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Digital vs. analog: Die Vor- und Nachteile für Hotels

Muss es im Hotel denn digital sein?

Digitale Lösungen haben in der Hotellerie großen Anklang gefunden. Dennoch hinkt die Branche in Sachen Digitalisierung hinterher. Viele Hotels halten an den altbekannten Lösungen fest. Doch sind analoge Zimmermappen und Co. in Zeiten der Digitalisierung noch eine sichere Alternative für Hoteliers, während Technologien wie VoIP-Telefonie und Check-In Terminals ihre Wege ins Hotel finden? In diesem Blogbeitrag haben wir die Vor- und Nachteile der digitalen und analogen Alternativen für Hotels gegenübergestellt, um das herauszufinden.

Digitale Gästemappe vs. gedruckte Zimmermappe im Hotelzimmer

Das Berühren des glatten Touchscreens des In-Room Tablets oder des Smartphones mit der digitalen Gästemappe versus das bekannte Gefühl von Papier beim Blättern durch die gedruckte Zimmermappe. Die aktuellen Angebote des Hotels versus veraltete Öffnungszeiten des SPA-Bereichs. Alle Informationen über das Hotel und die Umgebung zentral gebündelt versus einen unübersichtlichen Stapel aus Flyern, Broschüren und Zeitschriften. Diese Liste kann noch ewig weitergeführt werden. Eine digitale Zimmermappe mit einer herkömmlichen Zimmermappe zu vergleichen ist nicht leicht. Schließlich ist die digitale Version weitaus mehr, als eine Informationssammlung für den Hotelgast. Die digitale Gästemappe glänzt mit praktischen Features, bietet mehr Möglichkeiten und verbraucht außerdem weniger Platz. Das ist ein enormer Vorteil von digitalen Lösungen.

Die digitale Gästemappe better.guest zum Beispiel ist digitaler Concierge, Sales Manager sowie Reiseführer für Ihre Hotelgäste und gleichzeitig Telefon, TV-Fernbedienung, Wecker und mehr. Mit dem digitalen Assistenten bestellen Ihre Gäste etwas beim Roomservice, surfen im Internet und telefonieren mit der Rezeption. Immer wieder werden neue Erweiterungen und Feature für die digitale Gästemappe entwickelt, dass ihr Name eigentlich digitales Multitalent sein sollte.

Bei vielen Flyern und Broschüren gehen wichtige Hoteloinformationen schnell unter

Vorteile und Nachteile der digitalen und analogen Gästemappen

Eine neu gedruckte Zimmermappe sieht noch frisch und hübsch aus, doch nach kurzer Zeit findet man hier Eselsohren und unschöne Flecken. Die regelmäßige Reinigung von digitalen Gästemappen hingegen ist einfach. Der zeitliche und monetäre Aufwand, um Zimmermappen bei der kleinsten Änderung von Informationen neu zu drucken, fällt bei der digitalen Gästemappe komplett weg. Informationen aktualisieren der Hotelier oder die Hotelmitarbeiter mühelos und schnell auf allen Tablets im Hotel selbst mit nur wenigen Klicks. Zimmermappen gehören zur Standardausstattung im Hotelzimmer und jeder kennt sie. Analoge Zimmermappen sind schließlich immer gleich aufgebaut. Das macht sie jedoch langweilig und sie geht häufig neben anderen Flyern und Broschüren unter. Mit digitalen Gästemappen wecken Sie wieder das Interesse Ihrer Gäste, sich mit dem Hotel und den Angeboten zu beschäftigen.

