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Was Hotels über Schnittstellen mit der digitalen Gästemappe erreichen können

Darum sind Schnittstellen für Hotels so wichtig

Aber was sind Schnittstellen eigentlich? Schnittstellen oder Application Programming Interfaces (API), kurz Interfaces, beschreibt den Teil einer Software, über den ein System an andere Programme angebunden werden kann, damit diese miteinander kommunizieren und Daten austauschen. Es sind also Verbindungsbrücken, die Systeme miteinander vernetzen. So kann die digitale Gästemappe über eine Schnittstelle an das PMS-System des Hotels angebunden werden. Beide Systeme arbeiten so zusammen. Dieser Beitrag soll Ihnen helfen, Schnittstellen und Ihre Wichtigkeit besser zu verstehen.

Kombiniere, kombiniere… für mehr Möglichkeiten mit der Gästemappe

Die digitale Gästemappe kann ohne Schnittstellen schon ziemlich viel. Aber um das ganze Potenzial des digitalen Helfers zu nutzen, wird die digitale Gästemappe mit Systemen oder Programmen von anderen Anbietern verbunden. Diese Verbindungen, oder Schnittstellen, sorgen für Skaleneffekte und optimieren Betriebsabläufe im Hotel. Kurzgesagt helfen Schnittstellen dabei, verschiedene Prozesse im Hotel noch effektiver und effizienter zu gestalten. Ohne API kann die Digitalisierung im Hotel nicht funktionieren, jedenfalls nicht so, dass Hotels und Gäste vollumfänglich davon profitieren.

Um also das komplette Potenzial der digitalen Gästemappe auszuschöpfen, sind Schnittstellen ein wichtiger Baustein. Mit jeder Schnittstelle können verschiedene Funktionen realisiert werden. Es können auch Apps ganz einfach in die digitale Gästemappe integriert werden, die die Gäste über die Gästemappe nutzen, um den Funktionsumfang zu erweitern. Es werden so Spiele eingebunden oder die YouTube-App, damit Gäste Videos direkt in der Gästemappe schauen können. Dem Hotel sind hier fast keine Grenzen gesetzt. Eine weitere Möglichkeit ist das Einbinden von Weblinks. Programme und Systeme, die vom Hotel genutzt werden, können so in die digitale Gästemappe integriert werden, zum Beispiel Bookatable.

Welche Schnittstellen für die digitale Gästemappe gibt es?

Da die digitale Gästemappe nicht nur informiert, sondern darüber auch kommuniziert, reserviert und ausgecheckt wird, kann sie über Schnittstellen an viele andere Systeme gekoppelt werden. Die wichtigsten Schnittstellen haben wir kurz zusammengefasst und die Vorteile für Hotels und Hotelgäste erklärt:

Verbindung zum Herzstück des Hotels: Property Management Systeme

Ohne die Hotelsoftware oder das Property Management System, würde wohl in den meisten Hotels absolutes Chaos herrschen. Die Software ist schließlich die Grundlage für viele Abläufe und Prozesse im Hotel. Da das PMS voller wichtiger Daten ist, macht es also auch Sinn, diese mit der digitalen Gästemappe zu verbinden. Über eine Schnittstelle tauschen beide Systeme Daten aus und kommunizieren miteinander. Aber was bedeutet das?

Durch die Verbindung von PMS und digitaler Gästemappe können beispielsweise Nachrichten auf der Gästemappe personalisiert werden. Durch die Schnittstelle weiß die Gästemappe welcher Gast wann in welchem Zimmer eingecheckt hat und begrüßt ihn mit einer persönlichen Nachricht auf dem Bildschirm, wenn der Gast sein Zimmer bezieht. Auch in Push-Nachrichten wird der Gast so mit seinem Namen angesprochen. Die Verbindung von PMS und digitaler Gästemappe ermöglicht also die persönliche Kommunikation. Aber das ist noch lange nicht alles.

Auch für den Check-In und Check-Out ist die Anbindung an das PMS des Hotels essenziell. Über die Schnittstelle kann die Gästemappe nicht nur Daten aus dem PMS-System auslesen. Die Gästemappe kann auch Daten an das PMS-System senden, natürlich datenschutzkonform und rechtssicher. Füllt der Gast seinen Meldeschein über die App auf seinem Smartphone aus, werden die Daten automatisch an das PMS-System des Hotels weitergeleitet. Ebenso kann der Gast seine Hotelrechnung über die digitale Gästemappe auf dem In-Room Tablet einsehen. Es ist also wichtig, dass die Schnittstelle die beidseitige Kommunikation der Systeme ermöglicht.

Auch für die Mitarbeiter spielt die Verbindung von digitaler Gästemappe und Hotelsoftware eine entlastende Rolle. Das Housekeeping nutzt die digitale Gästemappe auf dem In-Room Tablet, um den Zimmerstatus zu ändern. Wurde ein Zimmer also gereinigt, wird das per Klick an das PMS weitergeleitet. Das Rezeptions-Team weiß sofort, wann ein Zimmer sauber und bezugsfähig ist. Die Schnittstelle erleichtert also nicht nur die Kommunikation mit dem Gast, sondern auch die interne Kommunikation zwischen den Mitarbeitern.

