Compliance bezeichnet die Einhaltung von Gesetzen, Verordnungen, Normen und internen Regeln durch ein Unternehmen und seine Beschäftigten sowie die organisatorischen Vorkehrungen, die diese Einhaltung sicherstellen. Der Begriff stammt aus dem Englischen und bedeutet wörtlich Befolgung oder Übereinstimmung. Im Gebäudebetrieb umfasst Compliance unter anderem Betreiberpflichten, Energie- und Klimaschutzvorgaben, Datenschutz und Arbeitssicherheit, deren Erfüllung im Zweifel nachgewiesen werden muss.
Was bedeutet Compliance im Unternehmen?
In Deutschland gibt es kein eigenes Compliance-Gesetz. Die Pflicht ergibt sich aus der Verantwortung der Geschäftsleitung, für rechtmäßiges Handeln im Unternehmen zu sorgen. Für Vorstände folgt das aus ihrer Leitungs- und Sorgfaltspflicht nach dem Aktiengesetz, für Geschäftsführer einer GmbH aus der Sorgfaltspflicht nach dem GmbH-Gesetz. Börsennotierte Aktiengesellschaften müssen zudem ein angemessenes und wirksames internes Kontroll- und Risikomanagementsystem einrichten.
Hinzu kommt das Ordnungswidrigkeitenrecht: Wer als Inhaber eines Betriebs die erforderlichen Aufsichtsmaßnahmen unterlässt, kann haften, wenn im Unternehmen Pflichten verletzt werden. Viele Unternehmen bündeln ihre Vorkehrungen deshalb in einem Compliance-Management-System, für das es mit der ISO 37301 eine internationale Norm gibt.
Welche Compliance-Themen betreffen Gebäudebetreiber?
Für Eigentümer und Betreiber von Hotels, Pflegeeinrichtungen, Schulen, Kliniken oder Bürogebäuden stehen vor allem vier Bereiche im Vordergrund.
- Die Betreiberverantwortung umfasst die Pflicht, Gebäude und technische Anlagen sicher zu betreiben, vorgeschriebene Prüfungen durchzuführen und diese zu dokumentieren.
- Das Energierecht stellt mit dem Gebäudeenergiegesetz, dem Energieeffizienzgesetz und weiteren Vorgaben Anforderungen an Effizienz, Gebäudeautomation, Energieaudits oder Managementsysteme, die oft erst ab bestimmten Größen- oder Verbrauchsschwellen greifen.
- Der Datenschutz wird relevant, sobald Systeme Belegungs- oder Nutzungsdaten verarbeiten, die sich Personen zuordnen lassen.
- Und bei größeren Unternehmen kommen Berichtspflichten zur Nachhaltigkeit hinzu, etwa nach der CSRD.
Welche Pflichten im Einzelfall gelten, hängt von Gebäudeart, Größe, Rechtsform und Nutzung ab und sollte rechtlich geprüft werden.
Wie unterstützen digitale Systeme die Compliance?
Viele Pflichten scheitern in der Praxis nicht am guten Willen, sondern am Nachweis. Digitale Systeme können hier entlasten, weil sie Messwerte, Einstellungen und Ereignisse automatisch und nachvollziehbar aufzeichnen. Ein Energiemonitoring dokumentiert Verbräuche lückenlos, eine Gebäudeautomation protokolliert Sollwerte und Betriebszeiten. Ein CAFM-System wiederum hält Wartungs- und Prüftermine nach. So entsteht eine Datenbasis, die bei Audits, Behördenanfragen oder internen Prüfungen schnell verfügbar ist.
Wichtig ist allerdings die Kehrseite: Die Systeme müssen selbst regelkonform sein, etwa beim Datenschutz oder bei der Datensicherheit. Und kein Werkzeug ersetzt die rechtliche Bewertung, welche Pflichten für ein Gebäude tatsächlich gelten.
Verwandte Begriffe
Quellen & weiterführende Informationen:
- Betterspace: Betterspace, Regulatorik, ESG und Resilienz für Betreiber
- Betterspace: Gebäudeautomation für Unternehmen und Nichtwohngebäude
- Bundesministerium der Justiz: Aktiengesetz
- Bundesministerium der Justiz: Gesetz über Ordnungswidrigkeiten und GmbH-Gesetz
- International Organization for Standardization: ISO 37301 Compliance-Managementsysteme
- German Facility Management Association (GEFMA): Betreiberverantwortung