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Der digitale Check-In & Check-Out im Hotel: Ohne Standards keine Digitalisierung?!

Der digitale Check-In und Check-Out im Hotel: Status Quo

Online Check-In, digitaler Check-In, Quick-Check-In, Pre-Check-In, Hotel Check-In, diese Liste ließe sich beliebig fortsetzen, alle haben jedoch eins gemeinsam: Den Check-In und meistens auch den Check-Out-Prozess im Hotel einfacher und schneller zu machen. Natürlich mit so wenig Personaleinsatz wie möglich, beziehungsweise wie vom Hotel gewünscht. Es hat sich sehr viel getan im Bereich des digitalen Check-In und Check-Out im Hotel und immer mehr Hotels bieten Ihren Gästen Möglichkeiten digital ein- und auszuchecken.

Der digitale Check-In im Vergleich

Es gibt zahlreiche Möglichkeiten, Gästen den Check-In digital und ohne Wartschlange in der Lobby anzubieten. Mit der Checkliste finden Sie heraus, welche Lösung zu Ihrem Hotel passt.

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Manchmal wird nur der Meldeschein digital erfasst, ein anderes Mal wiederum läuft der komplette Check-In bis zur Schlüsselkartenkodierung ganz ohne Personal ab. Nach den anfänglichen Wirren rund um die rechtskonforme Gestaltung aufgrund der Gesetzeslage wurde auch dieser Punkt abgearbeitet und dem Gesetz entsprechende sichere Varianten zum Check-In im Hotel etabliert. Was jedoch geblieben ist, sind fehlende Standards, Herausforderungen aufgrund von Schnittstellen zu Legacy Systemen im Hotel und jede Menge Unterschiede in den Hotels, was den Check-In und Check-Out-Vorgang betrifft. Die Skepsis gegenüber der digitalen Variante des Check-Ins im Hotel ist noch hoch.

Nicht jeder analoge Prozess im Hotel kann einfach digitalisiert werden

Dieser Blogbeitrag widmet sich deswegen den Herausforderungen des digitalen Check-In und Check-Outs im Hotel. Er soll Verständnis schaffen und liefert Ihnen wichtige Hinweise, wenn auch Sie sich mit der Einführung digitaler Check-In oder Check-Out-Lösungen für Ihr Hotel beschäftigen. Denn so unterschiedlich alle Hotels sind, so verschieden ist auch der Prozess des Check-Ins im Hotel. Nicht jeder analoge Prozess kann einfach digitalisiert werden, schon gar nicht, wenn es innerhalb des Hotels verschiedene Arbeitsabläufe beim Check-In gibt, weil jeder Mitarbeiter sich sein eigenes System erarbeitet hat.

Wer den Check-In und Check-Out im Hotel digital gestalten will, muss zunächst Standards schaffen. Wenn Mitarbeiter A im PMS-System im Kommentarfeld das KFZ-Kennzeichen erfasst, Mitarbeiter B es gar nicht und Mitarbeiter C es einfach nur händisch auf einen Papier-Meldeschein schreibt, dann kann das natürlich nicht einfach digital erfasst, geschweige denn digitalisiert werden. Wie auch? Wenn also schon die Daten im PMS-System nicht richtig gepflegt werden, nicht in die richtigen Felder eingetragen oder es gar kein entsprechendes Feld gibt, dann kann auch keine Software der Welt die Informationen richtig erfassen, auch wenn Künstliche Intelligenz immer weiter voranschreitet.

Der perfekte digitale Check-In Prozess im Hotel

Viele Hotels träumen von einem einfachen und perfekten Check-In-Prozess, der die Gäste begleitet und unabhängig vom Personal stattfinden kann. Das Problem ist nur: Für jedes Hotel sieht die perfekte Check-In-Lösung anders aus. Im Familienhotel legt man eben wert auf eine persönliche Begrüßung während das smarte Stadthotel die Anonymität der Business-Gäste respektiert und lieber nach Wegen sucht, die Personalkosten zu reduzieren. Jedes Hotel hat seine eigenen Ansprüche und eigene Vorstellungen an den idealen Check-In Prozess im Hotel.

Und auch hier wird wieder deutlich: Es gibt keine Standards. Dadurch erfährt die Digitalisierung ihre Grenzen. Denn wer digitalisieren und automatisieren will, der braucht standardisierte Prozesse. Daten können eben nicht von einem in ein anderes System übermittelt werden, wenn nicht klar definiert ist, welche Daten in welchen Feldern stehen. Wer also den Check-In oder Check-Out im Hotel digital gestalten will, muss sich an Vorgaben halten, sonst entsteht schnell Chaos. Und wer wirklich einen digitalen Check-In oder Check-Out-Prozess im Hotel etablieren will, muss sich von alten Gewohnheiten und dem analogen sowie personal-bindenden Check-In-Vorgang lösen.

Schnittstellen die größte Hürde beim Check-In im Hotel?

Abgesehen vom Akzeptieren, dass der Check-In-Ablauf nicht 1:1 digitalisiert werden kann, gibt es eine weitere Herausforderung bei der Einführung des digitalen Check-Ins: Schnittstellen, allen voran die Schnittstelle zum PMS-System. PMS-Systeme sind mittlerweile zum Herzstück im Hotel geworden und besitzen eine lange Tradition. Vor allem PMS-Systeme, welche schon seit den 90er Jahren am Markt sind, wurden jedoch nicht als zentrales Datenlager konzipiert. Sie waren und sind einfach nicht dafür ausgelegt im Mittelpunkt einer modernen Datenwelt im Hotel zu stehen.