Point of Sales Syteme für mehr Umsatz im Hotel

Die digitale Gästemappe wird von den Gästen häufig für die Bestellung von Hotelservices genutzt. So können die Gäste bequem per Fingerwisch etwas beim Roomservice bestellen. Mit der richtigen Schnittstelle wird nicht nur der Bestellprozess für Ihre Gäste vereinfacht, sondern auch die Arbeit für Ihre Mitarbeiter. Der Gast klickt sich in der digitalen Gästemappe durch das Hotelangebot und bestellt schnell und einfach vom Hotelzimmer aus das Frühstücks aufs Zimmer.

Mit der Schnittstelle zum POS-System findet die Bestellung direkt den richtigen Weg ins Restaurant. Die Bestellung findet ohne Umwege die richtige Abteilung, ohne von der Rezeption weitergeleitet zu werden und manuell auf die Zimmer gebucht werden. Das heißt: entlastete Mitarbeiter, gesenkte Fehlerquote und glückliche Gäste. Fehler bei den Bestellungen gehören so endlich der Vergangenheit an.

Bewertungsplattformen: Positives Feedback mit der Gästemappe sammeln

Die digitale Gästemappe lässt sich außerdem mit Bewertungsplattformen verbinden. Wenn die Erinnerung an den Hotelaufenthalt also noch ganz frisch sind, gibt der Gast eine Hotelbewertung über die digitale Gästemappe ab. Diese Bewertung wird dann über die Schnittstelle an die Online-Bewertungsplattform weitergeleitet. Dazu gehören beispielsweise HolidayCheck und TrustYou. Über Push-Nachrichten können Sie Ihren Gast übrigens am Abend vor seiner Abreise automatisiert darauf hinweisen und so noch mehr Bewertungen für Ihr Hotel sammeln.

Weitere Schnittstellen für noch mehr Service im Hotel

Wie bereits erwähnt, machen Schnittstellen den digitalen Check-In und Check-Out über die digitale Gästemappe einfacher. Neben der Schnittstelle zum PMS-System gibt es dafür auch APIs zu Payment Providern. Beim Ein- oder Auschecken kann der Gast also direkt über die Gästemappe seinen Aufenthalt bezahlen und muss dafür nicht an die Rezeption gehen.

Auch an die intelligente Raumsteuerung kann die digitale Gästemappe angebunden werden. Über die Schnittstelle ist es möglich die Heizkörper im Hotelzimmer über das In-Room Tablet zu regulieren. Dann stellen Ihre Hotelgäste über das In-Room Tablet bequem die Wunschtemperatur ein oder lassen morgens mit einem Klick das Badezimmer vorheizen.

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Auch interne Abläufe kann die digitale Gästemappe mithilfe von Schnittstellen erleichtern. Über die Verbindung zum Hotelmanagement-Tool Hotelkit werden Prozesse ganz einfach miteinander verbunden. Ändert das Housekeeping den Status eines Hotelzimmers nach der Reinigung über die digitale Gästemappe auf „sauber“, bekommen Sie hier eine Benachrichtigung. Auch Bestellungen, die der Gast über die digitale Gästemappe aufgibt, können über das Tool bearbeitet werden. Über die Schnittstelle zwischen digitaler Gästemappe und Hotelkit hat auch das Familux Resort Dachsteinkönig den Hotelalltag vereinfacht. Wie genau, lesen Sie hier im Erfahrungsbericht.

Digitale Gästemappe von Betterspace als Hotel-App mit dem integriertem Chatbot von Dialogshift.

Nicht nur die interne Kommunikation, sondern auch die Kommunikation mit den Hotelgästen wird mithilfe von Schnittstellen und Integrationen vereinfacht. Über die Einbindung eines Chatbots werden beispielsweise Fragen der Gäste automatisch in der digitalen Gästemappe beantwortet. Das erspart den Gästen den Weg zur Rezeption und entlastet das Hotelpersonal. Die Mitarbeitenden im Hotel können sich so ausschließlich auf die besonderen Wünsche und Fragen der Gäste fokussieren. Wie die Integration des Chatbots von Dialogshift im Parkhotel Emstaler Höhe ablief und wie der digitale Helfer in der digitalen Gästemappe die Fragen der Hotelgäste automatisch beantwortet, hat uns Lukas Frankfurth, Inhaber Parkhotel EMstaler Höhe, in einem Interview verraten. Den Beitrag und das Video-Interview können Sie sich jetzt hier anschauen.

Holen Sie alles aus Ihrer Gästemappe heraus

Die digitale Gästemappe über Schnittstellen mit anderen Systemen zu verbinden macht absolut Sinn, wenn man das gesamte Potenzial aus dem digitalen Helfer herausholen möchte. Wie so oft zählt eben auch hier: Gemeinsam kann man mehr erreichen. Dabei müssen es nicht immer direkt Schnittstellen sein. Auch die Integration von Apps oder Weblinks in die digitale Gästemappe kann den Hotelaufenthalt für den Gast bequemer und für die Mitarbeitenden einfacher machen. So können Apps wie YouTube in die Gästemappe integriert werden, damit der Gast über das In-Room Tablet kein Video des Lieblings-YouTubers verpasst. Hier sind also keine Grenzen gesetzt, wenn es darum geht, die digitale Gästemappe zu einem Allround-Tool für Information, Kommunikation, Entertainment und Bestellungen zu machen.

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