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Digitale Evolution: Von der Gästemappe im Hotelzimmer zum Multitalent fürs gesamte Hotel

Die digitale Gästemappe verlässt das Hotelzimmer

Die digitale Gästemappe ist viel mehr als nur eine Informationssammlung und mittlerweile nicht mehr nur ein praktischer Helfer für die Gäste im Hotelzimmer. Der digitale Assistent hat sich zum Multitalent im gesamten Hotel entwickelt. Die Hotelkettensteuerung wird bereits genutzt, um die digitale Gästemappe in verschiedenen Häusern derselben Hotelmarke gleichzeitig mit angepassten Inhalten auszuspielen. Genauso kann das Konzept auf ein einzelnes Hotel übertragen werden. So kann die Gästemappe mit auf den Einsatzbereich angepassten Inhalten in unterschiedlichen Abteilungen eines Hotel genutzt werden. Das macht aus der digitalen Gästemappe ein echtes Multitalent.

So kann beispielsweise aus dem In-Room Tablet das Front Office Tablet für die Unterstützung an der Rezeption werden oder das Bestellen von Hotelservices nicht nur vom Hotelzimmer, sondern vom Wellnessbereich aus stattfinden. Die digitale Gästemappe stellt dem Gast abhängig vom Hotelbereich in dem er sich aufhält die Informationen bereit, die ihn auch wirklich interessieren.

Wir haben die digitale Gästemappe aus dem Hotelzimmer genommen und uns in verschiedenen Bereichen im Hotel nach neuen Einsatzgebieten für den smarten Helfer umgeschaut. Wo die digitale Gästemappe im Hotel sonst noch den Alltag im Hotel erleichtert, für steigende Umsätze sorgt und die Gästekommunikation vereinfacht, lesen Sie in diesem Blogbeitrag.

Digitale Gästemappe mit Informationen zum Hotel auf dem In-Room Tablet

Der digitale Helfer für die Rezeption: Das Front Office Tablet

Mit der digitalen Gästemappe auf dem Front Office Tablet haben auch die Mitarbeiter an der Rezeption alle wichtigen Informationen schnell und digital zur Hand. Mit der digitalen Gästemappe geben die Mitarbeiter ihren Gästen immer die aktuellsten Informationen mit auf den Weg. In dem Front Office Tablet steht alles Wichtige zum Hotel, Tipps für Ausflüge und Sehenswürdigkeiten sowie aktuelle Angebote des Hotels.

Mit der digitalen Gästemappe auf dem Front Office Tablet können die Mitarbeiter die Hotelgäste schon beim Check-In auf die digitale Gästemappe im Hotelzimmer aufmerksam machen. Wenn die Gäste wissen, welche Informationen sie in der digitalen Gästemappe finden und wie einfach sie über den digitalen Helfer hoteleigene Services buchen können, wird die Nutzungsrate der Gästemappe auf den Hotelzimmern deutlich gesteigert. Besonders für ältere Gäste wird so die Hemmschwelle, die Tablets mit der Gästemappe auf den Zimmern zu nutzen, direkt gesenkt.

In das Front Office Tablet können auch weitere Apps integriert werden, die die Mitarbeiter an der Rezeption unterstützen und entlasten. Zum Beispiel hat die Integration der Cov-Pass-Check-App in den letzten Monaten den Rezeptions-Mitarbeitern besonders geholfen und den Check-In-Prozess beschleunigt. So konnte an der Rezeption mit dem Tablet der Covid-Nachweis der Hotelgäste schnell gescannt und kontaktlos überprüft werden.

Hotelgäste an der rezeption mit einem Tablet

Die Schaltzentrale für Smart Home im Hotel

Außerdem praktisch für das Rezeptions-Team: Die Verbindung von digitaler Gästemappe und smarter Raumsteuerung. Gäste im Hotelzimmer steuern bereits die Heizkörper mit der digitalen Gästemappe nach ihren Wünschen. Das Gleiche lässt sich auch auf die Tablets mit der digitalen Gästemappe an der Rezeption übertragen. So regulieren die Mitarbeiter bequem von der Rezeption aus die Heizkörper in den öffentlichen Bereichen oder passen die Temperatur in Tagungsräumen mit einem Klick an, ohne den Arbeitsplatz zu verlassen. So senkt das Hotel die Heizkosten und den Energieverbrauch nachhaltig. Auch Warnmeldungen bei ungewöhnlichem Energieverbrauch werden direkt versandt. So haben Hoteliers und Mitarbeiter immer einen Überblick und können direkt eingreifen, wenn es Probleme beim Heizen gibt.