Einige der am Markt-dominierenden und etablierten PMS-Systeme beruhen noch auf älteren Software-Entwicklungsmethoden, welche schnelle Interaktionen und den Austausch von Daten nicht fokussieren. Aber genau das ist beim digitalen Check-In im Hotel essentiell. Denn wer will schon den Meldeschein am Tag der Anreise digital ausfüllen, um dann im Hotel anzukommen und festzustellen, dass die Daten eben nicht angekommen sind, weil die Schnittstelle des Systems nur zwei Mal am Tag Daten synchronisiert?

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Der digitale Check-In funktioniert nicht im Hotel!?

Die oben aufgeführten Herausforderungen führen zu vielen Vorurteilen gegenüber der neuen digitalen Check-In und Check-Out-Lösungen, die geschaffen wurden. Aber mal ehrlich, wie soll man eine digitale Lösung für einen Prozess entwickeln, den Hotels und etablierte Systeme selbst nicht in Gänze erklären oder beschreiben können, der keine Standards besitzt und überall anders gehandhabt wird? Eigentlich gar nicht, aber das hilft Hotels auch nicht weiter. Dass alle am Check-In beteiligten Anbieter, also PMS-Systeme, Türschloss-Anbieter, Zahlungsdienstleister und weitere Software-Anbieter jetzt einheitliche Standards beschließen, ist natürlich nicht von heute auf morgen möglich.

Was kann der digitale Check-In im Hotel leisten

Damit Hoteliers jetzt von digitalen Möglichkeiten des Check-Ins profitieren, sorgen modulare Lösungen, die auch nur eine Art Teil-Digitalisierung zulassen für einen Fortschritt im Hotel. So muss nicht der komplette Prozess des Check-Ins digitalisiert werden, sondern zum Beispiel nur einzelne Teilschritte. Gerade wenn es am Zusammenspiel der beteiligten Systeme hapert und deshalb der komplette digitale Check-In zu scheitern droht, lohnt es sich über die Digitalisierung von Teilprozessen nachzudenken und den digitalen Check-In Stück für Stück anzugehen. Schließlich spart allein die Digitalisierung des Meldescheins den Mitarbeitenden im Hotel jede Menge Zeit und Aufwand. Kommt noch der ID-Card-Scan dazu und die Synchronisation der Daten mit dem PMS-System, wird aus einem 10-Minütigen Check-In-Prozedere auch schnell nur noch ein 3-Minuten Prozess.

Wer einen komplett personal-unabhängigen Prozess möchte, muss seinen Check-In Vorgang an die Vorgaben der Check-In und Check-Out-Anbieter anpassen und seine bestehende Systemlandschaft prüfen und gegebenenfalls erneuern. Denn um den kompletten Check-In vom Meldeschein über die Bezahlung bis zur Kodierung der Schlüsselkarte zu digitalisieren, bedarf es moderner Systeme, die harmonieren und Daten untereinander schnell und zuverlässig austauschen. Es gibt diese Lösungen am Markt, jetzt gilt es nur noch die zu finden, die am besten zu Ihrem Hotel passt!

Ignorieren Sie nicht Ihre Mitarbeitenden im Hotel!

Einen weiteren Punkt bei der Einführung des digitalen Check-In und Check-Out gilt es noch einmal mehr Aufmerksamkeit zu schenken: Ihren Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern im Hotel. Denn wie bei jeder Form der Digitalisierung gilt: Nehmen Sie Ihre Hotelmitarbeiterinnen und -mitarbeiter mit. Die Mitarbeiter arbeiten letztendlich tagtäglich mit den Systemen und wenn diese es nicht gutheißen, ist das Projekt digitaler Check-In von vornherein zum Scheitern verurteilt. Nur wenn die Mitarbeiter involviert sind, die neue digitale Check-In Möglichkeit verstehen und auch verinnerlicht haben, klappt es.

Der digitale Check-In im Hotel funktioniert!

Wie bereits zu anfangs erwähnt, hat sich viel in den vergangenen Jahren im Bereich Check-In und Check-Out getan. Und eins ist klar, die Lösungen am Markt funktionieren, zwar alle etwas anders und oft nicht so, wie man den Arbeitsablauf während des Check-Ins gewöhnt war, aber es klappt. Wer sich darauf einlässt, egal ob als komplett personal-unabhängiger Prozess oder nur teil-digitalisiert mit Unterstützung durch die Empfangsmitarbeiter und -mitarbeiterinnen, tut nicht nur den Gästen etwas Gutes, sondern auch dem Personal. Denn der bürokratische Aufwand wird bei egal welcher Variante des digitalen Check-In für Hotels drastisch gesenkt und die Fehlerquoten minimiert. Damit sparen sowohl Ihre Gäste, als auch die Mitarbeitenden im Hotel jede Menge Zeit.

Unterstützung beim digitalen Check-In für Ihr Hotel gesucht?

Sie wollen wissen, wie der digitale Check-In in Ihrem Hotel aussehen kann, interessieren sich nur für den digitalen Meldeschein oder haben bereits spezifische Vorstellungen für den digitalen Check-In im Hotel, aber sind sich nicht sicher, ob alles funktioniert? Dann vereinbaren Sie einfach einen unverbindlichen Beratungstermin und wir prüfen gemeinsam mit Ihnen, wie der digitale Check-In in Ihrem Hotel aussehen kann.

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