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So funktioniert der digitale Check-In im Hotel

Kontaktlos einchecken im Hotel

Kontaktlose Alternativen im Hotel und dementsprechend „Bring your own device“ (BYOD) Lösungen für Hotelgäste sind derzeit gefragter denn je. Um kontaktlos mit dem Hotelgast zu kommunizieren und gleichzeitig den gewohnten Service im Hotel zu bieten, sind digitale Assistenten die perfekte Lösung. Ein Service, der problemlos digitalisiert und kontaktlos angeboten werden kann, ist unter anderem der Check-In. Der digitale Check-In vermeidet Warteschlangen am Empfang und reduziert den Kontakt zwischen Hotelmitarbeitern und Gästen auf ein Minimum. Mithilfe des digitalen Check-Ins werden die Kontaktpunkte zwischen Gast und Hotel nicht einfach reduziert, sondern in den digitalen Raum verlagert. So bricht der Kontakt zwischen Hotel und Gast nicht ab.

„Wir bereiten gerade alles für kontaktlose Prozesse vor. Besonders interessant ist in diesem Zusammenhang der digitale Check-In. Auch der Einsatz eines Check-In Terminals ist für uns denkbar.“
Herr Tapken, Geschäftsführer Hotel & Restaurant Bürgerklause

Der digitale Check-In hilft dabei, Abstandsregeln zu wahren und Wartezeiten an der Rezeption zu verringern. Gleichzeitig entlastet der kontaktlose Check-In Prozess das Personal im Hotel. Denn digital einzuchecken, den Meldeschein digital auszufüllen und zu verwahren bedeutet weniger Aufwand. Der Gast checkt entweder selbständig über sein Smartphone ein oder nutzt ein Check-In Terminal, das auch die Ausgabe von Schlüsselkarten übernimmt. Schneller und unkomplizierter ist der Check-In nicht möglich. In diesem Blogbeitrag werden wir über zwei Check-In-Lösungen sprechen, die das kontaktfreie Einchecken für Gast und Mitarbeiter leichter machen: Check-In Light und Quick Check-In.

Der Check-in Light für Hotels

Der Check-In Light ist eine der digitalen Lösungen von Betterspace, die den Check-In Prozess vereinfacht und kontaktlos gestaltet. Hotelgäste füllen hier den Meldeschein bereits vor Ankunft im Hotel digital über das eigene Gerät, wie ein Smartphone, aus. Entweder bei der Buchungsbestätigung oder in einer Reminder-E-Mail senden Sie Ihren Gästen eine Einladung mit dem Link zum digitalen Check-In. Ihre Gäste werden direkt zur Web-App weitergeleitet. Das heißt, Ihr Gast muss hier keine zusätzliche App herunterladen. Optional kann der Gast schon hier seine Unterschrift leisten. Hat er seine Daten eingegeben und überprüft, stimmt er noch der Datennutzung gemäß der DSGVO zu. Dann werden die Daten mit dem digitalen Meldeschein automatisch per E-Mail an das Hotel weitergeleitet.

Die Daten werden vom Rezeptionspersonal geprüft, bevor sie in das PMS eingetragen werden. Die ausgefüllten Meldescheine werden sicher im Meldeschein-Tresor verwahrt, bis sie automatisch nach der Frist von einem Jahr gelöscht werden. Hotelgäste bereiten so den Check-In bereits vor Ankunft im Hotel vor. Papierchaos und langes Warten an der Rezeption gehören damit der Vergangenheit an. Besonders in der aktuellen Situation ist diese Alternative zum klassischen Check-In eine besondere Hilfe. Denn er sorgt dafür, dass die Wartezeiten verkürzt werden und so Ansammlungen von Menschen verhindert werden.

Den Check-In Light inklusive digitalem Meldeschein bekommen Hoteliers jetzt kostenfrei. Hier erfahren Sie mehr dazu.

Der Check-In Light im Überblick

  • Manuelles Ausfüllen der Stammdaten und Übertragung Meldeschein
  • Manuelles übertragen der Check-In Daten in das PMS-System
  • Vorbereitung des Check-Ins vor Ort
  • Sichere Speicherung der Gastdaten im Meldescheintresor
Frau checkt mit smartphone digital im Hotel ein

Der Quick Check-In inklusive Meldeschein

Genau wie beim Check-in Light, bekommt der Hotelgast eine Einladung zum digitalen Check-In mit dem entsprechenden Link. Über das eigene Gerät kann der Hotelgast mit dem Check-In bereits beginnen bevor er das Hotel betritt. Bei dem Quick Check-In werden dafür die Buchungsdaten direkt aus dem PMS abgerufen. Eine Schnittstelle zwischen dem Check-In Modul und dem PMS ermöglicht hier den reibungslosen Austausch der Daten. Ergänzt oder ändert der Hotelgast seine persönlichen Angaben, werden diese automatisch in den digitalen Meldeschein und das PMS-System übertragen.

Auch die digitale Alternative zur klassischen Unterschrift mit Stift und Papier ist per Quick Check-In möglich. Die geforderte 2-Faktor Authentifizierung, oder Strong Customer Authentication (SCA), wird hier durch die eingebundenen Zahlungsdienstleister übernommen. Direkt beim Check-In hinterlegen Ihre Gäste die Zahlungsinformationen und bezahlen komplett kontaktlos in ihrer gewünschten Zahlungsart. Die Gäste betreten das Hotel und können direkt mit dem Urlaub beginnen, ohne lange Wartezeiten an der Rezeption.

Der Quick Check-In im Überblick

  • Abruf der Buchungsdaten aus dem PMS-System
  • Automatisches Übertragen der Gastdaten in den Meldeschein und das PMS-System
  • SCA mittels Zahlungsdienstleister
  • Gäste führen vor Ort den Check-In & Bezahlung durch
  • Sichere Speicherung der Gastdaten im Meldescheintresor

Digitaler Service in Zeiten von Corona

Kontaktlose Prozesse spielen derzeit für Hotels eine entscheidende Rolle. Denn damit werden sie nicht nur den aktuellen SARS-Cov-2 Arbeitsbedingungen gerecht, sondern schaffen gleichzeitig neue, optimierte Prozesse im Hotel. Mithilfe digitalisierter Prozesse, wie dem Check-In, erreichen Sie weiterhin Ihre Gäste und bieten ihnen einen zusätzlichen Service. Denn die Hygiene- und Abstandsregelungen sind nicht nur rechtliche Vorschriften, an die sich Hotels halten müssen. Sie werden von den Gästen für einen sicheren Aufenthalt gefordert und vorausgesetzt. Die Menschen sind durch die Corona-bedingte Situation für bestimmte Vorkehrungen im Alltag bereits sensibilisiert. Ein Hotel, das mit digitalen Helfern diesen Wünschen entgegenkommt, baut gleichzeitig eine Vertrauensbasis zwischen Hotel und Gast auf.

Whitepaper: Identitätskrise der Stadthotellerie – Neue Wege um Gäste zu gewinnen und zu beeindrucken