Digitale Informationen für die öffentlichen Bereiche

Die digitale Gästemappe hilft nicht nur an der Rezeption. Auch in den öffentlichen Bereichen im Hotel versorgt die digitale Gästemappe die Gäste mit Informationen rund um das Hotel und die Umgebung. Das kann die digitale Gästemappe auf dem Tablet sein. Da die digitale Gästemappe nicht an ein Ausgabemedium wie dem Tablet gebunden ist, kann sie alternativ auf Displays ausgespielt werden. Die Digital Signage-Lösung ist ein Eyecatcher, egal wo im Hotel. Über große Touch-Displays bekommen die Gäste zum Beispiel in der Lobby einen Überblick über alle wichtigen Informationen zum Hotel, klicken sich durch das Hotelangebot oder planen den nächsten Ausflug. Ist die Rezeption mal nicht besetzt oder sind die Hotelmitarbeiter gerade mit einem anderen Gast beschäftigt, sind die Antworten auf seine Fragen dennoch rund um die Uhr nur einen Klick entfernt.

Vom Hotelzimmer ins Hotel-Restaurant

In die digitale Gästemappe lässt sich auch die Speisekarte des Hotel-Restaurants einbinden. So kann die digitale Gästemappe auch im Gastronomie-Bereich des Hotels aushelfen. Als hygienische Alternative zu gedruckten Speisekarten hat das digitale Menü besonders in der Corona-Zeit gepunktet. Ob als Web-App auf dem Smartphone der Gäste oder auf praktischen Tablets kann die digitale Gästemappe gedruckte Speisekarten ersetzen. Das ist aber nicht nur hygienischer, sondern auch nachhaltiger und kostengünstiger. So müssen Speisekarten nicht nach jeder Änderung neu gedruckt werden und auch Tagesgerichte sind schnell durch die Hotelmitarbeiter aktualisiert. Die digitale Gästemappe bietet darüber hinaus auch Entertainment für die Gäste im Restaurant oder an der Bar. Es lassen sich ganz einfach digitale Zeitungen und Zeitschriften integrieren, auf die der Gast jederzeit Zugriff hat.

Hotelgast nutzt die digitale Gästemappe auf dem Tablet als Speisekarte

Digitale Unterstützung im Wellnessbereich

Auch im Wellnessbereich hilft die digitale Gästemappe aus. Übersichtlich und modern werden die Angebote des Spa-Bereichs dem Gast präsentiert. Außerdem können die Gäste über den digitalen Helfer direkt Services buchen oder Spa-Termine reservieren. Das beschleunigt nicht nur den Prozess, sondern macht es den Gästen noch einfacher, einen Sekt oder eine Massage zu buchen. Durch die einfache Bedienung wird die Hemmschwelle der Gäste gesenkt, Zusatzangebote zu buchen. Auch hier können Zeitungen und Zeitschriften für die Gäste eingebunden werden.

Der Helfer im Tagungsraum im Hotel

Auch im Bankettbereich kann die digitale Gästemappe unterstützen. Tagungsgäste nutzen die digitale Gästemappe beispielsweise um Services zu bestellen. Auch über die Chatfunktion lässt sich bequem mit den Hotelmitarbeitern kommunizieren. Über den Chat mit der Rezeption oder die Telefonfunktion kann zum Beispiel die Kaffeepause angekündigt werden. Das erleichtert sowohl das Planen für die Tagungs- oder Konferenzgäste als auch für die Hotelmitarbeiter. Sollte es mal Probleme mit der Technik geben, erreichen die Gäste ohne Umwege einen Mitarbeiter oder sie nutzen den Chat, um Getränke zu ordern. Die digitale Gästemappe erleichtert so die Kommunikation zwischen Gast und Hotelmitarbeiter sowie das Bestellen von Serviceangeboten im Bankettbereich.

Hotelmitarbeiterin in der Lobby mit einem Tablet

Ein Ass im Ärmel

Die digitale Gästemappe auf dem Tablet kann auch als Verwaltungs-Tablet im Back Office eingesetzt werden. Werden Inhalte in der Gästemappe geändert oder Kacheln neu angelegt, können die Änderungen vorerst mit dem Back Office Tablet getestet werden. So können Änderungen in einer Live-Umgebung geprüft werden, bevor sie auf allen Gästemappen auf den Hotelzimmern vorgenommen werden. So lassen sich Inhalte für die digitale Gästemappe noch einfacher optimieren.

Viel mehr als nur eine Gästemappe

Die digitale Gästemappe ist mittlerweile weit mehr als nur die Informationssammlung im Hotelzimmer. Als Helfer an der Rezeption, Buchungs-Manager für den Spa-Bereich oder digitale Speisekarte sowie Entertainment-Angebot im Restaurant glänzt die Gästemappe bei der Gästebetreuung und -kommunikation im gesamten Hotel. Angepasst an das Hotel kann die digitale Gästemappe in den verschiedenen Bereichen unterstützen. Die digitale Gästemappe hat sich entwickelt und ist mittlerweile viel mehr als das. Möchte man das gesamte Potenzial des smarten Assistenten von Umsatz steigern, über Kosten senken bis hin zu Gastkommunikation verbessern, ausnutzen, sollte der Einsatzbereich vom Hotelzimmer auf das gesamte Hotel ausgebreitet werden.

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