Aufgedeckt: Das sind die 8 beliebtesten Features der digitalen Gästemappe

Wer denkt, dass eine digitale Gästemappe nur eine elektronische Sammlung an Hotel-Informationen ist, liegt ziemlich weit daneben. Denn der digitale Helfer, egal ob auf In-Room Tablets oder als Hotel-App, überzeugt mittlerweile mit einem breiten Funktionsumfang.

Wir haben uns einmal umgehört, welche Features und Funktionen  die Hoteliers, Gäste und Mitarbeitenden im Hotel besonders an der Gästemappe beeindrucken.

Warum nutzen Hotels digitale Gästemappen?

Auch wenn es nicht alles ist, was digitale Gästemappen ausmachen, ist das Bereitstellen von digitalen Informationen über Tablets oder Apps dennoch ein wichtiger Punkt. Denn so werden Druck- und Papierkosten enorm gesenkt.

Da die digitale Gästemappe sowohl Hotel-Infos beinhaltet als auch hoteleigene Angebote, Umgebungsinformationen und Hinweise für Ausflugtipps, können sich Hotels gedruckte Informationsmappen, Flyer und Broschüren sparen. Außerdem ist das Aktualisieren der Informationen mit wenigen Klicks viel schneller, als mit der analogen Variante. Das spart Zeit und entlastet die Mitarbeitenden im Hotel.

Auch die Umwelt freut sich über weniger Papierverbrauch. Apropos Umwelt: In Sachen Nachhaltigkeit punktet der digitale Assistent nicht nur mit seiner Papierlosigkeit, sondern auch mit nachhaltigen Features, wie der Green Option. Insgesamt tragen die verschiedenen Features zu mehr Komfort und Zufriedenheit bei.

Außerdem werden so unterschiedliche Prozesse im Hotel vereinfacht und beschleunigt. Welche Features hier besonders beliebt sind, haben wir im Folgenden mal genauer erklärt.

Diese Features möchte niemand im Hotel missen:

Chat

Ein beliebtes Feature der digitalen Gästemappe ist der integrierte Chat. Der Hotelgast nutzt ihn hauptsächlich, wenn er Fragen an das Hotelpersonal hat, denn das ist wesentlich schneller, als an die Rezeption zu gehen. Die Mitarbeitenden an der Rezeption beantworten die Fragen, sobald sie Zeit haben.

Zu Check-In- oder Check-Out-Zeiten zum Beispiel, wenn die Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen an der Rezeption mit ankommenden und abreisenden Gästen beschäftigt sind, entlastet der Chat enorm.

„Auch die Gäste sind zufrieden, denn der einfache Kommunikationskanal zu den Mitarbeitern im Hotel sorgt auch bei ihnen für Entspannung.“

– Anika Waß, Hoteldirektorin Hotel Amsee

Auch wenn die Rezeption mal nicht besetzt ist, haben die Hotelgäste eine Möglichkeit, mit den Mitarbeitenden zu kommunizieren. Um Antworten an die Gäste zu schreiben, muss der Mitarbeitende nicht an der Rezeption stehen. Auch Sprachbarrieren überwindet das Feature, denn die Textnachrichten werden in Echtzeit übersetzt.

Green Option

Ein weiteres Top-Feature der digitalen Gästemappe ist die Green Option. Über die Green Option bestellen Hotelgäste die tägliche Zimmerreinigung ab, wenn sie diese nicht benötigen. Bleibt der Gast also länger als eine Nacht im Hotel, kann er sich dafür entscheiden, die Zimmerreinigung abzuwählen. Die Benachrichtigung wird direkt an die Mitarbeitenden weitergeleitet.

Jede abbestellte Zimmerreinigung senkt den Verbrauch von Wasser und Reinigungsmitteln. Außerdem wird so das Reinigungspersonal entlastet.

„Das spart Reinigungskosten und reduziert zudem den Aufwand für das Personal.“

– Franziska Gerken, Kino Hotel Meyer

Die Gäste beteiligen sich so aktiv an den Nachhaltigkeitsmaßnahmen des Hotels. Als Dankeschön für die abbestellte Zimmerreinigung bekommen die Gäste häufig einen Gutschein für einen kostenlosen Kaffee oder ein Stück Kuchen im Hotelrestaurant. Immer mehr Hotels nutzen aber auch die Möglichkeit, um sich an Aktionen wie „Jeder Gast ein Baum“ zu beteiligen.

Für jede abbestellte Zimmerreinigung spendet das Hotel einen Betrag an eine gemeinnützige Organisation oder einen Verein, der sich für die Aufforstung von Wäldern einsetzt. So profitiert die Umwelt gleich doppelt von einer abbestellten Zimmerreinigung.

