Der digitale Meldeschein & das digitale Gästeverzeichnisblatt

Die Meldegesetze: Der digitale Meldeschein in Deutschland und der digitale Meldezettel in Österreich

Andere Länder andere Sitten, so auch beim Meldegesetz in Österreich und Deutschland. Grundsätzlich verlangen sowohl das österreichische Meldegesetz als auch das deutsche Meldegesetz, dass jeder Hotelgast, der in einem Hotel, einer Pension, einem Gasthof oder anderen Beherbergungsbetrieben übernachtet, registriert wird. Jedoch unterscheiden sich die beiden Meldegesetze in den Anforderungen an die Gästeregistrierungsformulare. Abgesehen von den Namen, Meldeschein in Deutschland und Gästeverzeichnisblatt (sprachlich weiter verbreitet Meldezettel) in Österreich, unterscheiden sich auch die zu erfassenden Daten.

Viele digitale Check-In Möglichkeiten sprießen seit 2020 auf den Markt. Alle haben das gleiche Ziel: den Check-In-Prozess für die Gäste und das Hotelpersonal zu vereinfachen. Vereinfacht wird der Prozess des Eincheckens im Hotel aber letztendlich nur, wenn er auch rechtssicher ist und den gesetzlichen Anforderungen im jeweiligen Land standhält. Ansonsten ist zwar der Prozess vielleicht schneller und bequemer, aber die rechtlichen Konsequenzen, die bei Verstößen gegen das jeweilige Meldegesetzt drohen, können im Nachgang schwerwiegende Folgen für Hoteliers haben.

Rechtssicherheit beim digitalen Check-In für Deutschland und Österreich

Bereits seit 2021 gibt es eine rechtssichere digitale Check-In-Lösung für Hotels in Deutschland. Jetzt haben wir, Betterspace, mit der Einführung des digitalen Gästeverzeichnisblatts oder Meldezettels für Österreich eine Möglichkeit für österreichische Hoteliers geschaffen, den Check-In-Prozess komplett digital und rechtssicher abzubilden. Der rechtskonforme digitale Meldeschein ist in Deutschland bereits in vielen Hotels etabliert und gern genutzt von den Reisenden. Sowohl in Deutschland als auch in Österreich muss der Meldeschein oder das Gästeverzeichnisblatt am Tag der Anreise von den Hotelgästen unterschrieben werden, insofern er in Papierform geführt wird. Anders sieht es beim digitalen Meldeschein bzw. Meldezettel aus. Während in Deutschland die Strong Customer Authentication während des Check-In-Prozess als Identitätsnachweis gesetzt ist, gilt in Österreich die digitale Signatur der Hotelgäste.

Digitaler Meldeschein ist nicht gleich digitaler Meldezettel – Besonderheiten in Österreich

Darüber hinaus gibt es noch mehr signifikante Unterschiede zwischen dem digitalen Meldeschein für Deutschland und dem digitalen Meldezettel in Österreich. Damit auch die Hoteliers in Österreich vom digitalen Check-In profitieren, mussten einige Änderungen am digitalen Meldezettel von Betterspace vorgenommen werden. Unter anderem wurde eine fortlaufende, nicht veränderbare Nummerierung eingeführt. Um sicherzustellen, dass die Nummerierung wirklich fortlaufend ist, wird diese erst automatisch auf dem digitalen Meldezettel von Betterspace hinzugefügt, wenn der anreisende Gast den Meldezettel auch unterschrieben hat. Zudem wird in dem österreichischen Formular, entsprechend der Meldeverordnung, das Geschlecht abgefragt und nicht wie in Deutschland die Anrede „Herr/Frau“.

Eine weitere Besonderheit des digitalen Meldezettels für Österreich besteht im Erfassen des tatsächlichen Abreisedatums. Dieses muss am Abreisetag auf dem Meldezettel vermerkt werden. Auch das wurde von den Digitalisierungsexperten integriert. Durch die PMS-Anbindung wird das tatsächliche Abreisedatum für den digitalen Meldezettel automatisch erfasst, sobald der Gast im Hotel ausgecheckt hat. Das reduziert Fehler und spart Zeit. Ebenfalls gibt es einen Unterschied zur deutschen Variante des digitalen Meldescheins bei der Erhebung der Daten von weiteren Mitreisenden in Österreich. Seit dem 01. Mai 2017 gilt in Österreich, dass es ausreicht für Mitreisende im sogenannten familiären Verbund den Namen und das Geburtsdatum der Mitreisenden zu erfassen. Der eigentliche Gast bestätigt somit mit seiner Unterschrift auch die Richtigkeit der Daten der Mitreisenden.

