Über Digitalisierung, Nachhaltigkeit, Einsparpotenziale, Umsatzsteigerung und die DSGVO im Hotel
Sowohl Hotels von allseits bekannten Hotelkooperationen wie Ringhotels e.V., als auch privatgeführte Hotels verlassen sich auf die smarten Lösungen zur Digitalisierung Ihres Hotels von Betterspace. Ringhotels e.V. gehört zu einer der größten Hotelkooperationen der Privathotellerie in Deutschland. Wir haben uns mit Herrn Dr. Schache (Hoteldirektor Ringhotel Mutiger Ritter) und Frau Lorenz (Marketing Managerin Hotel Antoniushof) getroffen und über die Digitalisierung, ihren Stellenwert und die Entwicklung in der Hotellerie gesprochen.
Der Stellenwert der Digitalisierung im Hotel
Betterspace:
Welchen Stellenwert nimmt die Digitalisierung aktuell in Ihren Hotels ein?
Dr. Schache:
Digitalisierung ist in unserem Unternehmen Chefsache. Wir arbeiten zurzeit an einem Konzept, in dem wir umfassend versuchen, die Digitalisierung in unser Hotel einzubringen. Dieses wird eine vollständige Änderung der bisherigen Strategien und Arbeitsweise zur Folge haben. An erster Stelle bleiben wir jedoch für unsere Gäste ein „menschliches Hotel“. Das bedeutet für uns, dass die Schritte der Digitalisierung vorwiegend im Hintergrund ablaufen.
M. Lorenz:
Die Digitalisierung wird immer wichtiger für unser Hotel. Wir überprüfen unsere Arbeitsabläufe und Prozesse im Hotel regelmäßig, um Potenziale zu entdecken, wo uns digitale Lösungen helfen, den Arbeitsaufwand zu senken. Letztendlich verschaffen wir uns so mehr Zeit für unsere Hotelgäste, steigern die Motivation der Mitarbeiter und entlasten im besten Fall zudem die Umwelt.
Die Vorteile der Digitalisierung im Hotel
Betterspace:
Welche Chancen sehen Sie denn in der Digitalisierung Ihrer Hotels?
M. Lorenz:
Die Vorteile der Digitalisierung im Hotel sind sehr vielfältig. Durch die Reduzierung des Arbeitsaufwands können wir natürlich unser Personal entlasten. Außerdem bieten uns digitale Lösungen wie die digitale Gästemappe die Möglichkeit, unser Papieraufkommen drastisch zu reduzieren und so die Nachhaltigkeit im Hotel voranzutreiben.
Dr. Schache:
Der Gast rückt dank der Digitalisierung noch mehr in den Mittelpunkt unseres Handelns.
Durch die Entlastung unserer Mitarbeiter von Routinearbeiten, haben diese mehr Zeit direkt für unsere Gäste, was eine effektivere und persönliche Betreuung unserer Gäste ermöglicht. Gleichzeitig hilft uns die Digitalisierung, Kosten zu senken und, wie dies Frau Lorenz bereits angemerkt hat, unseren grünen Fußabdruck zu verbessern.
Der Einfluss der Hotel-Mitarbeiter auf die Digitalisierung
Betterspace:
Neben einer Strategie spielen die Mitarbeiter eine tragende Rolle im Zuge der Digitalisierung. Wie binden Sie Ihre Mitarbeiter in den langen Weg der Digitalisierung ein?
M. Lorenz:
Wir informieren unserer Mitarbeiter frühzeitig über geplante Veränderungen und die Anschaffung digitaler Lösungen. Es ist enorm wichtig, die Mitarbeiter in unsere Vorhaben einzubeziehen, da sie letztendlich tagtäglich mit digitalen Lösungen wie der smarten Gästemappe arbeiten. Das Verständnis der Mitarbeiter ist ausschlaggebend für den Erfolg des Einsatzes digitaler Lösungen.
Dr. Schache:
Ich pflichte meiner Kollegin hier bei. Wir besprechen und diskutieren alle Schritte der Digitalisierung ebenfalls sehr zeitig mit unseren Mitarbeitern, sodass sie immer informiert sind über alle Veränderungen. Zudem fordern wir unsere Mitarbeiter dazu auf, auch selbst Ideen zur Umsetzung der Digitalisierung einzubringen. Schließlich wollen wir ihnen mit Hilfe der Digitalisierung Routinearbeiten abnehmen und somit die Arbeit erleichtern. Nur so haben Sie für ihre eigentliche Arbeit mit unseren Gästen mehr Zeit und Freude. Ängste, dass durch die Digitalisierung Mitarbeiter eingespart werden könnten, gibt es bei uns nicht.