Automatisierte Pushnachrichten und Push-Plan

Eins der meistgenutzten Funktionen der digitalen Gästemappe sind die Push-Nachrichten. Die Nachrichten, die auf die Gästemappen geschickt werden und auf den Bildschirmen für die Gäste direkt aufleuchten, erleichtern die Kommunikation mit dem Gast. Die Push-Nachrichten beinhalten häufig aktuelle Angebote des Hotels oder Hinweise zu freien Kapazitäten zum Beispiel im Spa-Bereich.

Aber auch hilfreiche Informationen für den Gast wie die Check-Out Zeiten am Tag vor der Abreise lassen sich per Push-Nachricht direkt an den Gast kommunizieren. Ist die Gästemappe mit dem PMS-System verbunden, kann der Gast auch mit seinem in den Push-Benachrichtigungen angesprochen werden.

„Wir nutzen die Nachrichten zum Beispiel, um die Gäste auf freie Massageplätze aufmerksam zu machen. […] Der SPA-Bereich füllt sich und wir können mehr Umsätze generieren.“

– Annika Waß, Hoteldirektorin Hotel Amsee

Ein Vorteil der Push-Nachrichten ist, dass diese auch automatisiert verschickt werden können. In Abhängigkeit von der Belegung des Hotels, dabei werden Daten zur Anreise, Abreise sowie Aufenthaltsdauer berücksichtigt, und sogar abhängig von der Wettervorhersage werden Nachrichten versendet. Über Push-Pläne wird genau definiert, wann eine Push-Nachricht mit welchem Inhalt versendet wird.

So bekommen die Gäste beispielsweise bei Sonnenschein einen Hinweis auf den Fahrradverleih im Haus, bei Schnee gibt es ein Sonderangebot für den Skiverleih und jeden dritten Dienstag wird automatisch eine Einladung zur Happy Hour an der Bar verschickt. Das erleichtert die Kommunikation mit den Hotelgästen enorm. Und im besten Fall buchen die Gäste das Angebot mit wenigen Klicks über die Gästemappe.

Bewertungen & Quickfeeback

Noch während des Hotelaufenthaltes sammeln Hotels das Feedback von den Gästen ein. Über das Quickfeedback teilen Sie dem Hotel mit wenigen Klicks mit, ob alles zu ihrer Zufriedenheit ist. Sollte doch einmal irgendwo etwas nicht ganz rund laufen, können die Mitarbeitenden im Hotel direkt intervenieren und dem Gast den gewünschten Service erfüllen.

So sorgt das Quickfeedback-Feature dafür, dass die Anforderungen und Wünsche der Gäste erfüllt werden, was zu positiven Hotelbewertungen führt.

Über die digitale Gästemappe können die Gäste vor ihrer Abreise auch eine Bewertung auf den gängigen Online-Portalen hinterlassen. Mit einer Schnittstelle zu Bewertungsplattformen füllen die Gäste die Bewertung einfach über die digitale Gästemappe aus. Die Bewertung wird anschließend direkt an das Bewertungsportal weitergeleitet.

Mit der Gästemappe sammeln Hotels wichtiges  Feedback von den Gästen, wenn die Erinnerung an den Aufenthalt noch ganz frisch ist. So bekommen Hotels mehr Bewertungen, die den Entscheidungsprozess für andere Hotelsuchende erleichtern.

Tischreservierung

Viele Hotelgäste nutzen die digitale Gästemappe, um Angebote zu buchen oder etwas auf das Zimmer zu bestellen. Ein Feature, das außerdem häufig und gerne genutzt wird, ist die Reservierungs-Funktion. So werden die Tischreservierungen für das Hotelrestaurant schnell und bequem über das Tablet abgewickelt.

Das ist nicht nur für die Gäste sehr komfortabel. Da die Reservierung direkt an den zuständigen Bereich im Hotel weitergeleitet wird, gibt es keine Umwege der Reservierung und so weniger Fehlerquellen.

Service Mode

Der Status Mode ist ein Feature der digitalen Gästemappe, das ausschließlich vom Hotelpersonal genutzt wird. Der Service Mode erleichtert die Kommunikation der Mitarbeitenden in verschiedenen Bereichen im Hotel untereinander.

Gibt es Mängel im Hotelzimmer, nimmt das Reinigungspersonal mit der integrierten Kamera am In-Room Tablet ein Foto davon auf und sendet es über das Tablet direkt an die Haustechniker. Diese können anhand des Fotos und der Beschreibung entscheiden, ob der Defekt sofort oder später erledigt werden kann. 

