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Der rechtskonforme digitale Meldeschein für die Hotellerie ab 2020

Frau checkt mit smartphone digital im Hotel ein

Digitaler Meldeschein: Der aktuelle Stand der Dinge

Der digitale Meldeschein wird von vielen Hoteliers in Deutschland mit großen Augen erwartet. Am 01.01.2020 ist die digitale Alternative zum herkömmlichen Meldeverfahren im Hotel nach dem Gesetz einsetzbar. Die Erleichterung im November war groß, als der Bundesrat die Gesetzesänderung zum Bundesmeldegesetz beschlossen hatte. Doch die Ernüchterung kam schnell: So einfach, wie erhofft ist die neue Variante nämlich nicht.

Den Meldeschein bequem per App auf dem Weg zum Hotel ausfüllen und unterschreiben ist in vielen Ländern bereits Gang und Gäbe. In Deutschland schreibt das Meldegesetz vor, dass der Gast vor Ort im Hotel den Meldeschein klassisch mit Stift auf Papier unterzeichnen muss. Das ist natürlich mit hohen Kosten, Zeit und einer Menge Papier verbunden. Im Rahmen des Dritten Entbürokratisierungsgesetzes sollte der Prozess im Hotel endlich erleichtert werden. 52 Millionen Euro und 1,2 Millionen Stunden sollen mit einer Änderung des Gesetzes eingespart werden.

  • Bürokratische Entlastung
  • Kostensenkung für Archivierung
  • Zeitersparnis für Hotel und Gast
  • Papierverbrauch senken
  • Sichere und übersichtliche Verwahrung
  • Einfache Vernichtung der Meldescheine

Doch keine digitale Unterschrift

Anstatt einer digitalen Unterschrift wird vom Gast bei der digitalen Alternative nach der Gesetzesänderung jedoch ein anderer Identitätsnachweis verlangt. Dafür stehen dem Gast drei Möglichkeiten zur Verfügung. Entweder eine starke Kundenauthentifizierung, auch bekannt als Strong Customer Authentication kurz SCA oder die Identifizierung via eID, also der elektronische Identitätsnachweis über den Personalausweis.

Nach der Gesetzesänderung stehen der Hotellerie drei Möglichkeiten zur Verfügung, die Daten und die Identität des Gastes elektronisch zu prüfen:

1. Chip der eID auslesen

Die eID wurde bereits zum 1. November 2010 in Deutschland eingeführt, mit dem einfachen Hintergrund, die eigene Identität auch im Internet und an Bürgerterminals nachweisen zu können. Seit 2017 ist jeder neue Personalausweis mit dem Chip ausgestattet. Für das Auslesen der eID beim Check-In vor Ort im Hotel, wird ein entsprechendes Kartenlesegerät und ein entsprechender Client, wie die AusweisApp2, benötigt. Außerdem muss jeder Gast seine eID-Pin zur Hand haben. Über den Chip im Personalausweis wird zuerst geprüft, ob der Anbieter dazu berechtigt ist, Ihre Daten abzufragen. Anschließend wird die Zugangsnummer eingegeben, bevor die Gästedaten verschlüsselt in das entsprechende Formular übertragen werden.

2. Online-Ausweisfunktion des Personalausweises

Über die Online-Ausweisfunktion, lässt sich der Gast von überall aus identifizieren. Dafür muss der Gast dem Identifizierungsprozess über einen Online-Dienst zustimmen. Der Personalausweis muss, wie bei dem Auslesen vor Ort, mit einem Kartenleser oder einem kompatiblen Smartphone mit der entsprechenden App verbunden werden. Der Gast stimmt der Datenabfrage mit der Eingabe seiner PIN zu. Die Daten werden anschließend verschlüsselt übertragen.

