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Die vielen Möglichkeiten für einen digitalen Check-In einfach erklärt

Check-In: Vom Meldeschein bis zur Bezahlung digital

Warum an alten Abläufen festhalten, wenn es auch viel einfacher geht? Der Check-In ist einer dieser Abläufe im Hotel, der mit digitaler Hilfe nicht nur für die Hotelmitarbeiter vereinfacht wird – schließlich können Sie sich vom Entziffern und Abtippen der Meldescheindaten der Gäste verabschieden. Auch die Gäste profitieren vom schnellen Check-In und von weniger Wartezeit an der Rezeption.

Wir widmen uns im heutigen Blogbeitrag genau diesem digitalen Ablauf und erklären, wie der digitale Check-In funktioniert, welche Funktionen und Features es gibt, welche Hardware Hotels brauchen und worauf Hoteliers ganz einfach achten sollten, wenn Sie den Check-In digitalisieren. Dafür zeigen wir Ihnen unter anderem verschiedene Szenarios und wie der Check-In auch geräteübergreifend nahtlos funktionieren kann.

So sieht ein nahtloser Check-In-Prozess aus

Der digitale Check-In lässt sich grob in sieben Teilschritte untergliedern. Jeder dieser Schritte steht für sich alleine, kann aber digitalisiert und für einen nahtlosen Ablauf des Check-Ins mit anderen Funktionen kombiniert werden.

Diese sieben Schritte beim Check-In lassen sich ganz einfach digitalisieren:

  • Guest Journey Mailings
  • Pre-Check-In
  • Meldeschein
  • Covid-Check
  • Payment
  • Check-In
  • Key Card Kodierung

Welche dieser Funktionen den Hotelgästen digital angeboten wird, entscheidet das Hotel. Das heißt, wenn Sie Ihren Gästen und Mitarbeitern zum Beispiel nur das Ausfüllen des Meldescheins digital erleichtern möchten, können Sie nur diesen einzelnen Schritt digitalisieren. Alles andere findet dann wie gewohnt an der Rezeption statt. Der modulare Aufbau des Check-Ins macht das möglich. So können Sie die verschiedenen Schritte und den Check-In-Prozess nach und nach digitalisieren.

Einige Funktionen sind jedoch abhängig von der Hardware bzw. vom Ausgabemedium für den digitalen Check-In. So kann die Schlüsselkarte nur am Check-In Terminal vom Hotelgast selbst kodiert werden. Für den Check-In über das eigene Gastgerät, wie das Smartphone, ist diese Funktion nicht verfügbar. Durch den modularen Aufbau lassen sich die beiden Check-In Möglichkeiten, der Check-In per Check-In Terminal und die BYOD-Lösung, miteinander kombiniert und gemeinsam genutzt werden. Mehr zu den Kombinationsmöglichkeiten lesen Sie weiter unten in den Szenarios.

Digitaler Meldeschein auf dem Smartphone eines Hotelgastes

Auf die richtige Hardware für den Check-In kommt es an

Die Wahl der Hardware hat einen Einfluss auf den Funktionsumfang des digitalen Check-Ins. Für den digitalen Check-In kann der Hotelgast sein eigenes Gerät verwenden. Über die BYOD-Lösung ist sowohl das Hotel als auch der Gast nicht von Hardwarevorgaben eingeschränkt und der Check-In kann mobil per Laptop oder über eine Web-App auf dem Smartphone durchgeführt werden. Eine weitere Möglichkeit für Hotelgäste ist das selbständige Einchecken per Check-In Terminal in der Hotellobby. Alternativ ist der Einsatz eines Check-In Tablet an der Hotelrezeption möglich. Mit dem Check-In Tablet wird der Check-In digital an der Rezeption mithilfe eines Hotelmitarbeiters durchgeführt.

Check-In Terminal Check-In Tablet BYOD
Guest Journey Mailings
Pre-Check-In
Meldeschein mit PMS-Synchronisation
Online-Bezahlung
Rechnungseinsicht
Kodieren von Schlüsselkarten
Covid-Check
Mobil verfügbar
100 % Erreichbarkeit der Gäste
Kein zusätzliches Gastgerät notwendig

Wie sieht der digitale Check-In in der Praxis aus?

Wie bereits weiter oben erwähnt, lassen sich die Funktionen und Ausgabemedien für den digitalen Check-In mit einander kombinieren. Durch die verschiedenen Möglichkeiten können Sie so sichergehen, alle Gäste zu erreichen, alle Schritte des Check-Ins sicher digital abzubilden und gleichzeitig Ihr Personal zu entlasten. Anhand von verschiedenen Szenarien zeigen wir Ihnen, wie der Check-In Prozess digital funktionieren kann.

Szenario 1: Der Gast startet den Prozess von zu Hause aus

Bevor der Gast den Check-In-Prozess mit dem Pre-Check-In startet, bekommt er 48 Stunden vor seiner Anreise eine E-Mail vom Hotel. In dieser Einladungsmail findet er einen Link und den Hinweis, dass er seinen Meldeschein bereits vor seiner Ankunft im Hotel ausfüllen kann. Dafür klickt er lediglich auf den Link in der E-Mail. Entweder nutzt er hier sein Smartphone, Tablet, seinen Laptop oder PC. Nun kann er den Pre-Check-In starten und den Meldeschein mit seinen Daten füllen bzw. seine Daten überprüfen. Egal wie, die Daten landen automatisch über eine Schnittstelle zum PMS-System beim Hotel. Das spart dem Gast wertvolle Zeit beim Check-In und entlastet das Hotelpersonal. Am Tag seiner Anreise muss er den Meldeschein nur noch unterzeichnen oder sich digital per 2-Faktor-Authenfikation authentifizieren lassen.

