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Digitalisierung im Hotel: Aller Anfang ist leicht! – Teil 1

Digitalisierung im Hotel

Die Digitalisierung im Hotel hat in den letzten beiden Jahren, bedingt durch das Corona-Virus und dessen Auswirkungen auf die Hotellerie, deutlich an Fahrt aufgenommen. Schließlich sind personalisierte aber kontaktlose Prozesse zum neuen Standard in der Hotellerie geworden und spielen eine enorm wichtige Rolle bei der Bewältigung der Hygieneauflagen für Hotels. Doch nach wie vor sorgt die Digitalisierung oft für Sorgenfalten auf der Stirn von Hoteliers. Denn viele Hotelbetreiber, Inhaber oder auch General Manager fragen sich, wo sie anfangen und wo sie wieder aufhören sollen. Zugegeben eigentlich ist „aller Anfang schwer“, aber bei der Digitalisierung im Hotel trifft das nicht zu. Hier gilt das Motto: „Aller Anfang ist leicht“.

Wir beschäftigen uns in unserem Blog-Zweiteiler deswegen mit einfachen Einstiegsmöglichkeiten in die weite Welt der Digitalisierung im Hotel. Wir haben uns angeschaut, welche Möglichkeiten es gibt, ohne viel Aufwand digital im Hotel durchzustarten und welche Möglichkeiten es gibt, einfach zu beginnen ohne sich in komplexen Prozessen zu verlieren. Es gibt natürlich noch einen weiteren Punkt, warum Sie sich als Hotelier mit der Digitalisierung Ihres Hotels beschäftigen müssen: Die geänderten Gästebedürfnisse. Denn eins ist klar, die Gäste der Zukunft wollen und suchen nach digitalen Erlebnissen im Hotel. Waren die Generation der Babyboomer und Millennials noch zufrieden mit dem bis jetzt meist niedrigen Grad an Digitalisierung im Hotel, legen die Generation Y und Generation Z viel mehr Wert auf digitale Möglichkeiten.

Digitalisierung muss nicht kompliziert sein

Blockchain, Künstliche Intelligenz, Kryptowährungen die Liste digitaler Buzzwords ist schier endlos und es vergeht kein Tag, an dem einem nicht ein neuer mystischer Begriff der Digitalisierung das Licht der Welt erblickt. Das hat dafür gesorgt, dass viele überfordert sind von der Digitalisierung und das trifft zum Teil auch auf Hoteliers zu. Doch Digitalisierung muss nicht kompliziert sein und vor allem nicht schwer. Denn schließlich soll die Digitalisierung das Leben und Arbeiten im Hotel vereinfachen und nicht verkomplizieren. Es gibt zahlreiche Möglichkeiten, wie mit einfachen Mitteln Enormes im Hotel bewirkt werden kann. Schließlich haben oft kleine Veränderungen eine große Wirkung.

Aller Anfang ist leicht:
Möglichkeiten mit der Digitalisierung im Hotel zu starten

    1. Der Pre-Check-In inklusive PMS-Synchronisation
    2. Die digitale Gästemappe inklusive Telefonfunktion
    3. Der Check-Out über das In-Room Tablet

Mit dem Pre-Check-In einfach digital durchstarten

Schon wieder so ein englischer Begriff: Pre-Check-In. Damit ist im Grunde nichts anderes gemeint als die Erfassung der Gästedaten vor dem eigentlichen Check-In im Hotel. Die Erfassung der Gastdaten im Hotel sorgt dafür, dass der Check-In-Prozess zu einem bürokratischen Akt und nicht zur herzlichen Begrüßung im Hotel wird. Zudem kostet es enorm viel Zeit und führt zu Stoßzeiten oft zu Warteschlangen im Hotel. Doch das muss nicht sein. Mit dem Pre-Check-In zum Beispiel von Betterspace füllen die Gäste bequem bereits zu Hause oder auch unterwegs per Smartphone, Laptop oder Tablet den digitalen Meldeschein aus.

