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Der digitale Meldeschein & das digitale Gästeverzeichnisblatt

Die Meldegesetze: Der digitale Meldeschein in Deutschland und der digitale Meldezettel in Österreich

Andere Länder andere Sitten, so auch beim Meldegesetz in Österreich und Deutschland. Grundsätzlich verlangen sowohl das österreichische Meldegesetz als auch das deutsche Meldegesetz, dass jeder Hotelgast, der in einem Hotel, einer Pension, einem Gasthof oder anderen Beherbergungsbetrieben übernachtet, registriert wird. Jedoch unterscheiden sich die beiden Meldegesetze in den Anforderungen an die Gästeregistrierungsformulare. Abgesehen von den Namen, Meldeschein in Deutschland und Gästeverzeichnisblatt (sprachlich weiter verbreitet Meldezettel) in Österreich, unterscheiden sich auch die zu erfassenden Daten.

Viele digitale Check-In Möglichkeiten sprießen seit 2020 auf den Markt. Alle haben das gleiche Ziel: den Check-In-Prozess für die Gäste und Hotelmitarbeiter zu vereinfachen. Vereinfacht wird der Prozess des Eincheckens im Hotel aber letztendlich nur, wenn er auch rechtssicher ist und den gesetzlichen Anforderungen im jeweiligen Land standhält. Ansonsten ist zwar der Prozess vielleicht schneller und bequemer, aber die rechtlichen Konsequenzen, die bei Verstößen gegen das jeweilige Meldegesetzt drohen, können im Nachgang schwerwiegende Folgen für Hoteliers haben.

Rechtssicherheit beim digitalen Check-In für Deutschland und Österreich

Bereits seit 2021 gibt es eine rechtssichere digitale Check-In-Lösung für Hotels in Deutschland. Jetzt haben wir, Betterspace, mit der Einführung des digitalen Gästeverzeichnisblatts oder Meldezettels für Österreich eine Möglichkeit für österreichische Hoteliers geschaffen, den Check-In-Prozess komplett digital und rechtssicher abzubilden. Der rechtskonforme digitale Meldeschein ist in Deutschland bereits in vielen Hotels etabliert und gern genutzt von den Reisenden. Sowohl in Deutschland als auch in Österreich muss der Meldeschein oder das Gästeverzeichnisblatt am Tag der Anreise von den Hotelgästen unterschrieben werden, insofern er in Papierform geführt wird. Anders sieht es beim digitalen Meldeschein bzw. Meldezettel aus. Während in Deutschland die Strong Customer Authentication während des Check-In-Prozess als Identitätsnachweis gesetzt ist, gilt in Österreich die digitale Signatur der Hotelgäste.

Check-In Terminal von Betterspace mit digitalem Meldezettel

Digitaler Meldeschein ist nicht gleich digitaler Meldezettel – Besonderheiten in Österreich

Darüber hinaus gibt es noch mehr signifikante Unterschiede zwischen dem digitalen Meldeschein für Deutschland und dem digitalen Meldezettel in Österreich. Damit auch die Hoteliers in Österreich vom digitalen Check-In profitieren, mussten einige Änderungen am digitalen Meldezettel von Betterspace vorgenommen werden. Unter anderem wurde eine fortlaufende, nicht veränderbare Nummerierung eingeführt. Um sicherzustellen, dass die Nummerierung wirklich fortlaufend ist, wird diese erst automatisch auf dem digitalen Meldezettel von Betterspace hinzugefügt, wenn der anreisende Gast den Meldezettel auch unterschrieben hat. Zudem wird in dem österreichischen Formular, entsprechend der Meldeverordnung, das Geschlecht abgefragt und nicht wie in Deutschland die Anrede „Herr/Frau“.

Eine weitere Besonderheit des digitalen Meldezettels für Österreich besteht im Erfassen des tatsächlichen Abreisedatums. Dieses muss am Abreisetag auf dem Meldezettel vermerkt werden. Auch das wurde von den Digitalisierungsexperten integriert. Durch die PMS-Anbindung wird das tatsächliche Abreisedatum für den digitalen Meldezettel automatisch erfasst, sobald der Gast im Hotel ausgecheckt hat. Das reduziert Fehler und spart Zeit. Ebenfalls gibt es einen Unterschied zur deutschen Variante des digitalen Meldescheins bei der Erhebung der Daten von weiteren Mitreisenden in Österreich. Seit dem 01. Mai 2017 gilt in Österreich, dass es ausreicht für Mitreisende im sogenannten familiären Verbund den Namen und das Geburtsdatum der Mitreisenden zu erfassen. Der eigentliche Gast bestätigt somit mit seiner Unterschrift auch die Richtigkeit der Daten der Mitreisenden.

Familiärer Verbund:

Die Begrifflichkeit „Mitreisende im familiären Verbund“ beinhaltet nicht nur die klassischen Familienangehörigen, sondern umfasst darüber hinaus auch eingetragene Lebenspartner, Lebensgemeinschaften und „Patchwork-Familien“. Österreichische Hoteliers und das Hotelpersonal sind weder verpflichtet, noch berichtigt das persönliche Verhältnis der Anreisenden zueinander zu überprüfen.