Die Herausforderung Digitalisierung im Hotel
Betterspace:
Was sehen Sie als die größte Herausforderung in Ihrem Hotel im Zuge der Digitalisierung?
Dr. Schache:
Die Grundlage der Digitalisierung sind Daten. Natürlich haben wir im Hotel die Möglichkeiten, vieles über unsere Gäste in Erfahrung zu bringen, vorausgesetzt die Daten werden gepflegt. Die neue Datenschutzgrundverordnung erschwert es uns jedoch, die persönlichen Daten unserer Gäste für ein umfangreiches und individualisiertes Marketing zu nutzen. Deswegen ist es momentan unsere größte Herausforderung, die Digitalisierung mit der geltenden Datenschutzverordnung in Einklang zu bringen, ohne enormen bürokratischen Aufwand zu betreiben.
M. Lorenz:
Da kann ich Herrn Dr. Schache nur zustimmen. Außerdem ist es eine große Herausforderung, aufgrund der Fülle der Angebote zur Digitalisierung von Hotels die richtigen und passenden Lösungen für das eigene Hotel herauszufiltern. Es gibt sehr viele Lösungen, daher empfiehlt es sich, sich vor der Entscheidung ausführlich über die jeweiligen digitalen Helfer zu informieren und andere Meinungen einzuholen.
Smarte Zimmermappen
Betterspace:
Betterspace: Wie unterstützt Sie die digitale Gästemappe von Betterspace im Zuge der Digitalisierung, Frau Lorenz?
M. Lorenz:
Momentan ist bei uns die digitale Gästemappe im Einsatz, diese erleichtert uns die Arbeit im Hotel wesentlich. Alleine die Aktualisierung des „Hotel A-Z“ hat früher extrem viel Zeit und Papier gekostet. Nach der Erstellung musste in jedem Zimmer die analoge Gästemappe einzeln aktualisiert werden. Jetzt geht das auf Knopfdruck, um nur ein Beispiel zu nennen. Aktuell befinden wir uns in der Planung, auch die intelligente Raumsteuerung iQ Roomcontrol in unser Hotel zu integrieren.
Das Smart Hotel System
Betterspace:
Betterspace: iQ Roomcontrol, das ist Ihr Stichwort, Dr. Schache. Sie haben das Smart Home System bereits in Ihrem Hotel installiert. Wie hilft Ihnen die smarte Lösung im Hotel?
Dr. Schache:
Betterspace bietet uns mit iQ Roomcontrol fantastische Möglichkeiten, um Energiekosten zu sparen, unseren ökologischen Fußabdruck zu verbessern und gleichzeitig Prozesse zu optimieren, beziehungsweise zu automatisieren. Daneben unterstützt uns das iQ Display als digitales Informationsdisplay dabei, unsere Gäste umfangreicher und ausführlicher zu informieren, während unsere Mitarbeiter an der Rezeption entlastet werden.
Betterspace – Der Digitalisierungsspezialist
Betterspace:
Warum haben Sie sich letztendlich für Betterspace als Unterstützer der Digitalisierung in Ihrem Hotel und für die digitale Gästemappe entschieden, Frau Lorenz?
M. Lorenz:
Wir haben uns selbst verständlich auf dem Markt umgeschaut und auch von anderen Anbietern digitaler Gästemappen Angebote eingeholt. Betterspace hat uns hier einfach mit Abstand das beste Preis-Leistungs-Verhältnis geboten und als Digitalisierungsexperte sowie Kenner der Hotellerie überzeugt.
Die Gästemappe und ihre vielfältigen Einsatzmöglichkeiten haben uns begeistert. Letztlich ersetzt die digitale Gästemappe die TV-Zeitung, spart Kosten und entlastet das Personal dank der Funktion „Zimmerreinigung abbestellen“. Zudem sparen wir jede Menge Papier und können so der Forderung nach mehr Nachhaltigkeit im Hotel gerecht werden. Außerdem können unsere Gäste mit der digitalen Gästemappe SPA-Anwendungen buchen, was sich wiederum im Umsatz bemerkbar macht. Kurz gesagt, die smarten Zimmermappen machen einfach vieles einfacher im Hotel.
Betterspace:
Herr Dr. Schache, Sie haben sich für die smarte Raumsteuerung iQ Roomcontrol entschieden, wie konnten wir Sie hier überzeugen?