Dank der Anbindung an das PMS-System werden die Daten automatisch und ganz ohne die Bindung von Personal synchronisiert. Dieser Prozess ist sowohl für den Gast als auch für den Mitarbeiter simpel und hat eine große Auswirkung. Die Gäste geben ihre Daten in einer vorgefertigten Online-Eingabemaske ein. Das sind die Gäste von Onlineshops oder vom Check-In am Flughafen bereits gewöhnt und stellt nichts Neues dar. Aber es ist bequem und kann auch super während der Taxifahrt vom Flughafen zum Hotel in wenigen Minuten erledigt werden. Beim tatsächlichen Check-In hat der Mitarbeiter gleich alle benötigten Gastdaten parat und kann sich auf das herzliche Willkommen-Heißen des Gastes konzentrieren. Damit startet der Aufenthalt im Hotel persönlich und gleichzeitig digital ganz ohne Warteschlangen und einen langwierigen Check-In-Prozess.

Das klingt jetzt alles schön und einfach, aber es muss ja auch alles im Hotel implementiert werden, denken Sie sich jetzt sicher? Und Sie haben recht. Aber keine Angst, die Implementierung im Hotel ist auch einfach. Hoteliers selbst müssen sich lediglich für einen Anbieter des digitalen Check-Ins entscheiden und bei ihrem PMS-Anbieter die notwendige Schnittstelle anfragen. Der PMS-Anbieter und der Digitalisierungs-Anbieter setzten dann alle notwendigen Schritte in Gang und implementieren im Hintergrund den neuen Prozess. Nach einer kurzen Schulung und Einführung kann es auch schon losgehen mit dem digitalen Pre-Check-In für Sie und Ihre Gäste. Natürlich wird der Datenschutz dabei stets eingehalten. Ein Umbau, die Anschaffung neuer Technik oder ähnlichem entfällt gänzlich. Ein kleiner Schritt also, der eine große Auswirkung auf die Zufriedenheit Ihrer Gäste und die Entlastung Ihrer Rezeptionsmitarbeiter hat.

Die digitale Gästemappe mit der Telefonfunktion als perfekter Start der Digitalisierung im Hotel

Auch die digitale Gästemappe kann ein sehr guter Einstieg in die Digitalisierung sein. Die smarten In-Room Tablets mit der Gästemappe zum Beispiel better.guest von Betterspace, stehen Ihren Gästen als digitaler Concierge 24/7 im Hotelzimmer zur Verfügung. Der Clou: Die Tablets dienen gleichzeitig als Zimmertelefon. Die Gäste telefonieren über die Tablets mit der Rezeption, können den Notruf wählen oder externe Telefonate führen. Darüber hinaus hilft die Gästemappe den Gästen, sich von Anfang an perfekt im Hotel zurechtzufinden. Der Zimmerservice kann mit wenigen Klicks bestellt, die Frühstückszeiten in Erfahrung gebracht oder die Zimmerreinigung abbestellt werden.

Dabei ist die Handhabung für die Gäste genauso einfach, wie für Ihre Mitarbeiter. Ganz intuitiv lassen sich die Tablets steuern und die übersichtliche Software ermöglicht ein einfaches Aktualisieren der Inhalte mit wenigen Klicks gleichzeitig auf allen Gästemappen in allen Zimmern. Das spart Zeit für das Personal und macht den Aufenthalt für den Gast bequem und einfach. Der Start ist zudem sehr einfach. Denn die Tablets mit der digitalen Gästemappe better.guest werden schlüsselfertig ausgeliefert. Damit ist auch die Implementierung im Hotel ein Klacks.

