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Betterspace komplettiert mit dem Gästeverzeichnisblatt den digitalen Check-In für Österreich

[Ilmenau, März 2022] Die Hotel-Digitalisierer von Betterspace bieten den kompletten digitalen Check-In ab sofort auch für österreichische Hotels an. Der Meldeschein wurde jetzt rechtskonform an die gesetzlichen Bestimmungen von Österreich angepasst. Mit dem digitalen Gästeverzeichnisblatt profitieren nun auch Hotels, Mitarbeiter und Gäste in Österreich vom rechtssicheren digitalen Check-In.

Digitaler und automatisierter Check-In für Hotelgäste

Auch in österreichischen Hotels kann ab sofort rund um die Uhr digital in Hotels eingecheckt werden und das rechtskonform. Bereits seit 2021 checken in deutschen Hotels die Gäste mit der voll-umfänglichen digitalen Check-In-Lösung von Betterspace im Hotel ein. Jetzt haben die Digitalpioniere das digitale Gästeverzeichnisblatt veröffentlicht und damit die Möglichkeit geschaffen, dass auch in Österreich die Gäste komplett digital einchecken können.

Grundsätzlich verlangen sowohl das österreichische Meldegesetz als auch das deutsche Meldegesetz, dass jeder Hotelgast, der in einem Hotel oder anderen Beherbergungsbetrieben übernachtet, am Anreisetag registriert wird. Jedoch unterscheiden sich die beiden Meldegesetze in ihren Anforderungen an die Gästeregistrierungsformulare. Damit auch die Hoteliers in Österreich vom digitalen Check-In profitieren, mussten abgesehen von Namen des Formulars einige Änderungen am digitalen Meldeschein von Betterspace vorgenommen werden.

Die Besonderheiten des digitalen Meldezettels in Österreich

Unter anderem wurde entsprechend der gesetzlichen Bestimmungen eine fortlaufende, nicht veränderbare Nummerierung eingeführt. Um sicherzustellen, dass die Nummerierung wirklich fortlaufend ist, wird diese erst automatisch auf dem digitalen Gästeverzeichnisblatt von Betterspace hinzugefügt, wenn der anreisende Gast den Meldezettel am Anreisetag unterschrieben hat. Zudem wird in dem österreichischen Formular, entsprechend der Meldeverordnung, das Geschlecht des Hotelgastes abgefragt.

Ein weiterer Unterschied des digitalen Meldezettels für Österreich besteht im Erfassen des tatsächlichen Abreisedatums. Dieses muss am Abreisetag auf dem Meldezettel, zusätzlich zum bereits eingetragenen voraussichtlichen Abreisedatum, vermerkt werden. Auch dieses wurde von den Digitalisierungsexperten integriert. Durch die PMS-Anbindung wird das tatsächliche Abreisedatum auf dem digitalen Gästeverzeichnisblatt automatisch erfasst, sobald der Check-Out des Hotelgastes im PMS-System erfolgt ist.

Ebenfalls eine Abweichung gibt es bei der Erhebung der Daten von weiteren Mitreisenden auf dem österreichischen Gästeverzeichnisblatt. Seit dem 01. Mai 2017 gilt in Österreich, dass es ausreicht für Mitreisende im sogenannten familiären Verbund den Namen und das Geburtsdatum der Mitreisenden zu erfassen. Dieses wurde ebenfalls beim digitalen Meldezettel für Österreich berücksichtig. Der eigentliche Gast bestätigt somit mit seiner Unterschrift auch die Richtigkeit der Daten der Mitreisenden.

Der signifikanteste Unterschied zwischen dem deutschen digitalen Meldeschein und dem österreichischen digitalen Gästeverzeichnisblatt ist die Authentifizierung während des Check-In-Prozesses. Denn in Österreich ist die digitale Unterschrift auf dem digitalen Meldezettel als Identitätsnachweis anerkannt. Ebenfalls ist es im Alpenstaat zulässig eine qualifizierte digitale Signatur zu verwenden.

Die Vorteile des digitalen Gästeverzeichnisblatts

Durch die Integration des digitalen Gästeverzeichnisblatts in den digitalen Check-In von Betterspace, sparen jetzt auch österreichische Hoteliers jede Menge Zeit beim Einchecken der Gäste. Zusätzlich werden bürokratische Pflichten durch Automatisierung reduziert und damit das Hotelpersonal entlastet. Die Gäste füllen das Gästeverzeichnisblatt online, via Smartphone, Check-In-Terminal oder Front-Office Tablet aus. Am Tag der Anreise unterschreiben die Hotelgäste das Gästeverzeichnisblatt und durch die Anbindung an das PMS-System werden die Daten automatisch übertragen. Das wiederum reduziert die Fehleranfälligkeit. Denn Tippfehler beim Übertragen der Daten oder Probleme beim Entziffern von Gastdaten, die handschriftlich auf Papier-Meldescheine eingetragen wurden, entfallen. Außerdem erfolgt auch die fristgerechte Löschung der Meldezettel nach der gesetzlichen Aufbewahrungsfrist von sieben Jahren automatisch.

Auch die ÖHV ist überzeugt

„Fortschritt steht für positive Weiterentwicklung, für einen Schritt in die richtige Richtung und genau das trifft auf die digitale Check-In-Möglichkeit für die Hoteliers in Österreich zu. Davon profitieren Beherbergungsbetriebe, Gäste und Mitarbeiter gleichermaßen. Während der Check-In Prozess vom Gast digital und selbstständig durchgeführt werden, kann sich das Hotelteam um die individuellen Wünsche der Gäste kümmern. Betterspace leistet damit einen wertvollen Beitrag die Digitalisierung in österreichischen Hotels voranzutreiben.“, erklärt Herr Oliver Wolf, Leiter des Partnermanagements bei der Österreichischen Hoteliervereinigung (ÖHV).

Über Betterspace:

Betterspace bietet mit der 360° Software smarte, intelligente und vor allen Dingen digitale Lösungen, die den Arbeitsalltag von Hoteliers revolutionieren und die Gäste begeistern. Neben zufriedeneren Gästen profitieren die Hotels von steigenden Einnahmen, sinkenden Betriebskosten und automatisierten Prozessen. Zugleich unterstützt Betterspace Hoteliers, die Nachhaltigkeit im Hotel voranzutreiben und die Umwelt zu schonen. Das Portfolio von Betterspace erstreckt sich von smarten Lösungen der Gastkommunikation über intelligente Lösungen zum Energiemanagement hin zu Hotel-Infrastrukturangeboten. Die smarten Lösungen bestechen aufgrund ihrer einfachen Anwendbarkeit und der unkomplizierten Integration in vorhandene Strukturen. Mittlerweile vertrauen über 1000 Hotels in 10 Ländern auf die smarten Lösungen. Weitere Informationen finden Sie unter: www.betterspace360.com

Fotos: Betterspace. Abdruck bei Quellenangabe auf Anfrage. Die unberechtigte Weitergabe/Veröffentlichung des Bildmaterials an Dritte ist untersagt.