Über fehlendes Personal in der Hotellerie
Wenn das Personal fehlt, steht auch gerne mal der Hoteldirektor oder die Hoteldirektorin an der Rezeption und checkt die Gäste ein. Eigentlich kein Problem, wenn es nicht immer öfter vorkommt und dadurch andere Arbeit liegen bleibt. Eine Lösung ist das auf Dauer nicht. Da Klonen auch keine Option und das Wachsen von zwei zusätzlichen Armen nicht möglich ist, müssen also andere Wege her, um den Hotelalltag für die Mitarbeitenden und die Hoteliers zu vereinfachen.
Neues Hotelpersonal zu finden ist schwierig
Dass die Suche nach neuen Mitarbeitenden im Hotel eine Herausforderung ist, müssen wir Ihnen wahrscheinlich nicht erklären. Die aktuelle Situation in den Hotels wird aufgrund der steigenden Energiepreise zunehmend angespannter und nicht zuletzt hat die Corona-Pandemie ihren Teil dazu beitragen, dass das nötige Personal fehlt. Wenn es mit dem Recruiting von neuem Personal also schwierig ist, müssen andere Lösungen her, die Mitarbeitenden im Hotel zu entlasten. Am besten so, dass dabei nicht zu viel vom Service eingebüßt werden muss.
Neue Möglichkeiten bei fehlendem Personal
Um den Hotelalltag zu erleichtern und die Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen von wiederkehrenden Aufgaben zu befreien, die viel Zeit in Anspruch nehmen, werden Abläufe im Hotel digitalisiert. Wo Hotels noch Stellschrauben haben, um Prozesse im Hotel zu vereinfachen und zu beschleunigen, kommt immer auf das Hotel an. Wir zeigen Ihnen zwei Optionen, die das Hotelpersonal entlasten und dabei auch noch weitere Vorteile für Hotelier, Gast und Personal mit sich bringen: Digitales Energiemanagement und digitale Gastkommunikation. Diese zwei Möglichkeiten, bewirken sogar noch mehr, wenn sie miteinander kombiniert werden.
Mit digitalem Energiemanagement wertvolle Zeit sparen
Mit einem Energiemanagement-System regulieren Sie unter anderem die Heizkörper im gesamten Hotel automatisch und steuern die Temperatur so effizient, dass Sie weniger Energie verbrauchen. Bis zu 31 Prozent an Energie können Hotels so einsparen. Außerdem sinkt der Aufwand für das Hotelpersonal. Die intelligente Software für das Energiemanagement entlastet das Hotelpersonal durch die automatische Steuerung der Heizkörper. Dabei berücksichtigt das System die Belegung des Hotels. Das heißt, das System weiß, welches Hotelzimmer belegt ist und welches nicht.
Basierend auf diesen Informationen und der Erkennung von offenen Fenstern, passt das System die Temperatur in jedem Zimmer personalunabhängig an. Checkt ein Gast aus, wird automatisch die Heizleistung abgesenkt. Hier muss das Housekeeping also nicht mehr überprüfen, ob der Gast die Heizung vor dem Verlassen heruntergedreht hat. Auch wenn beim Putzen ein Fenster geöffnet wird, muss sich niemand mehr darum kümmern, das Thermostat herunterzudrehen. Das passiert automatisch. So senkt die intelligente Heizungssteuerung sowohl den Energieverbrauch als auch den Aufwand für das Hotelpersonal.
Das manuelle Überprüfen und Einstellen der Heizkörperthermostate entfällt für unsere Mitarbeiter. Darum brauchen wir uns nicht mehr kümmern und gleichzeitig sind wir uns gewiss, dass die Zimmer nicht mehr unnötig beheizt werden.Thomas Bartmann, Hotelinhaber Landhotel Bartmann
Die digitale Gästemappe erleichtert den Hotelalltag
Noch mehr entlastet wird das Hotelpersonal durch den Einsatz von digitalen Gästemappen, und zwar in vielerlei Hinsicht. Bleiben wir weiter beim Housekeeping. Mit der digitalen Gästemappe bestellen die Hotelgäste die tägliche Zimmerreinigung ab, wenn sie diese nicht brauchen. Da dafür lediglich ein Klick in der digitalen Gästemappe notwendig ist, wird die Option viel häufiger genutzt, als wenn der Gast erst zur Rezeption gehen muss, um Bescheid zu geben, dass er auf die tägliche Zimmerreinigung verzichten möchte. Weniger Zimmer zu reinigen bedeutet für das Housekeeping letztendlich mehr Zeit.
