Hotelgäste haben bereits vor der Anreise einen hohen Bedarf an Informationen. Warum also warten, bis der Gast im Hotel ankommt, um mit der direkten Kommunikation zu beginnen? Schließlich will der Gast vor seiner Ankunft wissen, wo es Parkmöglichkeiten gibt und wann er einchecken kann. Sie müssen also gar nicht darauf warten, dass Ihr Gast die Lobby betritt, um mit ihm zu kommunizieren.
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Eine Möglichkeit, den Gast vor seiner Anreise im Hotel mit den wichtigsten Informationen zu versorgen, ist das Versenden von Guest Journey Mailings. Warum diese Mailings so wichtig sind und warum sie eine so große Rolle für den Check-In sowie Check-Out spielen, erklären wir in diesem Blogbeitrag.
Was sind Guest Journey Mailings?
Was genau Guest Journey Mailings sind, ist eigentlich schnell erklärt: Es sind E-Mails, die in den verschiedenen Phasen der Guest Journey an den Hotelgast versendet werden. Diese E-Mails können automatisch verschickt werden, wenn sie durch ein bestimmtes Ereignis getriggert werden. Ein bekanntes Beispiel ist die Buchungsbestätigung die der Gast per E-Mail bekommt, wenn er ein Zimmer im Hotel gebucht hat.
In welcher Phase der Guest Journey – vor Ankunft, während des Aufenthaltes oder nach Abreise – die E-Mails versendet werden, ist abhängig von dem Inhalt und was Hotels mit dem Mailing erreichen möchten. Ziel der Guest Journey Mailings kann es sein, den Gast zu informieren, das Up- und Cross-Selling anzukurbeln oder ihn nach einer Bewertung des Aufenthaltes bzw. Hotels zu fragen.
Warum sind Guest Journey Mailings beim Check-In & Check-Out im Hotel so wichtig?
Guest Journey Mailings sind ausschlaggebend für eine optimale Guest Experience. So wird der Gast zur richtigen Zeit mit den richtigen Informationen versorgt und fühlt sich rund um die Uhr umsorgt. Besonders für den digitalen Check-In und Check-Out sind diese Mailings unverzichtbar.
So sind sie der erste Berührungspunkt zwischen dem Gast und dem digitalen Check-In. Hier wird er auf die Möglichkeit, digital einzuchecken, hingewiesen und bekommt alle Informationen dazu zugeschickt. Außerdem werden die Hotel-Mitarbeiter durch den automatischen Versand der E-Mails entlastet.
So helfen Guest Journey Mailings beim Check-In
Die Guest Journey Mailings sind ein wichtiger Bestandteil des Check-In Prozesses. Mit diesen Mailings machen Hotels die Gäste auf den digitalen Check-In oder den digitalen Pre-Check-In aufmerksam. Automatisch bekommt der Gast zwei Tage vor Anreise eine E-Mail vom Hotel mit der Einladung zum Pre-Check-In.
Über einen Link in der E-Mail kann der Gast direkt den Prozess auf seinem Gerät starten und bequem den Meldeschein vorausfüllen. So startet der Gast vor seiner Anreise im Hotel den Check-In Prozess mit nur einem Klick. Die E-Mail kann zudem dazu genutzt werden, den Gast auf aktuelle Angebote des Hotels oder die Check-In Zeiten vor Ort aufmerksam zu machen.
Am Tag seiner Ankunft wird außerdem die Einladung zum digitalen Check-In per E-Mail an den Gast versendet. Hier wird er über einen Link zum Online Check-In weitergeleitet. Zusätzlich bekommt er die Information, dass er den digitalen Check-In im Hotel über das Check-In Terminal selbständig und digital durchführen kann.
Dafür wird ihm ein QR-Code in der E-Mail mitgesendet, über den er den Check-In Prozess an dem Terminal schnell und einfach starten kann. Hat der Gast seinen Check-In abgeschlossen, egal ob per Smartphone oder Terminal im Hotel, bekommt er anschließend eine Bestätigungsmail.
Hat der Gast seinen Aufenthalt direkt beim Check-In bezahlt, bekommt er auch seine Rechnung direkt per E-Mail. So vereinfachen Sie nicht nur die Kommunikation, sondern sparen auch noch Papier.
Guest Journey Mailings für den digitalen Check-Out
Auch für den Check-Out sind die Guest Journey Mailings wichtig. Besonders, wenn der Gast bei der Ankunft nicht den digitalen Check-In genutzt hat, sind die Informationen in der Einladungsmail zum Check-Out wichtig. In der Mail bekommt er wie beim Check-In einen Link und einen QR-Code. Über den Link kann er den Check-Out direkt am eigenen Gerät starten.
Den QR-Code scannt er am Self-Service Terminal in der Hotellobby und kann direkt mit dem Prozess beginnen, ohne seine Buchung manuell suchen zu müssen. Hat der Gast seinen QR-Code doch nicht gleich zur Hand, kann er seine Buchung über seine Buchungsnummer oder persönliche Daten, wie Name und An- sowie Abreisedatum, finden.
Nach dem erfolgreichen Check-Out bekommt er automatisch eine E-Mail mit der Bestätigung. Hier können noch zusätzlich hilfreiche Informationen eingebaut werden. Zum Beispiel, dass der Gast seine Key Card an der Rezeption abgeben oder den Schlüssel einfach im Zimmer liegen lassen kann.
Auch ein Link zu einer Bewertungsplattform kann hier eingebaut werden und so Feedback vom Gast gesammelt werden. Hat der Gast seinen Aufenthalt direkt beim Check-Out bezahlt, bekommt er zudem die Rechnung automatisch per E-Mail.
Erweitern Sie die Kommunikation zwischen Gast und Hotel
Guest Journey Mailings sind bei dem digitalen Check-In und Check-out nicht mehr wegzudenken. Das Feature erleichtert den Gästen das Ein- und Auschecken, während das Hotel mit personalisierten E-Mails zur richtigen Zeit einen besonderen Service bietet.
Durch den automatisierten, personalunabhängigen Versand der Guest Journey Mailings fällt außerdem kein zusätzlicher Aufwand für die Mitarbeiter im Hotel an. Mit dem persönlichen Touch sticht die E-Mail im Posteingang hervor und Hotels können so eine Verbindung zum Gast aufbauen, noch bevor er im Hotel anreist. Auch nach dem Aufenthalt sind E-Mails ein essentieller Baustein, um die Verbindung zum Gast nicht abbrechen zu lassen.