Mit der digitalen Gästemappe können sich Hotels gedruckte Informationen und zusätzliche Geräte im Hotel sparen

Persönlicher vs. digitaler Check-In und Check-Out im Hotel

Der digitale Check-In und Check-Out erleichtert den Ablauf für Hotelgäste und Mitarbeiter. Die Gäste müssen nicht mehr in langen Schlangen an der Rezeption anstehen, sondern checken noch vor ihrer Ankunft per App im Hotel ein oder nutzen das Check-In Terminal im Hotel. Der Gast füllt ganz einfach digital seinen Meldeschein aus, ohne Stift und Papier und langen Wartezeiten. Die Daten werden anschließend automatisch mit dem PMS-System des Hotels synchronisiert. Das erleichtert wiederum den Check-In für die Hotelmitarbeiter, die die Gastdaten nicht entziffern und händisch in das System des Hotels übertragen müssen. Mit modular aufgebauten Check-In-Systemen lässt sich der digitale Check-In Prozess außerdem an die Anforderungen des Hotels und der Gäste anpassen. So kann nur der Meldeschein oder der komplette Check-In, inklusive Payment und Key Card Kodierung, digitalisiert und durch den Gast selbständig digital durchgeführt werden.

Was beim digitalen Check-In auf den ersten Blick fehlt, ist der persönliche Kontakt zwischen Mitarbeitern und Gästen. Checkt der Gast über sein Smartphone ein und bekommt seine Schlüsselkarte am Terminal, fehlt die direkte Kommunikation mit einem Hotelmitarbeiter. Die digitale Alternative ersetzt jedoch die Hotelmitarbeiter nicht. Vielmehr erleichtern sie die Arbeit. Diese können sich durch die gewonnene Zeit um Gäste kümmern, die die Hilfe der Mitarbeiter wirklich brauchen. Sind die Mitarbeiter an der Rezeption nicht mit dem Check-In und Check-Out beschäftigt, haben sie mehr Zeit für den persönlichen Service. Ein weiterer Vorteil der digitalen Lösung ist, dass mit jedem Meldeschein, der digital ausgefüllt wird, Papier eingespart wird.

Den digitalen Check-In am Terminal kann der Gast selbständig durchführen und auch Schlüsselkarten kodieren

Gehostete Telefonanlage vs. lokale Telefonanlage für das Hotel

Hinter einer Cloud- oder gehosteten Telefonanlage versteckt sich eine virtuelle Telefonanlage, die in Form eines ausgelagerten Dienstes zur Verfügung gestellt wird. Das heißt, bei der gehosteten Telefonanlage wird nicht der firmeneigene Server verwendet. Ein Serviceprovider stellt den Server zur Verfügung. On-Premise-Telefonanlagen, auch bekannt als In-House-Telefonanlagen, sind Lösungen, die direkt vor Ort im Hotel installiert werden. Dabei gibt es Unterschiede ob die Telefonanlage vor Ort als Hardware oder als Software, also virtuell, installiert wird.

Auch die Cloud-Technologie bringt einige Vorteile mit sich. Der größte Vorteil ist die Kostenersparnis. Die virtuelle Anlage wird in Hochsicherheits-Rechenzentren gehostet und steht nicht mehr im Hotel. Mit Cloud-Telefonanlage entfallen die Anschaffungs- und Wartungskosten für teure Telefonanlagen, die vor Ort im Hotel stehen. Sie müssen sich keine Gedanken über Hardware und ihre Nutzungsdauer machen. Genau wie bei der lokalen Telefonanlage ist die Verwaltung von Nebenstellen kein Problem. Sie bestimmen wie viele Nebenstellen Sie in Ihrem Hotel brauchen und passen die Funktionen der Cloud-Telefonanlage an Ihre Bedürfnisse an. Verwaltet wird das Ganze unkompliziert über einen Webzugang.

Alles was im Hotel für Telefonie über die gehostete Telefonanlage benötigt wird, ist ein Internetanschluss mit ausreichender Bandbreite. Ein Nachteil bei Cloud-Telefonanlagen ist, dass diese im Fall eines Stromausfalls nicht funktioniert. Ohne Strom hat das Hotel keine Internetverbindung und die Telefone funktionieren nicht. Es ist jedoch mit der Cloud-Telefonanlage möglich Mobiltelefone als Nebenstellen einzurichten. Außerdem können Sie für den Fall eine Weiterleitung zu Ihrem Mobiltelefon einrichten, wenn eine Nebenstelle nicht erreichbar ist. So sind Sie selbst bei einem Stromausfall erreichbar.