Alle Inhalte der Gästemappe und die Tablets werden nach den Wünschen jedes Hotels vorkonfiguriert. Angekommen im Hotel, müssen die In-Room Tablets lediglich auf den Hotelzimmern verteilt und an den Strom angeschlossen werden. Bei Bedarf unterstützt hier Betterspace sehr gern. Damit nichts schiefgeht erhalten die Mitarbeiter eine Einführung in die Software der Tablets und zudem werden Sie monatlich über Neuheiten sowie Tipps und Tricks im Umgang mit dem digitalen Helfer per Newsletter informieren. Zudem stellt der Support jederzeit Hilfe sicher, sollte doch mal eine Frage oder eine technische Herausforderung aufkommen. Damit gelingt der Einstieg in die Digitalisierung schnell, einfach und komfortabel. Ihre Gäste werden Ihnen die Anschaffung mit Sicherheit danken und zusätzlich sorgen Mehreinnahmen, die über das Tablet generiert werden, und die Entlastung des Personals dank automatisierter Prozesse für strahlende Gesichter.

Einfacher Start der Digitalisierung im Hotel: Auschecken ganz ohne Rezeption

Genauso wie der Check-In ist der Check-Out ein von Bürokratie überlagerter Prozess im Hotel. Doch auch hier gibt es jede Menge Möglichkeiten, den Prozess zu vereinfachen und komfortabel für Gäste und Mitarbeiter zu gestalten. Denn durch den Einsatz digitaler Helfer im Hotel kann der Check-Out bequem im Hotelzimmer durch den Gast selbst durchgeführt werden, ganz ohne Anstehen an der Rezeption und ohne Papier. Mit der digitalen Gästemappe better.guest von Betterspace sehen die Gäste über das In-Room Tablet die Rechnung ein, können bei Bedarf in wenigen Schritten diese online bezahlen und anschließend mit einem Klick auschecken. Die Implementierung im Hotel ist dabei genauso einfach wie der Check-Out für den Gast und damit ein idealer Einstieg in die Digitalisierung im Hotel.

Der Check-Out kann schnell und einfach mit wenigen Klicks in der Gästemappe hinterlegt und aktiviert werden. Natürlich müssen hierfür die Schnittstellen zum Zahlungsanbieter und PMS-System Ihres Hotels angefragt werden. Abgesehen von der Anfrage der Schnittstelle laufen alle nötigen Prozesse dann völlig unabhängig vom Zutun des Hoteliers im Hintergrund ab. Die Angst, es sei alles kompliziert und bedeutet viel Aufwand für Hotel und Mitarbeiter, ist auch in diesem Fall völlig unbegründet. Natürlich steht auch hier der Support von Betterspace bei Fragen immer helfend zur Seite und beim Start gibt es eine Einführung in das neue System.

Dabei hat Ihr Gast natürlich stets die Wahl. Möchte er selbständig auschecken, kann er das schnell und einfach tun. Aber auch der klassische Check-Out an der Rezeption bleibt weiterhin möglich. Sorgen, dass etwas schiefgehen könnte, sind hier unbegründet, denn im Notfall kann das Hotelpersonal natürlich den Gast jederzeit händisch wie gewohnt am Front Office auschecken. Zusätzlich stehen Hotel und Gästen alle Vorteile der digitalen Gästemappe zur Verfügung. Eine Anschaffung die sich zusammenfassend für den Gast und auch die Mitarbeiter rentiert und einen verstaubten Prozessschritt vereinfacht und digitalisiert.

Digitalisierung im Hotel kann nicht nur einfach sein, sondern ist es auch!

Wie Sie sehen, gibt es viele Möglichkeiten die Digitalisierung im Hotel in Angriff zu nehmen, ohne sich dabei in komplizierten Prozessen zu verrennen. In unserem nächsten Blogbeitrag „Digitalisierung im Hotel: Aller Anfang ist leicht! – Teil 2“, zeigen wir Ihnen noch mehr Möglichkeiten, Ihr Hotel fit für das digitale Zeitalter zu machen, ganz ohne dabei Angst vor schwieriger Handhabung und einer komplizierten Implementierung im Hotel haben zu müssen. Außerdem haben wir noch ein paar Tipps und Tricks für einen gelungen digitalen Start in petto.

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