- Nicht mehr wegzudenken: Gästemappen gehören zur Grundausstattung des Hotels
- Information, Kommunikation, Up- und Cross-Selling: Digitale Gästemappen sind vielseitig einsetzbar
- Auf den Inhalt kommt es an: Aktuell, informativ und hilfreich sollte dieser sein
- Achte auf das Aussehen: Sowohl außen als auch innen sollte das Erscheinungsbild stimmen
Gästemappen im Hotelzimmer
Fast jedes Hotel hat eine Gästemappe. Es gibt Gästemappen aus Leder oder Papier, es gibt dicke, dünne, alte, hübsche und das in allen Varianten, Farben und Formen. Meist findet die Zimmermappe nur noch eine geringe Beachtung bei den Gästen. Woran das liegt? Ganz einfach: Die Gästemappe ist zu einem der am meisten vernachlässigten Gegenstände in einem Hotelzimmer geworden. Weniger Beachtung finden wohl nur die anderen 100 Flyer, Broschüren und Hinweisschilder, die die Zimmermappen verdecken.
Brauchen wir in der heutigen Zeit noch Gästemappen?
Auf die Frage, ob Gästemappen überhaupt noch nötig sind, ist die Antwort eindeutig: Ja. Auch wenn jeder Gast ein Smartphone dabei hat, häufig noch ein Tablet im Gepäck und Google des Menschen bester Freund ist, brauchen wir Infomappen.
Bevor deine Gäste sich im Internet informieren, gehen sie zu deiner Rezeption. Da steht nur eine Mitarbeiterin und muss als eierlegende Wollmilchsau alle Fragen der Gäste zu beantworten, während sie den zweiten Gast eincheckt, den dritten abkassiert und nebenbei ganz lässig telefoniert und eine E-Mail schreibt.
Das funktioniert natürlich nicht immer. Hotels brauchen eine Informationssammlung. Ganz gleich, ob du digitale oder analoge Gästemappen hast, die Infomappen unterstützen dich und dein Team bei der Arbeit.
Was Gästemappen für dein Hotel leisten
Gästemappen sind schon immer ein perfektes Kommunikationsmittel für die Hotellerie gewesen. Mit deinen Zimmermappen informierst du nicht nur deine Gäste, sondern treibst gleichzeitig den Abverkauf hoteleigener Leistungen voran. Ganz gleich, ob du eine analoge oder digitale Gästemappe besitzt, ordentlich muss sie sein und natürlich alle wichtigen Informationen auf einen Blick bieten. Gerne informieren sich Gäste auf Hotelzimmern über alle Leistungen deines Hauses und beantworten sich so Fragen selbst.
Das Aussehen ist die halbe Miete
Viele Gästemappen, die man heute in Hotelzimmern findet, sind mit Flecken versehen, haben Eselsohren, sind unvollständig und völlig veraltet. Warum sollte sich ein Gast das anschauen? Meist legt der Gast die Zimmermappe dann völlig frustriert zurück. Da hat sich dein Gast dazu überwunden, das mit Rotwein und Kaffee übergossene Exemplar in die Hand zu nehmen und dann? Die Informationen, die er wirklich sucht, hat dein Gast natürlich nicht gefunden.
Achte auf die Präsentation deiner Zimmermappen. Egal ob digitale oder analoge Zimmermappe, sie muss gepflegt wirken. Digitale Gästemappen haben hier natürlich einen deutlichen Vorteil. Mit einem Wisch ist das In-Room Tablet sauber. Bei analogen Varianten ist das in der regel nicht möglich.
Die Gästemappe repräsentiert dein Hotel
Stecke so viel Liebe zum Detail in deine Gästemappe, wie in dein gesamtes Hotel! Egal für welche Form der Infomappe du dich entscheidest, sie muss gut aussehen. Digitale Gästemappen sorgen hier nicht nur für den gewissen Wow-Effekt, sondern stehen auch stellvertretend für Innovationskraft und ein Gespür für die Bedürfnisse deiner Gäste.
Die perfekte Gästemappe – Inhalt, der überzeugt
Es ist empfehlenswert, die Inhalte der Gästemappen so zu strukturieren, dass deine Hotelgäste schnell die passenden Antworten auf ihre Fragen finden. Etabliert hat sich hier die A bis Z-Auflistung. So finden deine Gäste alphabetisch immer das, wonach sie suchen.
Ein kleiner Tipp am Rande: vergiss nicht, das WLAN-Passwort aufzuschreiben. Nichts nervt Gäste mehr als ein unzureichendes WLAN oder ein Netz, auf das sie keinen Zugriff haben. Welche sieben Inhalte in keiner Gästemappe fehlen sollten, haben wir dir einmal aufgelistet:.
1. Präsentation von Hotel, Zimmer, Restaurant und weiteren hoteleigenen Einrichtungen
Erklären deinen Gästen, was das Hotel ausmacht, was es besonders macht und wer die Gastgeber sind. Informieren Sie über Ihre Einrichtungen, wie Restaurant und Wellnessbereich. Erörtern Sie ihre Geschichte und präsentieren Sie sich als perfekter Gastgeber.