Smart Key vs. Zimmerschlüssel im Hotel

Beim Check-In und Check-Out wird mit smartem Key als App für das Smartphone die Schlüsselübergabe hinfällig. Natürlich lässt sich die Tür zum Hotelzimmer mit dem Smartphone genauso leicht öffnen, wie mit einem Schlüssel. Doch wie viele Gäste verlieren schon ihr Smartphone im Gegensatz zum Türschlüssel oder zur Zimmerkarte? Das Smartphone hat Ihr Gast immer griffbereit in seiner Tasche. Für diejenigen, die keins besitzen, muss die herkömmliche Zimmerkarte herhalten. An der Rezeption liegt hoffentlich ein Ladekabel für die Smartphones der Gäste bereit, falls einer wegen eines leeren Akkus nicht in sein Zimmer kommt. Für manche digitalen Lösungen brauchen Hoteliers einfach einen Plan B und hilfsbereite Mitarbeiter.

Mit digitalen Keys zu den Hotelzimmern gehören verlorene Schlüssel oder defekte Schlüsselkarten der Vergangenheit an

Automatische Raumsteuerung vs. manuelle Regelung im Hotelzimmer

Smart Home gibt es auch für Hotels. So lassen sich Licht, Heizung, Klimaanlage und die Jalousien smart steuern und automatisch regulieren. Beispielsweise lässt sich mit dem intelligenten Energiemanagementsystem better.energy, das für Hotels entwickelt wurde, die Heizungen im gesamten Hotel personalunabhängig steuern. Durch die Schnittstelle zum PMS-System des Hotels weiß die intelligente Raumsteuerung, welche Zimmer belegt und welche leer sind. So passt die intelligente Heizungssteuerung die Temperatur dementsprechend an. Nicht belegte Zimmer werden auf einem effizienten Niveau gehalten, während in belegten Zimmern Wohlfühltemperatur herrscht. Außerdem werden automatisch offene Fenster erkannt und Wetterprognosen für das Heizverhalten berücksichtigt. Über eine Verbindung zur digitalen Gästemappe können Hotelgäste ihre Wunschtemperatur auch über das In-Room Tablet bequem steuern. So sorgen Hotels auch mit automatischer Steuerung der Heizungen für individuellen Service und Komfort.

Mithilfe von Funkthermostaten reguliert das Energiemanagementsystem better.energy die Heizkörper effizient und personalunabhängig

Natürlich lässt sich die Heizung auch manuell steuern und der Gast kann die Wohlfühltemperatur auch über normale Thermostate steuern. Doch mit der intelligenten Steuerung müssen sich Hoteliers keine Gedanken darum machen, dass der Gast vergisst, die Heizung auszumachen, wenn er ein Fenster öffnet. Auch das Housekeeping muss nach Abreise des Gastes nicht mehr darauf achten, die Heizung herunterzudrehen. So senkt das Hotel nicht nur den Aufwand für die Mitarbeiter, sondern auch den Energieverbrauch im Hotel um bis zu 31 Prozent. Außerdem hat der Hotelier oder die Mitarbeiter den Energieverbrauch immer im Blick und bekommen bei ungewöhnlichen Verbräuchen eine Warnmeldung, um direkt einzugreifen.

Digitalisierung im Hotel schreitet aus gutem Grund voran

Digitalisierung gehört mittlerweile zum Alltag der Menschen. Noch haben sich digitale Lösungen nicht überall durchgesetzt, doch in manchen Bereichen sind sie einfach sinnvoll. Sei es, um Abläufe zu vereinfachen, zu beschleunigen oder sicherer zu machen. Die Hotellerie profitiert von digitalen Lösungen. Digitalisierung beeinflusst viele Faktoren im Hotel. Zum einen erleichtert sie Prozesse im Hotel für Hotelier und Mitarbeiter, beispielsweise durch zentrale Verwaltung der Zimmermappen. Zum anderen, gestaltet sie den Aufenthalt für Ihre Gäste im Hotel komfortabler, was für eine gesteigerte Gästezufriedenheit sorgt. Sie spiegelt aber auch die Innovationsfähigkeit im Hotel wider. Letztendlich spart das Hotel nicht nur Kosten, sondern gewinnt einen enormen Wettbewerbsvorteil, wenn er analoge Technologien durch digitale ersetzt.

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