- Die digitale Gästemappe beantwortet häufige Fragen, informiert über Angebote und reduziert den Andrang an der Rezeption.
- Durch Up- und Crossselling, Push-Nachrichten und Bestellfunktionen lassen sich Zusatzleistungen direkt verkaufen.
- Informationen kommen direkt aufs Zimmer, mit der digitalen Gästemappe aktuell, mehrsprachig und personalisiert.
- Papierlose Infos, digitale Zeitungen und die Green Option schonen Ressourcen und zeigen Umweltbewusstsein.
- Die Gästemappe lässt sich zentral verwalten, Inhalte können schnell angepasst und Push-Nachrichten automatisiert werden.
- Dashboards zeigen, welche Inhalte gut ankommen. So können Hotels ihre Gästemappe verbessern und Umsatzpotenziale gezielt ausschöpfen.
Es riecht nach Sonnencreme, morgens hört man Kofferrollen über den Hotelparkplatz klackern, die Terrasse füllt sich schon zum Frühstück. Sommer ist Hochsaison, und das bedeutet für Hotels: volle Betten, mehr Fragen und jede Menge Wünsche. Gleichzeitig möchte dein Team entspannt bleiben und jedem Gast den perfekten Aufenthalt bieten. Hier kommt die digitale Gästemappe ins Spiel. Sie begleitet Reisende wie eine smarte Infomappe voller Informationen, Angebote und Inspiration.
Während deine Mitarbeitenden sich auf den persönlichen Kontakt konzentrieren, beantwortet die Gästemappe die gängigsten Fragen, verkauft Zusatzleistungen und sorgt dafür, dass das Urlaubsgefühl nicht in der Warteschlange an der Rezeption dahinschmilzt.
Hochsommer bedeutet Hochbetrieb im Hotel
Zwischen Anreise, Check-In und dem ersten Erfrischungsgetränk am Pool stapeln sich die Fragen: Wo geht es zum nächsten See? Wann fährt der Bus zum Stadtfest? Wer verleiht E-Bikes? Warum kann ich mich nicht im WLAN einloggen? Jede Antwort kostet Zeit, und Zeit ist in der Hauptsaison besonders knapp.
Eine hohe Auslastung im Hotel ist zum einen eine super Ausgangslage, zum anderen bringt aber auch jedes belegte Zimmer neue Anfragen und Aufgaben mit sich. Planbar ist hier weder die Belegung dank spontaner Gäste noch das Wetter, das auch im Sommer mit einem Nachmittagsschauer überraschen kann. Auch das begrenzte Personal kann hier schnell an seine Grenzen stoßen. Personalmangel ist und bleibt ein Thema in der Hotellerie und macht sich besonders zur Hochsaison bemerkbar.
Die digitale Gästemappe kann hier zur unverzichtbaren Unterstützung werden. Sie fängt den Ansturm zur Hochsaison ab: Sie ist rund um die Uhr geöffnet, niemals genervt und kann für alle Gäste gleichzeitig da sein.
Der digitale Concierge für entspannte Ferientage
Die digitale Gästemappe better.guest ist weit mehr als nur ein Informationskanal. Sie ist der digitale Urlaubsassistent, der rund um die Uhr im Einsatz ist. Mit einer Vielzahl an Funktionen und Features begleitet sie deine Gäste durch ihren Aufenthalt und entlastet gleichzeitig dein Team. Gerade in der Hochsaison, wenn viele Gäste gleichzeitig ankommen, individuelle Wünsche haben und sich über Angebote informieren wollen, wird sie zur unverzichtbaren Unterstützung.
Die digitale Gästemappe nimmt deinem Team zeitraubende Standardfragen ab, schafft Raum für persönlichen Service und sorgt ganz nebenbei dafür, dass deine Gäste sich bestens informiert und umsorgt fühlen. Zusätzlich hilft sie dir, Mehreinnahmen zu generieren. Kurz: Sie ist der digitale Concierge, der für entspannte Ferientage sorgt, ohne Pause und ohne Wartezeit.
Funktionen, die im Sommer glänzen:
- Ausflugstipps: Zeige deinen Gästen, was sie in der Umgebung unternehmen können. Regentipp: Museums-Highlights in der Umgebung. Sonnentipp: Badestellen mit Geheimfaktor.
- Push-Benachrichtigungen: Ein kurzer Hinweis auf die Happy Hour auf der Dachterrasse erreicht alle Zimmer gleichzeitig.