Dr. Schache:
Wir haben uns bezüglich der Heizungssteuerung für Betterspace entschieden, weil es ein sehr umfassendes Konzept ist und mit der Schnittstelle für das Hotelprogramm ein umfassender digitaler Ansatz ist. Kein anderer Anbieter bietet uns einen so umfassenden und praktisch erprobten Lösungsansatz wie Betterspace.
Wir sind überzeugt, dass die von Betterspace angegebene Energieeinsparung mit dem Smart Hotel System iQ Roomcontrol möglich ist und uns allen hier im Hotel viel Arbeit dank der intelligenten Lösung abgenommen wird.
Digitalisierung im Hotel: Einfach & schnell
Betterspace:
Viele Hoteliers schrecken vor der Anschaffung digitaler Lösungen zurück, weil Sie denken, dass sehr viel Aufwand mit der Installation und Implementierung der digitalen Helfer verbunden ist. Wie verlief denn der Installationsprozess bei Ihnen?
Dr. Schache:
Der Installationsprozess lief problemlos, schnell und unkompliziert. Natürlich tauchen immer mal kleinere Problemchen auf, aber hier präsentierte uns Betterspace immer schnell eine gute Lösung.
M. Lorenz:
Ich kann hier nur zustimmen. Es wäre utopisch zu behaupten, dass anfangs alles sofort reibungslos funktioniert. Kleine Startschwierigkeiten gibt es bei der Installation technischer Lösungen immer, aber die hatte Betterspace schnell im Griff. Im Großen und Ganzen verlief der Installationsprozess der digitalen Gästemappe problemlos und zügig. Wir sind sehr zufrieden.
Tipps & Tricks für die Digitalisierung im Hotel
Betterspace:
Was empfehlen Sie anderen Hoteliers, die mit der Digitalisierung bestimmter Prozesse im Hotel liebäugeln? Haben Sie Tipps oder Tricks?
M. Lorenz:
Ich empfehle es ausdrücklich, sich genügend Zeit zu nehmen, um alle digitalen Lösungen ausreichend zu begutachten und zu vergleichen. Zudem ist es wichtig, sich genau in seinem eigenen Hotel umzuschauen, ob das Angebot wirklich in das jeweilige Hotel passt und einen Nutzen stiftet. Nur so werden nicht unnötig Ressourcen für ein System oder digitalen Helfer verschwendet, welcher später keine Anwendung findet, weil etwas nicht bedacht wurde.
Dr. Schache:
Da hat meine Kollegin völlig recht. Um Digitalisierung in Unternehmen voranzutreiben beziehungsweise digitale Lösungen einzuführen, ist eine konzeptionelle Vorarbeit unerlässlich, um die Potentiale aus der betrieblichen Sicht zu ermitteln. Zudem sollte man sich bewusst sein, dass die Digitalisierung im Unternehmen ein Prozess ist, welcher schrittweise umgesetzt wird und nicht mit einem Schlag alles digitalisiert ist.
Betterspace:
Haben Sie vielen Dank für Ihre Ausführungen, Herr Dr. Schache und Frau Lorenz. Möchten Sie abschließend noch etwas anmerken, hinzufügen, oder loswerden bezüglich der Digitalisierung im Hotel?
Dr. Schache:
Sehr gerne! Eins brennt mir noch auf der Seele. Wir gehen davon aus, dass durch den stärkeren Einsatz von künstlicher Intelligenz die Vernetzung aller Bereiche im Hotel erfolgen kann. Es ist also wichtig, sich weiterhin mit den Möglichkeiten der Digitalisierung auseinanderzusetzen und die Entwicklungen der künstlichen Intelligenz zu verfolgen. Routinearbeit wird immer mehr zur Aufgabe für Maschinen werden. Die Digitalisierung wird Freiräume schaffen, um die persönliche Arbeit am Gast noch stärker in den Fokus zu rücken.
Fr. Lorenz:
Ich würde gerne noch ergänzen, dass sich nicht immer alle auf die Kosten der smarten Lösungen fixieren sollten. Die Digitalisierung im Hotel voranzutreiben ist immer mit Kosten verbunden, aber gewisse Investitionen sind einfach notwendig und unabdingbar, wie zum Beispiel das Internet oder WLAN im Hotel. Abgesehen davon refinanziert sich die Entscheidung für den richtigen digitalen Helfer oder die digitale Lösung, wie die digitale Gästemappe, meist von ganz allein.
Betterspace:
Haben Sie vielen Dank, dass Sie sich die Zeit genommen haben, um mit uns über den aktuellen Stand und die Möglichkeiten der Digitalisierung im Hotel zu sprechen. Wir wünschen Ihnen eine erfolgreiche Zeit. Wir hören uns sicherlich bald wieder!