aktuelle Hygieneschutzmaßnahmen
  • Corona-Verhaltensregeln
  • Zimmerserviceangebote
  • Werbeaktionen
  • Ausflugsziele und die Umgebung
  • Wettervorhersagen

Kommunizieren mit dem In-Room Tablet – Nichts ist unmöglich

Das In-Room Tablet ist auf dem Hotelzimmer der ideale Helfer, um die Kommunikation mit dem Gast nicht abreißen zu lassen. Dabei bietet das smarte Tablet verschiedene Kommunikationsarten, um mit dem Gast kontaktlos in Kontakt zu treten. Gerade zu Corona-Zeiten ist der Gang zur Rezeption und damit der Face-to-Face-Kontakt gefordert und mit den digitalen Helfern absolut vermeidbar. Die Gäste stellen die Fragen bequem über den simultan-übersetzten Chat oder greifen zum Hörer der Gästemappe und telefonieren komfortabel über das In-Room Tablet. Der Gang zur Rezeption entfällt und die Kommunikation findet nichtsdestotrotz auf einer persönlichen Ebene statt.

Kommunizieren mit der digitalen Gästemappe auf dem In-Room Tablet:

  • Push-Nachrichten
  • Telefonieren
  • Chatten
  • Quickfeedback und Bewertungen

gaste erhält pushnachricht auf dem in-room tablet

Auch Push-Nachrichten dienen als Kommunikationsmittel für das Hotel. So können automatisiert Push-Mitteilungen an den Gast versendet werden, beispielweise mit einer Erinnerung an den Gast, dass das erneute Testen bei einem längeren Hotelaufenthalt heute wieder notwendig ist. Oder ganz einfach nur die Bestätigung für eine Tischreservierung im Restaurant. Auch aktuelle Angebote und wichtige Information zu einer kontaktlosen Abreise oder die Verlängerung des Aufenthalts sind schnell und einfach an die richtigen Gäste via Push-Nachricht übermittelt. Das automatisierte Benachrichtigen des Gastes spart zudem jede Menge Zeit und kann Teil des Corona-Hygieneschutzplans sein.

Dafür eignen sich Push-Nachrichten in der aktuellen Situation besonders:

  • Erinnerung an die Einhaltung der Hygienevorschriften
  • Erinnerung, dass der Nachweis über einen aktuellen Corona-Schnelltest abgeben werden muss
  • Hinweise über aktuelle Reinigungs- und Desinfektionsmaßnahmen
  • Update über die aktuelle Auslastung des Hotel-Restaurants
  • Änderungen der Frühstückszeiten
  • Aktuelle Angebote und Serviceleistungen
  • Hinweise zu Öffnungszeiten von Freizeitattraktionen in der Umgebung
  • Änderungen der ergriffenen Hygienemaßnahmen im Hotel
  • Update der tagesaktuellen Inzidenzzahlen und deren Auswirkungen auf die Freizeitgestaltung am Urlaubsort
  • Und vieles mehr

Die digitale Gästemappe als Sales-Manager im Hotelzimmer

Der Einfluss des Corona-Virus auf Up- und Cross-Selling-Potenziale bereitet aktuell einigen Hoteliers Kopfzerbrechen. Denn viele hoteleigenen Angebote werden durch die Rezeptionsmitarbeiter oder mit Flyern und Infobroschüren promotet. All das kann die digitale Gästemappe auf dem In-Room Tablet auch und darüber hinaus noch viel mehr. Durch das ausgeklügelte Bestell- und Reservierungssystem der digitalen Gästemappe war das Verkaufen von zusätzlichen Services und Angeboten noch nie so einfach und hygienisch. Tischreservierungen oder Bestellungen des Zimmerservice sind mit wenigen Klicks problemlos möglich. Sowohl Gäste als auch die Mitarbeiter im Hotel können so jede Menge Zeit einsparen.

digitale gästemappe auf dem in-room tablet mit übersicht über roomservice angebote