- Bestellungen und Reservierungen: Gäste bestellen den Roomservice bequem per digitaler Gästemappe oder reservieren einen Tisch im Hotelrestaurant.
- Mehrsprachigkeit: Internationale Gäste finden Infos in ihrer Sprache und sparen sowohl dir als auch deinem Team Erklärungsrunden.
- Feedback in Echtzeit: Frage deine Gäste während des Aufenthaltes nach einer schnellen Bewertung. Dank Quickfeedback-Feature kein Problem.
- eGrußkarten: Lasse deine Gäste Urlaubsgrüße digital versenden, am besten mit einem schönen Bild von deinem Hotel.
- Babyphone: Besonders praktisch für Familien im Urlaub: die digitale Gästemappe kann auch als Babymonitor eingesetzt werden.
So wird die digitale Gästemappe zum persönlichen Urlaubsbegleiter. Gäste entdecken Möglichkeiten, von denen sie vielleicht noch gar nicht wussten, dass sie sie brauchen, etwa den SUP-Verleih am See oder den romantischen Grillabend im Garten.
Sommerhitze und Zusatzumsätze
Gute Laune sorgt für Kaufbereitschaft. Wenn der digitale Concierge das Richtige vorschlägt, während der Gast gerade im Freizeitmodus schwebt, klingelt deine Kasse. Up- und Crossselling ist mit der digitalen Gästemappe ein Kinderspiel.
In der digitalen Gästemappe finden deine Gäste nicht nur alle Services und Angebote im Überblick, sondern können direkt einen Spa-Termin buchen oder einen Tisch im Hotelrestaurant reservieren. Über automatisierte Push-Nachrichten informierst du deine Gäste direkt über die Happy Hour in der Bar oder die Möglichkeit, das Frühstück aufs Zimmer zu bestellen. Die Möglichkeiten sind schier endlos.
„Die Umsatzsteigerung durch Push-Nachrichten ist super.“
– Heike Kirchhoff, Sales und Marketing Managerin Rittergut Störmede
Bootsverleih, Freizeitpark, Eisdiele: Binde auch Angebote von lokalen Partnern mit ein, um deine Gäste über Freizeitmöglichkeiten in der Nähe zu informieren. Du kannst diese Plätze in deiner Gästemappe auch an diese Partner vermieten und so zusätzlich Geld verdienen.
Gastkommunikation leicht gemacht
Wenn deine Gäste nicht wissen, was es gibt, können sie es auch nicht nutzen. Genau deshalb ist klare Kommunikation im Sommer entscheidend. Und hier glänzt die digitale Gästemappe besonders. Sie sorgt dafür, dass deine Gäste jederzeit gut informiert sind, natürlich ohne Umweg über die Rezeption.
Egal ob Wellnessangebote, Tagesprogramme oder der Cocktail des Tages: Wenn Infos ansprechend und zur richtigen Zeit auf dem In-Room Tablet erscheinen, steigt die Wahrscheinlichkeit, dass Gäste buchen, kaufen oder bestellen. Auch spontane Aktionen wie ein Grillabend, ein Rabatt im Spa oder kurzfristig verfügbare Massagetermine lassen sich direkt kommunizieren. So wird aus einem netten Hinweis ein gebuchter Service und aus Information Umsatz.
Dabei entscheidest du, wann und wo Inhalte erscheinen. Zum Beispiel legst du fest, dass Push-Nachrichten direkt nach dem Check-In oder passend zur Tageszeit in der Gästemappe erscheinen. Oder du platzierst interessante Angebote direkt auf der Startseite deiner Gästemappe, sodass deine Gäste direkt darauf aufmerksam gemacht werden, wenn sie das In-Room Tablet in die Hand nehmen. So wird aus Kommunikation echter Service.
Auch die Kommunikation vom Gast zum Hotel lässt sich mit der digitalen Gästemappe erleichtern. Bei Fragen nutzen die Gäste den Chat, statt an die Rezeption zu gehen. Mit der simultanen Übersetzung können beide Chat-Teilnehmer einfach in ihrer bevorzugten Sprache kommunizieren, ohne Sprachbarrieren. Auch die Integration eines Chatbots ist möglich. Dann antwortet dieser auf häufige Fragen wie „Wann gibt es Frühstück?“ oder „Welche Sehenswürdigkeiten gibt es in der Nähe?“
Mehr Nachhaltigkeit ohne Papierstapel
Urlauber achten längst nicht nur auf Rundumkomfort. Nachhaltigkeit ist das neue Must‑have. Gäste nehmen diesen Fortschritt wahr und buchen häufig lieber wieder Hotels, die Verantwortung übernehmen. Mit einer digitalen Gästemappe sparst du Papier, da du Infomappen nicht mehr drucken musst und auch Flyer kannst du dir sparen. Druckkosten gehören der Vergangenheit an. Auch Zeitungen und die Lieblingszeitschrift kannst du in die digitale Gästemappe integrieren. Regelmäßiges Austauschen von Printsachen fällt so komplett weg, was dir und deinem Team jede Menge Aufwand spart.