3. Strong Customer Authentication

Eine weitere Möglichkeit ist die Strong Customer Authentication gemäß der neuen PSD2. Die Zahlungsrichtlinie verlangt, dass bei elektronischen Zahlungen zwei von drei Elementen vorliegen müssen. Die Elemente sind Wissen, Besitz und Inhärenz. Zu Wissen gehört das Kennen eines Passwortes oder PINs. Zu Besitz gehört beispielsweise ein Smartphone, das der Person gehört. So wird zur Authentifizierung Beispielsweise eine Nummer abgefragt, die vorher per SMS an das Handy geschickt wurde. Inhärenz ist etwas, das dem jeweiligen Gast eigen ist, wie zum Beispiel ein Fingerabdruck.

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Die Problematik der eID und Online-Ausweisfunktion

Die Idee die eID im Hotel auszulesen oder die Online-Ausweisfunktion als Identitätsnachweis in den Check-In zu integrieren, ist aus Sicht des Gesetzgebers nachvollziehbar. Jedoch ist es sehr fraglich, wie viele Gäste ihre eID-PIN zur Hand haben. Zudem besitzen lediglich die neueren Personalausweise diese Funktion. Laut Bundesinnenministerium ist der Chip aktuell bei gerademal 25 Millionen Personalausweisen aktiviert. Zudem wurde die zum Auslesen benötigte Software, nur rund 52.000 Mal vom Bund heruntergeladen. Die Akzeptanz der eID und Onlineausweisfunktion in der Bevölkerung ist aktuell nicht gegeben. Daher werden diese beiden Verfahren zum Identitätsnachweis für den digitalen Meldeschein von uns vorerst nicht weiter in Betracht gezogen.

Rezeptionsmitarbeiter und Hotelgäste beim Check-In

Betterspace: Unsere Umsetzung des digitalen Meldescheins

Aus den oben genannten Gründen spielt für unsere Lösung zum digitalen Meldeschein ausschließlich die SCA eine Rolle, damit der digitale Check-In inklusive digitalem Meldeschein auch endlich in deutschen Hotels rechtskonform eingesetzt werden kann. Kreditkarten sind weitverbreitet in Deutschland und auch im Hotel mittlerweile das beliebteste Zahlungsmittel. Zudem haben sich bereits viele Gäste daran gewöhnt bereits vor der Ankunft im Hotel, oder auch während des Check-In-Prozesses ihre Kreditkarte als Sicherheitsleistung zu hinterlegen.

Die wichtige Rolle der Pre-Stay Kommunikation

Der Erfolg des digitalen Meldescheins wird maßgeblich von der Pre-Stay-Kommunikation des Hotels abhängig sein. Mit der Pre-Stay-Kommunikation steht und fällt der ganze Prozess. Bereits bei der Buchung wird der Gast zukünftig auf die Möglichkeit eines digitalen Meldescheins hingewiesen. Nach Abschluss der Buchung erhält der Gast dann eine E-Mail mit seinen Buchungsdaten und dem Hinweis, dass er bereits vor der Ankunft im Hotel seinen Meldeschein digital erstellen kann und damit die händische Unterschrift an der Rezeption obsolet ist. Damit verkürzen sich Wartezeiten auf ein Minimum.

So sieht der rechtskonforme Check-In inklusive digitalem Meldeschein aus

Für den rechtskonformen Identitätscheck sehen wir aktuell zwei Möglichkeiten. Aus diesen ergeben sich dann unterschiedlichste Szenarien, wie der Check-In-Prozess im Hotel ablaufen wird. Dies sind unsere zwei Möglichkeiten des Identitätsnachweises:

1. Vorabzahlung:

Bei der Vorabbezahlung findet durch den Zahlungsanbieter ein SCA-gemäße Authentifizierung des Hotelgastes statt und der Security-Token wird erstellt und in dem PMS hinterlegt. Damit kann ein gültiger digitaler Meldeschein erstellt werden.

2. Kreditkartenprüfung ohne Vorabbezahlung

Es erfolgt lediglich eine Kreditkartenüberprüfung beim Check-In-Prozess. Es findet an dieser Stelle noch keine Zahlung statt, aber durch die SCA und die Erstellung des Tokens kann ein rechtskonformer Meldeschein generiert werden. Anschließend hat der Hotelgast die Möglichkeit mit der Web-App von Betterspace mit nur einem Klick die Übernachtung zu begleichen.

