Lokale Installation vs. Externes Hosting
Bei der Suche nach einer neuen Telefonanlage für das Hotel muss neben der Telefonie-Standard die Entscheidung getroffen werden, wo die neue Telefonanlage installiert, betrieben und verwaltet werden soll. Die Wahl ist abhängig von verschiedenen Faktoren, wie der Anzahl der Mitarbeiter, der Anzahl der Hotelzimmer, der bereits vorhandenen ITK-Infrastruktur und natürlich von den Ansprüchen Ihrer Gäste und Mitarbeiter an die Telefonanlage. Grundsätzlich gibt es drei unterschiedliche Varianten: On-Premise Lösungen, gehostete Telefonanlagen und Cloud-basierte Telefonanlagen. In diesem Blogbeitrag erklären wir, worin sich diese Telefonanlagen unterscheiden und welche Vorteile der Einsatz der jeweiligen Telefonanlage mit sich bringt. Außerdem finden Sie am Ende des Beitrags wichtige Fragestellungen, die bei der Auswahl für die richtige Telefonanlage im Hotel helfen.
Variante 1: On-Premise Lösungen
On-Premise-Telefonanlagen, auch bekannt als In-House-Telefonanlagen, sind Lösungen, die direkt vor Ort im Hotel installiert werden. Dabei gibt es Unterschiede ob die Telefonanlage vor Ort als Hardware oder als Software, also virtuell, installiert wird. Die Software-basierten Telefonanlagen bieten den Vorteil, dass sie flexibler sind. Neue Nutzer können intuitiv und direkt über eine Benutzeroberfläche hinzugefügt und ältere Benutzer entfernt oder geändert werden. Große Hotels mit vielen Zimmern verfügen meistens schon über genügend Ressourcen in Form einer leistungsstarken Infrastruktur mit ausreichender Bandbreite, die Telefonanlage intern zu betreiben. Für kleinere Hotel die keinen eigenen Server besitzen, genügt oft schon ein kostengünstiger Mini-PC als Appliance.
- Hotels haben stets die volle Kontrolle über die eigene Telefonanlage, wenn es sich um eine On-Premise-Lösung handelt
- Alle Einstellungen und Daten der Telefonanlage bleiben im Hotel und damit vertraulich, ohne an Dritte weitergegeben zu werden
- Interne Gespräche werden über das lokale Netz geführt und erfordern dadurch keine zusätzliche Bandbreite
- Lokale Telefonanlagen können mit anderen Softwarelösungen/CRM-Systemen verbunden werden
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Variante 2: Gehostete Telefonanlagen
Für Hotels, die vermeiden wollen, dass die Telefonanlage wertvolle Ressourcen der IT beansprucht, ist eine gehostete Telefonanlage das Richtige. Hinter einer gehosteten Telefonanlage versteckt sich eine virtuelle Telefonanlage, welche in Form eines ausgelagerten Dienstes zur Verfügung gestellt wird. Das heißt, bei der gehosteten Telefonanlage wird nicht der firmeneigene Server verwendet. Ein Serviceprovider stellt Ihnen den Server zur Verfügung. Bei der VoIP-Telefonie läuft die gesamte Übertragung über ein Internet-Protokoll, deswegen gibt es eigentlich kaum noch triftige Gründe für das Betreiben und Verwalten wartungsintensiver Hardware am Standort des Hotels.
- Gehostete Telefonanlagen verfügen über denselben Funktionsumfang wie lokale Telefonanlagen
- Bei der Nutzung der Telefonanlage über einen Hosting-Anbieter, reduzieren Hotels die Anfangsinvestitionen und laufenden Kosten
- Kosten für den Betrieb und die Wartung durch hoteleigenes Personal entfällt, genauso wie die Schulung des Personals
- Im Regelfall sind alle Aufwendungen für Installationen, Updates und Wartungen der Telefonanlage im Service-Paket der externen Dienstleister enthalten
Variante 3: Cloud-basierte Lösungen
Cloud-Telefonanlagen sind als eine Sonderform gehosteter Telefonanlagen zu verstehen. Cloud-Telefonanlagen können entweder eigenständig oder durch einen externen Dienstleister als Managed Service auf dem Server des Cloud-Anbieters verwaltet und auf dem neuesten Stand gehalten werden. Damit sparen Hotels wertvolle IT-Ressourcen und Aufwendungen. Ein weiterer Pluspunkt ergibt sich aus der Flexibilität und Skalierbarkeit von Cloud-basierten Telefonanlagen. Grundvoraussetzung für Funktionsfähigkeit einer Cloud-Telefonanlage ist ein leistungsstarker Internetanschluss mit genügend Bandbreite. Nur so können Hotels die VoIP-Dienste und angebundene Anwendungen, wie CRM-Systeme zuverlässig nutzen.
- Cloud-Lösungen besitzen ein enormes Einsparpotenzial in Bezug auf die ITK-Infrastruktur sowie bei den Telekommunikationskosten
- Als dedizierte Systeme gewährleisten Cloud-Telefonanlagen die Kontrolle über alle Daten und die Sicherheitseinstellungen
- Kapazitäten lassen sich bedarfsgerecht, schnell und mit geringem Aufwand kostengünstig erweitern oder reduzieren
- Cloud-Lösungen sorgen für eine Hochverfügbarkeit – Das wichtigste Kriterium, wenn es um eine 24/7 Erreichbarkeit geht
Diese Fragen helfen bei der Entscheidung für die perfekte Telefonanlage für Ihr Hotel:
- Haben ich vor Ort genügend Ressourcen in Form von Rechenleistung, Platz und Personal mit den entsprechenden Fachkenntnissen um die Telefonanlage zu betreiben?
- Ist die Telefonanlage leicht zu installieren, zu konfigurieren und zu verwalten?
- Ist die Telefonanlage flexibel und skalierbar?
- Besitzt die Telefonanlage alle erforderlichen Funktionen und Leistungsmerkmale, die Sie in Ihrem Hotel benötigen?
- Trägt die Telefonanlage zur Kostensenkung bei?