Die interne Kommunikation und alltägliche Abläufe im Hotel sind häufig eher zäh. Das erschwert zum einen die Arbeit, da so viel Zeit verschwendet wird. Zum anderen leidet der Service darunter, wenn im Stille-Post-Prinzip zum Beispiel Bestellungen von einer Abteilung in die nächste per Telefon weitergereicht werden.
Um Prozesse wie das Bestellmanagement im Hotel zu vereinfachen, haben wir die Abläufe mit der Gästemappe better.guest digitalisiert. Das heißt, der Gast bestellt über die digitale Gästemappe better.guest im Hotelrestaurant ein Sandwich und die Order wird direkt in die Küche weitergeleitet.
Um interne Prozesse im Hotel noch weiter zu vereinfachen, setzen Hotels auf Kollaborations-Tools für das Personal, wie zum Beispiel hotelkit. Hier tauschen sich die Mitarbeitenden aus, planen ihre Aufgaben und vereinfachen ganz einfach interne Abläufe.
Da macht es nur Sinn, beide Systeme, better,guest und hotelkit miteinander zu koppeln. Und genau das haben wir gemacht. Was diese Schnittstelle zwischen den beiden Tools kann, wie es die Hotelmitarbeiter und -mitarbeiterinnen entlastet und weitere Vorteile erklären wir in diesem Blogbeitrag.
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better.guest ist als perfektes Marketing- & Sales-Tool viel mehr als nur eine Gästemappe!
Was kann die Schnittstelle zwischen better.guest und hotelkit?
Über eine Schnittstelle, oder besser gesagt über eine API, ist die Hotel Operations Software hotelkit mit der digitalen Gästemappe better.guest von Betterspace verbunden. Über diese Schnittstelle werden Informationen und Benachrichtigungen von der Gästemappe automatisch an hotelkit weitergeleitet.
Die Software wird im Hotel von den Mitarbeitern und Mitarbeiterinnen als Kommunikations-Tool für die tägliche Zusammenarbeit genutzt. Bestellungen oder Feedback von den Hotelgästen werden von der digitalen Gästemappe direkt an das Tool für die Mitarbeitenden weitergeleitet. So haben sie gebündelt in einem Tool alle wichtigen Nachrichten und Informationen gesammelt.
Über die Schnittstelle zwischen digitaler Gästemappe und Hotel Operation Software sind diese Abläufe möglich:
- Chat-Nachrichten empfangen und beantworten
- Bestellungen empfangen und beantworten
- Quickfeedback empfangen
- Über Zimmerstatus benachrichtigen
- Bestimmte Benachrichtigungen abonnieren
So wird der Hotelalltag vereinfacht
Beginnt ein Gast auf der digitalen Gästemappe einen Chat, sehen die Mitarbeitenden im Hotel die Nachricht direkt in ihrer Hotelkit-Oberfläche und können über das Tool mit den Gästen chatten.
Nutzt der Gast die digitale Gästemappe better.guest, um über das Quickfeedback-Feature eine schnelle Bewertung des Hotelaufenthaltes abzugeben, bekommen die Verantwortlichen direkt eine Benachrichtigung mit dem Feedback des Gastes.
Auch Bestellungen, die die Gäste über die digitale Gästemappe aufgeben, werden über die Schnittstelle an das Tool von hotelkit weitergeleitet. Hier findet das Hotelpersonal alle Bestellungen gebündelt und kann diese direkt bearbeiten.
„Früher haben wir die Speisen- und Getränkebestellungen unserer Chalet-Genuss-Gäste mit Zettel und Stift aufgenommen. Jetzt läuft das alles digital über die Gästemappe. Das Beste daran ist, dass die Essensbestellung durch die Schnittstelle von Betterspace und hotelkit direkt in der Küche landet und die Getränkebestellung im Restaurant. Das senkt den Aufwand, spart jede Menge Zeit und ist extrem nützlich.“, erklärt Quirin Badura, Assistent der Geschäftsführung im Allgäuer Berghof. Den kompletten Erfahrungsbericht zur digitalen Gästemappe im Hotel Allgäuer Berghof finden Sie hier.