Der Ablauf des digitalen Check-Ins ab 2020

Bucht der Hotelgast ein Hotelzimmer und führt dann am Anreisetag die Zahlung vor der Ankunft aus, wird der Token vom Zahlungsdienstleister erstellt. Dieser wird einmalig dieser Buchung zugewiesen. Checkt der Gast anschließend über beispielsweise die Hotel-Web-App von Betterspace ein, wird der Token mit den Daten sicher und verschlüsselt an die Hotelsoftware übermittelt. Damit ist der Check-In abgeschlossen.

Die Daten des Gastes, die er beim Check-In bequem in den digitalen Meldeschein eingetragen hat, werden durch den vom Zahlungsdienstleiser generierten Security-Token verifiziert. Durch die direkte Übertragung an das Hotel, entfällt hier das aufwändige einpflegen von Informationen. Die Daten werden dann sicher in einem Meldeschein-Tresor aufbewahrt und anschließend nach einem Jahr Aufbewahrungszeit rechtskonform gelöscht.

Pre-Check-In und das Check-In Terminal

Ein anderes Szenario besteht aus einem Pre-Check-In und dem Einsatz eines Check-In Terminals. Bereits vor der Ankunft im Hotel füllt der Hotelgast mit der Hotel-App den Meldeschein aus und hinterlegt seine Daten. Im Hotel angekommen, empfängt dann das Check-In Terminal den Gast. Der Hotelgast schließt den Check-In Prozess durch das Einlesen seiner Kreditkartendaten ab und erhält sofort seine Zimmerkarte vom Terminal.

Auch hier erfolgt die sichere Authentifizierung durch den Zahlungsdienstleister, welcher den Security-Token erstellt und anschließend an Betterspace übergibt. Die Daten werden ebenfalls im Anschluss an das PMS des Hotels weitergeleitet und digital sicher verwahrt. Mit dem Check-In Terminal werden nicht nur papierhafte Meldescheine gespart, sondern gleichzeitig lange Wartezeiten an der Rezeption.

Sicherheitsabfrage und Kreditkartendaten

Beim dritten Szenario hinterlegt der Gast direkt bei der Buchung seine Kreditkartendaten. Es erfolgt eine sogenannte Sicherheitsabfrage durch den Zahlungsdienstleister. Hier findet jedoch im Gegensatz zu den anderen beiden Varianten keine Zahlung statt. Die Sicherheitsabfrage dient lediglich der Erstellung des Tokens, welcher wie bei den beiden vorherigen Varianten seinen Weg in das PMS über Betterspace findet. Der Gast bestätigt dann lediglich am Anreisetag seine Ankunft im Hotel und damit ist der Check-In-Prozess abgeschlossen.

Diese Variante verkürzt den Prozess des digitalen Check-Ins enorm, da die Erstellung des Meldescheins bereits an die Buchung geknüpft ist. Hierdurch kann ein großer Vorteil für den Direktvertrieb des Hotels gegenüber der OTAs entstehen.

Der digitale Meldeschein kann kommen

Auch wenn der Traum von der digitalen Unterschrift für den Meldeschein erst einmal ausgeträumt ist, ist die Entlastung für die Hotellerie greifbar nah! „Es gibt jetzt eben keine Unterschrift beim digitalen Meldeschein zumindest für Deutschland, sondern einen anderen Identitätsnachweis,“ erklärt Betterspace-Geschäftsführer Alexander Spisla. „Wir werden für jedes Hotel eine passende Lösung parat haben, die es ermöglicht, den digitalen Check-In inklusive Meldeschein rechtskonform umzusetzen.“ Der digitale Meldeschein kann also endlich kommen.

Jetzt kostenfreies Merkblatt herunterladen

Bevor der digitale Meldeschein endlich die lang ersehnte Entlastung bringt, gilt es erst einmal einiges zu beachten. Damit Sie nicht den Überblick verlieren, haben wir nochmal alles Wichtige zur Gesetzeslage und dem Meldeschein für Sie in unserem kostenfreien Merkblatt zusammengefasst.

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