Allein dadurch, dass die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter gedruckte Gästemappen, Flyer und Zeitschriften nicht mehr überprüfen und auswechseln müssen, spart die Gästemappe enorm viel Zeit. Mit wenigen Klicks sind die Informationen auf allen Gästemappen gleichzeitig aktualisiert. Aber nicht nur das Housekeeping profitiert vom digitalen Assistenten. Die digitale Gästemappe hilft außerdem beim Kommunizieren mit dem Gast. Mit Push-Nachrichten, die automatisch versendet werden, informieren Sie Ihre Gäste über topaktuelle Angebote oder Services. Über den Chat kommunizieren Sie mit Ihren Gästen, ohne dafür an der Rezeption zu stehen.
Auch im Service-Bereich entlastet die digitale Gästemappe das Hotelpersonal. So bestellen die Gäste über den digitalen Helfer den Roomservice. Die Bestellung landet dann direkt im Kassensystem und der Bon-Druck wird automatisch in der Küche ausgelöst. Das Weiterleiten der Bestellung per Telefon vom Gast an die Rezeption, dann zum Restaurant und von dort in die Küche ist nicht mehr nötig. Auch Reservierungen von SPA-Terminen oder Tisch-Reservierungen im Hotelrestaurant werden so vereinfacht und Fehler vermieden.
Die Chat-Funktion der digitalen Gästemappe sorgt hier spürbar für Entlastung. Die Mitarbeiter an der Rezeption beantworten die Chatanfragen, sobald die Zeit es zulässt. Auch die Gäste sind zufrieden, denn der einfache Kommunikationskanal zu den Mitarbeitern im Hotel sorgt auch bei ihnen für Entspannung.Anika Waß, Hoteldirektorin Hotel Amsee
Ein besonderes Feature der Gästemappe, die den Hotelalltag für das Personal erleichtert, ist der digitale Check-Out mit better.flow, der Lösung für den digitalen Check-In und Check-Out. Mit der Kombination von better.guest und better.flow checken die Gäste bequem über das In-Room Tablet in dem Hotelzimmer aus und können direkt ihre Rechnung begleichen. Dass der Gast selbständig ausgecheckt hat, wird dann automatisch an das PMS-System übermittelt. Mit better.flow wird auch der Check-In vereinfacht. Per App auf dem Smartphone des Gastes oder Tablet an der Rezeption füllt der Gast seinen Meldeschein schnell und einfach digital aus. Die Daten werden anschließend automatisiert an das PMS-System übertragen. Das manuelle Übertragen der Gastdaten ins System ist so nicht mehr nötig. Stress und Zeitdruck zu Stoßzeiten der Ab- sowie Anreise haben die Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen an der Rezeption dadurch nicht mehr.
Gemeinsam mehr erreichen
Die digitale Gästemappe wird in Kombination mit der intelligenten Software für das Energiemanagement zur Zentrale für das „Smart Hotel“. Von hier aus steuern die Gäste die Heizkörper, um ihre Wohlfühltemperatur einzustellen. Hier können Sie vorher Grenzen festlegen, um sicherzugehen, dass das Zimmer nicht überheizt. Morgens heizen die Gäste dann mit einem Klick über das In-Room Tablet die Heizung im Bad vor, ohne das bequeme Hotelbett zu verlassen. So gewinnen Ihre Gäste gleichzeitig mehr Komfort. Mehr zur Kombination von digitaler Gästemappe und smartem Energiemanagement-System lesen Sie im Blogbeitrag „Perfekt kombiniert: Energiemanagement und Gastkommunikation im Hotel„. Wenn also Personal fehlt, lohnt es sich nach digitalen Helfern Ausschau zu halten. Gerne beraten wir Sie zu Ihren Möglichkeiten.