Für den weiteren Check-In kann der Gast bei Ankunft im Hotel mit seinem Gerät dort anknüpfen, wo er mit dem Meldeschein aufgehört hat und seinen Check-In inklusive Payment und Covid-Check digital am Smartphone vervollständigen. Alternativ wendet er sich an die Rezeption und nutzt das Check-In Tablet oder er checkt am Check-In Terminal ein. Hier hat er die Möglichkeit, im Gegensatz zum Online-Check-In, seine Schlüsselkarte selbst zu kodieren. Die Authentifizierung für den Check-In bzw. das Suchen der eigenen Reservierung läuft beim Check-In Terminal entweder über den QR-Code, den der Gast in einer E-Mail bekommen hat. Aber auch ohne die E-Mail ist das Finden der Buchung kein Problem. Das Gast kann den Check-In ganz einfach starten indem er seine Buchungsnummer und seinen Nachnamen eingibt. Hat er weder den QR-Code noch seine Buchungsnummer zur Hand, kann er seine Reservierung über die Eingabe persönlicher Daten, also Name und An- sowie Abreisedatum, im System finden. Egal, welche Methode der Gast nutzt, er kann so genau dort im Check-In Prozess einsteigen, wo er mit dem Pre-Check-In aufgehört hat.

Hotelgast am Check-In Terminal kodiert Schlüsselkarte

Szenario 2: Der Gast startet den Check-In selbständig im Hotel

Startet der Gast den Check-In Prozess erst im Hotel, kann er entweder über sein eigenes Gerät einchecken oder das Check-In Terminal in der Hotellobby nutzen. Dafür nutzt er wie beim Pre-Check-In den Link in der E-Mail mit der Einladung zum digitalen Check-In. An dem Terminal kann er den QR-Code aus der E-Mail scannen, seine Reservierung per Buchungsnummer oder persönlichen Daten suchen, um den digitalen Check-In zu starten. Zuerst prüft er seine Daten und vervollständigt den digitalen Meldeschein. Der Meldeschein wird anschließend digital signiert. Für die rechtssichere Authentifizierung nach gesetzlichen Vorgaben in Deutschland gibt es alternativ die Strong Customer Authentication, kurz SCA. Bei dieser 2-Faktor-Authentifizierung wird die Identität des Gastes über seine Kreditkartendaten digital verifiziert. Dabei werden keine Daten gespeichert, diese werden lediglich zur Authentifizierung genutzt.

Vervollständigt der Gast den Check-In online über sein eigenes Gerät, kann er anschließend für die Key Card Kodierung an das Check-In Terminal wechseln. Da die Touchpoints miteinander verbunden sind, steigt der Gast am Check-In Terminal ganz einfach bei dem Schritt im Check-In Prozess ein, in dem er an seinem Gerät aufgehört hat. So kann der Prozess nahtlos weitergeführt werden. Ist die Rezeption mal nicht besetzt oder ist der Hotelmitarbeiter gerade beschäftigt, muss der Gast nicht warten, sondern kann sich die Schlüsselkarte einfach selbst kodieren.

Hotelgäste und Mitarbeiter an der Rezeption mit einem Tablet beim Check-In

Szenario3: Der Gast checkt an der Rezeption ein

Möchte der Gast nicht auf den persönlichen Austausch mit dem Hotelmitarbeiter verzichten, kann er dennoch digital einchecken. Mit dem Check-In Tablet an der Rezeption kann der Gast seinen Meldeschein digital ausfüllen. Die Daten werden direkt automatisch mit dem PMS-System synchronisiert. Mit wenigen Klicks kann er den Check-In komplett selbst durchführen oder den Rezeptionsmitarbeiter um Hilfe fragen. Besonders für ältere Hotelgäste oder Gäste, die auf den persönlichen Kontakt nicht verzichten möchten, ist das Check-In Tablet die perfekte Kombination aus digitaler Erleichterung und persönlichem Service.

Auch wenn der Gast bereits den Pre-Check-In über sein eigenes Gerät abgeschlossen hat, kann er den Check-In über das Tablet an der Rezeption vervollständigen. Dem Hotel steht es dabei offen, ob nur der Meldeschein hier digital abgefragt werden soll oder ob der Gast den kompletten Check-In durchführen kann. Die Rezeptionsmitarbeiter haben dabei auf dem Check-In Tablet immer alle anreisenden Gäste in einer Liste übersichtlich im Blick und sehen den Meldescheinstatus. So wissen sie, ob der Gast den Meldeschein noch ausfüllen muss, ob nur noch die Unterschrift fehlt oder ob der Gast den digitalen Meldeschein bereits komplett über sein eigenes Gerät vervollständigt hat. Das beschleunigt den Check-In-Vorgang und hilft dem Personal an der Rezeption besser zu planen.

Gut kombiniert für den optimalen Check-In

Natürlich gibt es noch viele weitere Szenarien, wie der digitale Check-In im Hotel ablaufen kann. So kann an dem Check-In Terminal nur der Check-In durchgeführt werden, aber nicht die Schlüsselkartenkodierung. Oder an dem Check-In Tablet wird nur der Meldeschein ausgefüllt und die Daten mit dem PMS-System synchronisiert, den Check-In führt der Hotelmitarbeiter durch. Doch ganz egal, ob das Hotel nur den Meldeschein oder den kompletten Check-In Prozess digitalisiert oder welche Hardware letztendlich genutzt wird, jeder Schritt in Richtung Arbeitserleichterung für die Mitarbeiter und mehr Komfort für die Hotelgäste zählt.

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