Der signifikanteste Unterschied zwischen dem deutschen digitalen Meldeschein und dem österreichischen digitalen Gästeverzeichnisblatt ist die Authentifizierung. In Österreich wurde die digitale Unterschrift auf dem digitalen Meldezettel anerkannt. Ebenfalls ist es im Alpenstaat zulässig eine qualifizierte digitale Signatur zu verwenden. Der Vollständigkeit halber möchten wir an dieser Stelle erwähnen, dass auch der Scan eines ausgefüllten und unterschriebenen Meldezettels anerkannt wird. Dies als digitalen Meldezettel zu beschreiben, entspricht jedoch nicht unserem Verständnis von Digitalisierung.

Besonderheiten des digitalen Meldescheins in Deutschland

Viele Besonderheiten des österreichischen Meldezettels, wie die fortlaufende, nicht veränderbare Nummerierung des Gästeverzeichnisblattes und das Eintragen des tatsächlichen Abreisedatums am Tag der Abreise des Gastes, gestalten die Erfassung der Gastdaten etwas schwieriger, als das beim deutschen Pendant der Fall ist. Aber einen entscheidenden Vorteil hat der digitale Meldezettel gegenüber dem digitalen Meldeschein: Die Anerkennung der digitalen Unterschrift. In Deutschland ist die rechtskonforme Authentifizierung des Gastes während des digitalen Check-Ins nur per Strong Customer Authentication oder mit Unterstützung der eID möglich. Diese Festlegung des Gesetzgebers hat die anfängliche Euphorie über die Neuigkeit, dass der digitale Check-In im Hotel endlich möglich ist, etwas gedämpft. Denn die elektronischen Identitätsnachweis-Verfahren verkomplizieren zumindest zu einem Teil den Check-In-Prozess.

Die Vorteile des digitalen Meldescheins und Meldezettels

Durch die Integration des digitalen Gästeverzeichnisblatts oder Meldezettels für Österreich ist es jetzt auch österreichischen Hoteliers möglich, Ihren Gästen einen komplett digitalen Check-In anzubieten, der rechtssicher ist. Das beschleunigt den Check-In, spart Zeit für Gäste und Mitarbeiter, reduziert bürokratische Pflichten durch Automatisierung und entlastet damit auch das Hotelpersonal. Die Gäste füllen das Gästeverzeichnisblatt online, via Smartphone, Check-In-Terminal oder Tablet aus. Am Tag der Anreise unterschreiben die Hotelgäste das Gästeverzeichnisblatt und durch die Anbindung an das PMS-System werden die Daten automatisch übertragen. Alles genauso wie es in Deutschland bereits in vielen Hotels der Fall ist. Wenn Sie mehr über den Meldeschein oder Meldezettel und die Integration im Hotel wissen möchten, beraten wir Sie gern.

ID-Card-Scan erleichtert die Erfassung von Gastdaten

Um den Meldeschein noch schneller auszufüllen und den Check-In zu beschleunigen, kann der ID-Card-Scan in den Prozess integriert werden. So wird per Smartphone, Tablet oder Laptop ein Ausweisdokument des Gastes eingescannt. Die notwendigen Daten für den Meldeschein erkennt der ID-Card-Scan automatisch und überträgt diese in das Formular. Mit Anbindung an das PMS-System werden auch hier die Daten automatisch synchronisiert. Dabei kann der ID-Card-Scan länder-unabhängig eingesetzt werden, denn das Tool erkennt auch ausländische Ausweisdokumente, nicht nur den deutschen Personalausweis, Reisepass oder Führerschein.

Ob das Scannen und Ausfüllen des Meldescheins der Gast unterwegs übernimmt oder ein Mitarbeitender im Hotel ist egal. Der ID-Card-Scan kann in die BYOD-Lösung eingebunden oder aber in dem Check-In Tablet integriert werden. Mehr zum ID-Card-Scan und wie genau das funktioniert, lesen Sie hier: Noch schneller digital einchecken im Hotel: ID-Card Scan