Der signifikanteste Unterschied zwischen dem deutschen digitalen Meldeschein und dem österreichischen digitalen Gästeverzeichnisblatt ist die Authentifizierung. In Österreich wurde die digitale Unterschrift auf dem digitalen Meldezettel anerkannt. Ebenfalls ist es im Alpenstaat zulässig eine qualifizierte digitale Signatur zu verwenden. Der Vollständigkeit halber möchten wir an dieser Stelle erwähnen, dass auch der Scan eines ausgefüllten und unterschriebenen Meldezettels anerkannt wird. Dies als digitalen Meldezettel zu beschreiben, entspricht jedoch nicht unserem Verständnis von Digitalisierung.

Digitaler Meldeschein wird über Smartphone vom gast ausgefüllt

Besonderheiten des digitalen Meldescheins in Deutschland

Viele Besonderheiten des österreichischen Meldezettels, wie die fortlaufende, nicht veränderbare Nummerierung des Gästeverzeichnisblattes und das Eintragen des tatsächlichen Abreisedatums am Tag der Abreise des Gastes, gestalten die Erfassung der Gastdaten etwas schwieriger, als das beim deutschen Pendant der Fall ist. Aber einen entscheidenden Vorteil hat der digitale Meldezettel gegenüber dem digitalen Meldeschein: Die Anerkennung der digitalen Unterschrift. In Deutschland ist die rechtskonforme Authentifizierung des Gastes während des digitalen Check-Ins nur per Strong Customer Authentication oder mit Unterstützung der eID möglich. Diese Festlegung des Gesetzgebers hat die anfängliche Euphorie über die Neuigkeit, dass der digitale Check-In im Hotel endlich möglich ist, etwas gedämpft. Denn die elektronischen Identitätsnachweis-Verfahren verkomplizieren zumindest zu einem Teil den Check-In-Prozess.

Die Vorteile des digitalen Meldescheins und Meldezettels

Durch die Integration des digitalen Gästeverzeichnisblatts oder Meldezettels für Österreich ist es jetzt auch österreichischen Hoteliers möglich, Ihren Gästen einen komplett digitalen Check-In anzubieten, der rechtssicher ist. Das beschleunigt den Check-In, spart Zeit für Gäste und Mitarbeiter, reduziert bürokratische Pflichten durch Automatisierung und entlastet damit auch das Hotelpersonal. Die Gäste füllen das Gästeverzeichnisblatt online, via Smartphone, Check-In-Terminal oder Tablet aus. Am Tag der Anreise unterschreiben die Hotelgäste das Gästeverzeichnisblatt und durch die Anbindung an das PMS-System werden die Daten automatisch übertragen. Alles genauso wie es in Deutschland bereits in vielen Hotels der Fall ist. Wenn Sie mehr über den Meldeschein oder Meldezettel und die Integration im Hotel wissen möchten, beraten wir Sie gern.

Deutschland

Österreich

Offizielle Bezeichnung

Meldeschein nach §30 BMG

Gästeverzeichnisblatt

Gesetzliche Grundlage

Bundesmeldegesetz, BMG

Drittes Bürokratieent-lastungsgesetz, BEG III

Beherbergungsmelde-datenverordnung BeherbMeldV

Meldegesetz-Durchführungs-verordnung (MeldeV)

BGBl. II Nr. 88/2017 (Novelle der Meldegesetz-Durchführungs-verordnung)

BGBl. I Nr. 120/2016 (Novelle des Meldegesetzes)

BGBl. II Nr. 50/2016 (Novelle der Meldegesetz-Durchführungs-verordnung

Meldegesetz 1991

Fristen

Der Meldeschein muss 12 Monate aufbewahrt werden

Innerhalb von drei Monaten nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist sind Papiermeldescheine zu vernichten und Daten zu löschen

Die Gäste müssen sofort bei Anreise und spätestens innerhalb von 24 Stunden nach der Anreise angemeldet werden

Hoteliers müssen den Meldezettel sieben Jahre nach der letzten Eintragung auf dem Meldezettel aufbewahren

Besonderheiten

Hoteliers sind verpflichtet die personenbezogenen Daten abzufragen

Beim digitalen Meldeschein ist die digitale Unterschrift nicht anerkannt

Als digitaler Identitätsnachweis ist nur die eID oder SCA gestattet

Das Geschlecht der Anreisenden wird nicht abgefragt, lediglich die Anrede

Ausländische Gäste haben sich nach wie vor zum Zeitpunkt des Check-ins gegenüber dem Hotelier durch Vorlage eines gültigen Identitätsdokumentes auszuweisen

Die digitale Unterschrift ist als Identitätsnachweis anerkannt

Auch die qualifizierte elektronische Signatur ist als Identitätsnachweis anerkannt

Hoteliers sind verpflichtet sämtliche personenbezogenen Daten am Anreisetag abzufragen

Weigert sich ein Gast, muss unverzüglich die Meldebehörde oder die Polizei informiert werden

Hoteliers sind nicht berechtigt und verpflichtet die personenbezogenen Daten des Gastes zu kontrollieren

Formvorschirften & Muster

Kann digital und in Papierform geführt werden

Es dürfen ausschließlich die in § 30 Absatz 2 BMG aufgezählten melderechtlich zu erhebenden Gästedaten der Gäste abgefragt werden

Gemäß § 30 Absatz 3 BMG kann durch Landesrecht bestimmt werden weitere Daten auf dem Meldeschein zu erheben

Muss inhaltlich und im Aufbau diesem Muster entsprechen

Jedes Blatt muss eine fortlaufende, nicht veränderbare Nummerierung besitzen

Kann digital und in Papierform geführt werden

Das tatsächliche Abreisedatum muss nach der Abreise ergänzt werden

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