2. Hausinterne Regeln sowie die Hausordnung
Alle Zeiten und Gepflogenheiten finden deine Gäste an dieser Stelle in den Zimmermappen wieder. Lasse deine Gäste wissen, wann es Frühstück gibt, wie lange die Sauna geöffnet hat und wann die Rezeption besetzt ist. Wichtige Informationen dazu, wie sie sich im Notfall verhalten sollten, solltest du auch nicht vergessen.
3. Angebote und Specials
Informiere deine Gäste in der Gästemappe immer über den Zimmerservice, Getränke und Speisen, die du anbietest. Vergiss außerdem nicht, auch andere besondere Angebote des Hauses mit aufzunehmen.
4. Freizeitangebote und Sehenswürdigkeiten
Gib deinen Gästen Tipps und Insider-Informationen, wo sie am besten ihre Zeit verbringen und was sie sich unbedingt in der Umgebung anschauen sollten. Als kleiner Reiseführer kann die Gästemappe hier bei der Freizeitplanung helfen.
5. Einkaufsmöglichkeiten und Kulturelles
Liste in der digitalen Gästemappe auf, wo deine Gäste nach Lust und Laune shoppen können und welche Theateraufführungen, Konzerte oder andere Veranstaltungen momentan empfehlenswert sind.
6. Wichtige Notfall- und Telefonnummern
Halte immer die wichtigsten Nummern für deine Gäste bereit. Hier haben deine Gäste in der digitalen Gästemappe alles Wichtige auf einen Blick: egal ob Arzt, Apotheke oder Feuerwehr.
7. Feedback-Möglichkeiten/ Fragebögen
Gib deinen Gästen immer die Möglichkeit sowohl positives als auch negatives Feedback zu hinterlassen. So weißt du, was im Hotel richtig gut läuft und an welchen Stellschrauben im Hotel noch gedreht werden muss, um noch etwas zu verbessern.
Zeig ihnen, was du hast!
Deine Gästemappe ist nun mit allen wichtigen Informationen gefüllt. Jetzt kannst du diese Inhalte noch verbessern, zum Beispiel mit Bildern. Besonders in digitalen Gästemappen solltest du viele Bilder verwenden, in gedruckten kannst du gerne darauf verzichten.
Das hat mehrere Gründe. Zum einen sind Bilder in der digitalen Gästemappe schnell hochgeladen, angepasst oder auch ausgetauscht. In der gedruckten Gästemappe hingegen ist das schwieriger. Zum anderen helfen Bilder in der digitalen Gästemappe dabei, sich besser darin zurechtzufinden. Ein Bild vom Wellnessbereich reicht schon, da braucht es nicht viel Text, um zu beschreiben, worum es geht.
Die Bilder geben dem Gast außerdem eine visuelle Kostprobe für deine Angebote. Sei es das Tagesgericht, der Cocktail der Woche oder das Schwimmbad – wenn die Gäste sehen, welche Optionen sie haben, sind sie schneller überzeugt. Bilder sagen schließlich mehr als tausend Worte.
Bei gedruckten Gästemappen solltest du darauf achten, dass die Bilder von guter Qualität sind. Ein verpixeltes Bild, bei dem die Gäste erstmal raten müssen, was hier dargestellt ist, hilft ihnen natürlich nicht weiter. Wenn du deine gedruckte Zimmermappe nicht mehrfach im Jahr austauschen möchtest, solltest du auch auf saisonale Bilder verzichten. Ein Bild vom weihnachtlich geschmückten Hotel sieht im Sommer eher komisch aus. Was in der digitalen Gästemappe mit wenigen Klicks auf allen Gästemappen innerhalb von Sekunden ausgetauscht ist, dauert bei gedruckten Gästemappen viel länger und ist mit zusätzlichen Kosten verbunden.
Der Ton mach die Musik
Jetzt, da deine Gästemappe perfekt aussieht und alle wichtigen Informationen beinhaltet, fehlt noch ein wichtiger Punkt: die Sprache und der verwendete Stil deiner Zimmermappen. Auch diese Punkte sind nicht zu vernachlässigen. Denn was nützt die hübscheste und innovativste Gästemappe der Welt, wenn Rechtschreibfehler sowie falsch verwendete Fremdwörter dazu führen, dass niemand ein Wort versteht.
Achte daher immer auf die Rechtschreibung und die richtige Ansprache. Als nobles Luxus-Hotel ist das Duzen der Gäste in den Zimmermappen vielleicht nicht angebracht. Ein trendiges City-Hotel mit vorwiegend jüngeren Publikum kann diese Möglichkeit wiederum ausschöpfen.
Zusammenfassung: Tipps für die ideale Gästemappe
- Achte darauf, dass die Gästemappen immer aktuell sind. Veraltete Informationen nützen deinen Gästen genauso wenig wie fehlende!
- Stelle sicher, dass die Zimmermappen zum Design deines Hotels passen. Die Gästemappen sind schließlich die Repräsentanten des Hauses.
- Prüfe, ob alle wichtigen Information in den Gästemappen enthalten sind.
- Kontrolliere regelmäßig den Zustand der Gästemappen. Flecken oder kaputte Mappen repräsentieren nicht deine Gastgeber- und Servicequalitäten.