Mit der Green Option bestellen deine Gäste die tägliche Zimmerreinigung ab, falls sie diese nicht brauchen. Mit nur wenigen Klicks ist die Zimmerreinigung gecancelt. Das Reinigungsteam wird so entlastet und zusätzlich senkst du so Ressourcenverbrauch. Denn mit jeder abbestellten Zimmerreinigung sparst du Wasser, Energie und Reinigungsmittel.
„Da die Abbestellung der Zimmerreinigung wirklich oft genutzt wird, werden unsere Kollegen und Kolleginnen im Housekeeping stark entlastet und es werden natürlich auch Kosten gesenkt. Das ist super für uns und die Umwelt.“
– Andreas Hirsch, Geschäftsführer ACANTUS Hotel
Stressfreie Integration in den Hotelalltag
Vielleicht fragst du dich, wie aufwendig der Einsatz einer digitalen Gästemappe wirklich ist. Die kurze Antwort lautet: weniger aufwendig, als du denkst. Die digitale Gästemappe wird über das Backend zentral verwaltet. Das heißt, du kannst Informationen mit wenigen Klicks ändern und sie erscheinen sofort auf allen Gästemappen im Hotel. Kleiner Tipp: Mache dir am besten einen Plan, was du deinen Gästen mitteilen möchtest, und sammle Informationen vorab, um sie dann nur noch in die Gästemappe einzufügen.
Auch Push-Nachrichten kannst du über Push-Pläne ganz einfach vorplanen. Diese legst du einmal fest und die Push-Nachrichten werden dann automatisch versendet. Zum Beispiel lässt du so Push-Nachrichten am Tag vor dem Check-Out versenden, in der dein Gast nochmal alle wichtigen Informationen zum Check-Out bekommt und die Möglichkeit, den Late-Check-out zu buchen.
Erfolgsmessung und kontinuierliche Verbesserung
Digital bedeutet messbar. Nutze Dashboards, um herauszufinden, welche Angebote und Informationen besonders gefragt sind. Wenn sich zeigt, dass 80 Prozent der Sommergäste nach Radwegen suchen, stellst du das Thema prominenter dar oder kooperierst mit einem lokalen Fahrradshop. Du kannst mithilfe der Gästemappe herausfinden, was deine Gäste besonders interessiert, welche Angebote häufig genutzt werden und welche Inhalte besonders gefragt sind. Mit diesen Daten kannst du die Informationen und Angebote besser auf deine Gäste zuschneiden und ihnen sofort häufige Fragen beantworten, bevor sie gestellt werden.
Für die Auswertung der Gästemappen-Nutzung solltest du zum Beispiel darauf achten, wie hoch die Klickrate einzelner Kacheln ist. Sehen Gäste dein Candle-Light-Dinner, klicken jedoch selten, könnte der Preis oder die Präsentation optimiert werden. Verfolge außerdem, welche Umsatzquellen am meisten bringen: Spa-Pakete, Late Check-Out oder Roomservice? Teile diese Erkenntnisse regelmäßig mit deinem Team. So entstehen neue Ideen, die das Sommergeschäft weiter ankurbeln. Mehr Informationen zur Erfolgsmessung findest du hier: Erfolgskennzahlen im Überblick: So misst du die Performance der digitalen Gästemappe
Fazit
Sommer ist keine Zeit für Schweißperlen auf der Stirn deines Rezeptionsteams. Eine digitale Gästemappe arbeitet lautlos im Hintergrund, während du dich um echte Gastfreundschaft kümmerst. Sie liefert Antworten, inspiriert zu Aktivitäten, verkauft Extras und unterstreicht dein Engagement für Nachhaltigkeit. So läuft das Sommergeschäft reibungslos, Gäste sind begeistert und dein Umsatz steigt.
Für mehr Informationen zur digitalen Gästemappe und wie der digitale Assistent dich in deinem Hotelalltag unterstützen kann, vereinbare einen unverbindlichen Beratungstermin mit unseren Experten