Zudem haben Hotels die Möglichkeit mit dem smarten Tablet die Speisekarten und andere Angebote mit Bildern und Beschreibungstexten anschaulich und effizient zu präsentieren. Auch ein Hotelshop kann über die Gästemappe dargestellt werden. Klassische Serviceleistungen, wie die Bestellung des Wäscheservice, die Verlängerung des Aufenthalts oder ein Late-Check-Out für Langschläfer sind schnell und einfach buchbar. Die Gäste erhalten per Push-Nachricht sofort eine Bestätigung der gebuchten Leistungen und alles kann mit einer PMS-Schnittstelle sofort im PMS-System vermerkt werden. Damit haben Hotels den optimalen Verkäufer für hoteleigene Angebote direkt im Hotelzimmer und gerade Zusatzverkäufen spielen für Hotels jetzt eine wichtige Rolle, um entgangene Einnahmen wenigstens etwas zu kompensieren und schnell wieder Fahrt aufzunehmen.

Mit der Gästemappe auf dem In-Room Tablet in ein paar Klicks erledigt:

  • Tischreservierungen
  • Anmeldungen zum Frühstück
  • Gastdaten registrieren für die Kontaktnachverfolgung
  • Bestellung beim Zimmerservice
  • Zimmerreinigung abbestellen oder dazubuchen
  • Wäscheservice buchen
  • Bestellen von zusätzlichen Hygieneartikeln
  • Hotelshop nutzen
  • Gutscheine erwerben
  • Verlängerung des Aufenthalts, Late Check-Out

zimmerreinigung abbestellen mit der digitalen gästemappe

Kosten senken mit der digitalen Gästemappe auf eine hygienische Art und Weise

Ganz nebenbei reduzieren Hotels mit der digitalen Gästemappe zudem ihre Kosten und sorgen gleichzeitig für mehr Hygiene und Schutz im Hotel. Mit dem smarten Helfer können Zimmerreinigungen problemlos und tageweise abbestellt werden. Das spart nicht nur Arbeitszeit, sondern auch Wasser, Strom und Reinigungsmittel. Gerade die Zimmerreinigung stellt bei einem längeren Aufenthalt eine potenzielle Gefahrenquelle für Mitarbeiter und Gäste dar. Denn sowohl das Zimmermädchen könnte sich beim Reinigen anstecken, als auch der Gast nach der Reinigung, wenn der Roomboy das Zimmer wieder verlassen hast. Die Abbestellung der Zimmerreinigung kann also ein wirksames Mittel sein, um den Kontakt zum Gast zu reduzieren.

Zudem sorgt die Gästemappe dafür, dass der Papierverbrauch und die Druckkosten sinken. Gerade jetzt zu Corona-Zeiten müssen Gäste ausgiebig über aktuelle Maßnahmen informiert werden. Dafür würde jede Menge Papier anfallen, um die Informationen jedem Gast mitzugeben. Zudem müssten lose Blättersammlungen oder Broschüren nach jedem Gast ausgetauscht werden, da sich Papier nicht desinfizieren lässt. Das würde wiederum viel Aufwand für das Housekeeping bedeuten. Mit der digitalen Gästemappe auf dem In-Room Tablet können sie diesen Papierbergen getrost Adieu sagen.

Die Gästemappe auf dem In-Room Tablet reduziert:

  • Papierverbrauch
  • Druckkosten
  • Wasser und Strom für die Zimmerreinigung
  • Aufwand für Reinigungspersonal

2. Gästemappe für die Hosentasche – Die App-Lösung

smartphone mit hotel app in der hosentasche

Auch die digitale Gästemappe als App-Variante, natürlich downloadfrei und ganz ohne Installation, bringt gerade in der aktuellen Situation einige Vorteile für Hoteliers mit sich. Die App sollte jedoch nur als Ergänzung zum In-Room Tablet auf dem Hotelzimmer angesehen werden. Der Begleiter auf dem Smartphone Ihrer Gäste ist zwar ideal, um bereits vor der Reise oder während des Aufenthalts außerhalb des Hotels mit den Gast in Kontakt zu bleiben und ihn zu informieren, jedoch besitzen die meisten Apps bei weiten nicht den gleichen Funktionsumfang wie digitale Gästemappen auf dem In-Room Tablet. Außerdem sinkt die Nutzungszahl von Hotel-Apps im Hotelzimmer rapide. Hier hat die digitale Gästemappe auf dem In-Room Tablet mit durchschnittlich über 80 Prozent Nutzungsrate die Nase ganz weit vorn.