Auch der Zimmerstatus kann über die Gästemappe geändert und über die Schnittstelle alle Verantwortlichen darüber informiert werden. Hat das Housekeeping ein Zimmer gereinigt, nutzen sie das In-Room Tablet mit der digitalen Gästemappe im Hotelzimmer, um den Status des Zimmers auf gereinigt zu setzen. Das Rezeptions-Team kann dann über hotelkit den Zimmerstatus jedes Zimmers in Echtzeit überprüfen. Reist ein Gast also mal früher an, kann so geprüft werden, ob sein Zimmer schon bereit ist, um bezogen zu werden.
So profitieren Hotels und Gäste
Auch im Familux Resort Dachsteinkönig nutzt man die digitale Gästemappe in Verbindung mit hotelkit. Besonders den Ablauf von Bestellungen konnte man hier verbessern, sowohl für die Mitarbeitenden als auch für die Gäste.
„Es ist einfach super, dass alle Bestellungen, Wünsche und das Feedback zusammenlaufen und von der Gästemappe direkt an Hotelkit übermittelt werden. Das macht das Arbeiten im Hotel viel einfacher. Man kann nachvollziehen, welcher Mitarbeiter welche Aufgabe übernommen hat, Missverständnisse werden vermieden und unsere Gäste bekommen erstklassigen Service, der sich sehen lassen kann. Was will man mehr?“, erklärt der zufriedene Managing Partner Florian Mayer.
Mit der Schnittstelle zwischen der digitalen Gästemappe und dem Hotel Operations Tool werden verschiedene Abläufe vereinfacht und beschleunigt. Das hilft nicht nur den Mitarbeitenden im Hotel im Arbeitsalltag. Auch die Gäste können sich auf erstklassigen Service freuen. Landet beispielsweise die Roomservice-Bestellung ohne Umwege in der richtigen Abteilung, verringern sich die Wartezeiten und die Möglichkeit, dass es Fehler bei der Bestellung gibt, sind minimiert.
Vorteile im Überblick
- Mehr Service
- Schnelle Abläufe
- Einfache Prozesse
- Verbesserte Kommunikation
- Optimierte Arbeitsabläufe
- Schnelle Interaktion mit Gästen
Neue Feature mit dem neuen Update
Um die Arbeit im Hotel weiter zu vereinfachen, gab es ein Update der Schnittstelle zwischen hotelkit und Betterspace. Dieses Update ermöglicht es, gezielt neue Aufgaben, Bestellungen und Reservierungen, die über die digitale Gästemappe eingegangen sind, an die richtige Abteilung und ausschließlich an diese zu übermitteln.
Für jeden Mitarbeiter und jede Mitarbeiterin im Hotel kann individuell eingestellt werden, welche Benachrichtigungen an sie oder ihn weitergeleitet werden. Bucht der Gast beispielsweise einen Massage-Termin, wird die Benachrichtigung gezielt an die zuständigen Personen weitergeleitet. Das Gleiche gilt natürlich auch für Chat-Nachrichten und Quickfeedbacks.
Über die digitale Gästemappe kann der Gast außerdem Defekte im Hotelzimmer melden. Funktioniert beispielsweise die Klimaanlage in dem Zimmer nicht, kann der Gast Bescheid geben, ohne zuerst an die Rezeption zu gehen. Die Schadensmeldungen werden dann an den Hausmeister weitergeleitet. Die Mitarbeiter tauschen sich direkt mit dem Gast aus, ohne Umwege über die Rezeption.
„Durch das Update wird die komplette Kommunikation und Interaktion mit unseren Gästen nochmal einfacher. Wird zum Beispiel eine Flasche Wein bestellt, landet die Bestellung direkt bei unserem Sommelier. Das ist einfach Klasse für uns und unsere Gäste. Es spart Zeit und ist einfach Workflow-orientierter. Wir sind sehr zufrieden mit dem Zusammenspiel von Betterspace und Hotelkit.“, freut sich Florian Mayer.
Den kompletten Erfahrungsbericht „Familux Resort Dachsteinkönig: Innovative Koppelung von Betterspace und Hotelkit sorgt für weniger Aufwand“ lesen Sie jetzt hier..