„Wir lieben den Service Mode!“

– Anika Waß, Hoteldirektorin Hotel Amsee

Auch den Reinigungsstatus des Zimmers ändert das Housekeeping über die digitale Gästemappe auf dem In-Room Tablet. Ist das Zimmer gereinigt, wird das im Hotelsystem hinterlegt und dem Rezeptionspersonal angezeigt. Der Mitarbeitende an der Rezeption kann den aktuellen Zimmerstatus prüfen, falls ein Gast beispielsweise früher anreist und sein Zimmer beziehen möchte.

Telefonie

Die digitale Gästemappe ersetzt nicht nur jegliche Printmaterialien im Hotelzimmer, sondern auch andere Geräte. Neben Radio und Wecker verschwinden dank der digitalen Gästemappe auch Telefone aus den Zimmern. Das freut besonders Hoteliers und das Hotelpersonal.

Denn weniger Geräte auf den Zimmern bedeutet weniger Kosten, weniger Wartungsarbeiten, weniger Elektroschrott und weniger Aufwand beim Reinigen. Das macht die Telefonfunktion der digitalen Gästemappe zu einem der beliebtesten Features.

„Als Freund von wenig sichtbaren Kabeln und Staubfängern auf den Zimmern, ist für mich auch die Telefonfunktion des In-Room Tablets eines der überzeugenden Argumente gewesen.“

– Matthias Hirsch, Inhaber Hotel Merkur Baden-Baden

Raumsteuerung

Über eine Schnittstelle zum Energiemanagement-System better.energy haben Hotelgäste die Möglichkeit, über die digitale Gästemappe die Temperatur im Hotelzimmer nach ihren Wünschen anzupassen. Dieses Feature sorgt bei den Gästen für besonderen Komfort. So lassen die Gäste zum Beispiel morgens mit einem Klick auf dem Tablet die Heizung im Badezimmer vorheizen, während sie noch im Bett liegen.

Denn weniger Geräte auf den Zimmern bedeutet weniger Kosten, weniger Wartungsarbeiten, weniger Elektroschrott und weniger Aufwand beim Reinigen. Das macht die Telefonfunktion der digitalen Gästemappe zu einem der beliebtesten Features.

„Wir sind überzeugt das wir mit der Kombination aus Tablet und Raumsteuerung wirtschaftliche Erfolge erzielen und gleichzeitig die Gästezufriedenheit steigern.“

– Alexander Ickler, Head of Operations The Taste Heidenheim

Die intelligente Heizungssteuerung sorgt dafür, den Energieverbrauch und die damit verbundenen Kosten zu senken. Die Heizungen werden über das System automatisch und belegungsabhängig gesteuert.

So wird die Temperatur in nicht belegten Zimmern auf einem effizienten Niveau gehalten, während in belegten Zimmern Wohlfühltemperaturen herrschen. Außerdem erkennt die intelligente Heizungssteuerung offene Fenster und passt die Heizleistung dementsprechend an.

Extra-Feature: Das Babyphone

Ein Feature, das bei Familien besonders beliebt ist, ist die Babyphone-Funktion der digitalen Gästemappe. Besonders die einfache Nutzung stößt bei den Gästen immer wieder auf Begeisterung.

Neben der digitalen Gästemappe auf den In-Room Tablets, die als Babystation genutzt wird, benötigen die Gäste ihr eigenes Smartphone, über das sie die Kleinen immer im Blick haben. Mit den Tablets wird sowohl Audio als auch Video übertragen.

„Wir haben jetzt in den knapp zwei Monaten 1600 Aufrufe der Babyphone-App verzeichnet. Damit liegt die Babyphone-Funktion unter den Top-6 der meist-genutzten Inhalte der digitalen Gästemappe.“

– Quirin Badura, Assistent der Geschäftsführung Allgäuer Berghof.

Mit dem Babyfon-Feature für die digitale Gästemappe sind zusätzliche Geräte im Hotel nicht mehr notwendig. Besonders in Familien- und Ferienhotels gehört die Babyphone-Integration zu den Top-Features.

Die digitale Gästemappe – Ein absolutes Multitalent

Die digitale Gästemappe ist weit mehr, als ein digitales Hotel A-Z. Mit smarten Features überzeugt der digitale Helfer sowohl die Gäste als auch die Mitarbeitenden im Hotel, und das rund um die Uhr.

Wenn Sie mehr über die Funktionen und Features der digitalen Gästemappe erfahren möchten und wie der digitale Assistent in Ihrem Hotelalltag helfen kann, dann vereinbaren Sie einen Beratungstermin mit einem unserer Experten.