Nichtsdestotrotz ist die App-Version einer digitalen Gästemappe zu Zeiten von Corona eine solide und gute Ergänzung zum Tablet und kann Hoteliers und Mitarbeiter auf verschiedenen Wegen sehr gut unterstützen. Gäste füllen mit Unterstützung der App bereits vor dem Aufenthalt den digitalen Meldeschein aus. Damit kann der Check-In-Prozess deutlich beschleunigt und Warteschlangen an der Rezeption vermieden werden. Auch in puncto Gästeregistrierung im Restaurant kann die App eine wertvolle Hilfe sein. In Verbindung mit Türschließsystemen kann in die Hotel-App auch der digitale Zimmerschlüssel integriert werden. Wird der smart Key beim Einchecken an das Smartphone des Gastes gesendet, kann der komplette Check-In-Prozess kontaktfrei ablaufen. Klassische Schlüssel oder Schlüsselkarten müssen nicht mehr an der Rezeption ausgegeben werden.

Darüber hinaus können Hotels mit der App-Variante der digitalen Gästemappe die Gäste während der kompletten Guest Journey und auch außerhalb des Hotels immer mit Neuigkeiten versorgen, sei es geänderte Öffnungszeiten des Frühstückbuffets oder neue Hygienemaßnahmen die im Hotel getroffen wurden. Die App ist also durchaus ein wertvoller Helfer auf dem Weg in die neue Normalität im Hotel und während des Reisens. So bleibt der Kontakt immer bestehen und Änderungen werden schnell und einfach digital an die Gäste kommuniziert.

So unterstützt die Hotel-App zu Corona-Zeiten

  • Check-In
  • Meldeschein
  • Digitale Gastregistrierung
  • Digitaler Schlüssel
  • Informationsbereitstellung
  • Kontakt zum Gast auch außerhalb des Hotels

3. Digitale Displays – Entlastungen für die Rezeption

Weiterer Helfer, die Hotels auf dem Weg in eine neue Normalität während der Corona-Pandemie unterstützen, sind digitale Informationsdisplays und Ausschilderungssysteme. Damit können Einbahnstraßenregelungen problemlos kommuniziert werden und auch der Aushang der Hygienevorschriften ist mit den smarten Displays papierlos und hygienisch möglich. Zudem können die Displays dabei helfen, Warteschlangen an der Rezeption zu vermeiden. Viele Fragen können sich die Gäste mit den digitalen Infodisplays selbst beantworten, ohne dabei direkt den Rezeptionsmitarbeiter sprechen zu müssen.

Die Displays nehmen dem Rezeptionsteam zahlreiche Aufgaben ab, wie zum Beispiel die Bestellung eines Taxis, und liefern den Gästen zahlreiche Informationen über Ausflugsziele in der Umgebung und Aktivitäten in der Region. Und das auf eine hygienische und kontaktlose Art und Weise. Auch Feedback können die Gäste dem Hotel schnell zukommen lassen. Auch die aktuellen Coronazahlen und Hygieneregeln lassen sich mit dem Display perfekt darstellen. Natürlich können auch gezielte Angebote wie der Picknick-Rucksack aus dem Restaurant für Tagesausflügler mit der Digital Signage-Lösung beworben werden. Die smarten Infodisplays leisten im Hotel damit auch in einer Corona-geprägten Zeit Hilfe im Hotel und unterstützen die Mitarbeiter.

digitales touchscreen display in hotellobby

So unterstützen Digitale Ausschilderungssysteme und Informationsdisplays während Corona:

  • Aushang der Hygienebestimmung und Verhaltensregeln
  • Durchsetzung und Ausschilderung eines Einbahnstraßensystems
  • Wichtige aktuelle Informationen zum Testen, Infektionszahlen und Hygienemaßnahmen
  • Informationen zu Ausflugszielen und Attraktionen in der Umgebung
  • Taxi-Bestellung
  • Routenplaner & Öffentlicher Internetzugang

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