Schnell, personalunabhängig, digital: Über den smarten Check-Out im Hotel

Der digitale Check-Out im Hotel

Zu Stoßzeiten ist es nicht ungewöhnlich, dass Hotelgäste an der Rezeption warten müssen, egal ob sie ein- oder auschecken. Was für viele Hotels zum Alltag gehört, ruiniert den Gästen jedoch schnell das Urlaubsfeeling. Für diejenigen, die jetzt schon den Gäste-Ansturm beim Check-Out in den Sommerferien fürchten oder die Wartezeit für die Hotelgäste ganz einfach verkürzen möchten, haben wir eine smarte Lösung im Gepäck: Den digitalen Check-Out mit better.flow.

Über den digitalen Check-In im Hotel wurde bereits in den vergangenen Jahren ausgiebig berichtet und geschwärmt. Zurecht, finden wir. Aber der smarte Bruder des digitalen Check-Ins wurde hier ein wenig vernachlässigt. Doch auch der digitale Check-Out im Hotel sorgt dafür, dass Abläufe beschleunigt, Personal entlastet und die Zufriedenheit der Gäste gesteigert werden. Wie der smarte Check-Out sonst noch den Hotelalltag verbessert und wie die Gäste selbständig und bequem im Hotelzimmer auschecken können, erklären wir in diesem Beitrag.

Digital im Hotel auschecken, Stress vermeiden

Hat es Ihr Hotelgast eilig, weil er noch einen Zug erwischen muss, zählt jede Sekunde, die er beim Auschecken sparen kann. Das gleiche gilt hier übrigens auch für das Hotelpersonal. Bei denen geht es zwar nicht um das Verpassen Ihres Zugs, aber jedes bisschen Zeit, das Ihr Personal gewinnt, ist Gold wert. Schließlich sucht man überall in der Hotellerie derzeit händeringend nach neuen Mitarbeitenden, weil an allen Ecken und Enden helfende Hände fehlen. Anstatt also in einer Warteschlange langsam die Geduld zu verlieren, checkt der Gast über die digitale Gästemappe auf dem In-Room Tablet im Hotelzimmer aus. So ist das Letzte woran sich Ihr Gast erinnert, nicht dass er seinen Zug verpasste, weil der Check-Out zu lange dauerte. Er erinnert sich an den praktischen und schnellen Service und wie er entspannt das Hotel verlässt.

Der digitale Check-Out mit better.flow überzeugt aber nicht nur mit seinem stressfreien Service und der gesparten Zeit. Da der komplette Check-Out digital abläuft und er auch die Rechnung per E-Mail erhält, können Hotels hier zusätzlich Papier sparen. Weitere Vorteile haben wir hier aufgelistet:

In 5 einfachen Schritten checkt Ihr Gast mit der Gästemappe aus

Ihr Gast checkt entweder über sein eigenes Gerät aus, wie seinem Smartphone, oder er nutzt das Terminal in der Lobby. Ist better.flow mit der digitalen Gästemappe better.guest kombiniert, checkt Ihr Gast bequem und unkompliziert im Hotelzimmer aus. Mit wenigen Klicks führt der Hotelgast den Check-Out selbständig durch. Dabei wird er auf dem Tablet Schritt für Schritt durch den Prozess geführt. Dazu gehört neben der Prüfung der Gastdaten und dem Auschecken aus dem System auch die Bezahlung und Rechnungseinsicht. Wie der smarte Check-Out better.flow über das In-Room Tablet abläuft, lässt sich in fünf schnelle Schritte zusammenfassen.

1. Einladung zum Check-Out

Um den Check-Out zu starten, bekommt der Gast am Tag der Abreise eine E-Mail oder eine Push-Nachricht auf dem In-Room Tablet mit dem Hinweis, dass er digital auschecken kann. Der Check-Out kann über die digitale Gästemappe auf dem In-Room Tablet direkt gestartet werden. Alternativ zum Tablet gibt es den digitalen Check-Out auch als BYOD-Lösung. Das heißt, der Gast checkt über sein eigenes Gerät, zum Beispiel sein Smartphone, aus. Dafür klickt er auf einen Link in der E-Mail.

2. Überprüfen der Daten

Hat der Gast den Prozess gestartet, überprüft er, ob seine persönlichen Angaben richtig und vollständig sind. Diese Daten werden über eine Schnittstelle direkt aus dem PMS-System des Hotels übernommen. In diesem Schritt gibt er auch die E-Mail-Adresse an, an die die Rechnung später geschickt wird.

3. Rechnungseinsicht

Bevor es mit der Zahlung weitergeht, bekommt der Gast erst einmal eine Übersicht über seine Rechnung. Hier sind alle Positionen mit allen zusätzlichen Kosten, wie das Frühstück oder die gebuchte Massage, aufgeführt. Sind die Angaben korrekt, fährt er mit dem nächsten Schritt fort.

4. Bezahlung der Hotelrechnung

Hat der Gast seine Rechnung also noch nicht bei der Ankunft bezahlt, zahlt er sie nun beim digitalen Check-Out. Er wählt seine bevorzugte Zahlungsmethode und begleicht unkompliziert seine Rechnung. Diese bekommt er anschließend digital und papierlos per E-Mail zugeschickt.

5. Einfach ausgecheckt

Über die Schnittstelle zum PMS-System wird der Check-Out direkt im System hinterlegt. Die Rezeptionsmitarbeitenden sehen sofort, wenn ein Gast ausgecheckt und bezahlt hat. Der Gast gibt bei der Abreise seinen Schlüssel oder die Schlüsselkarte an der Rezeption ab, wirft diese in eine Schlüsselbox in der Lobby oder hinterlässt den Schlüssel einfach im Hotelzimmer.

Darauf müssen Hotels beim digitalen Check-Out achten

Der komplette Check-Out-Prozess kann nur digitalisiert werden, wenn alle nötigen Features eingebunden sind. Natürlich muss die Lösung für den Check-Out, wie better.flow, an das PMS-System des Hotels angebunden werden, damit das System weiß, wenn der Gast auscheckt. Muss der Gast seine Hotelrechnung beim Auschecken begleichen, so brauchen Sie eine Schnittstelle zu einem Payment Provider. Wenn er seinen Aufenthalt direkt beim Check-In oder bei der Buchung zahlt, kann dieser Schritt natürlich auch weggelassen werden. Soll der Gast jedoch erst beim Check-Out zahlen, muss das PMS-System auch die Rechnungsdaten an das Check-Out System senden, damit der Gast seine Rechnung einsehen kann. Beim Check-Out können die Hotelgäste Ihre Daten außerdem prüfen und gegebenenfalls anpassen. Wie so häufig spielen also auch hier Schnittstellen eine wichtige Rolle, wenn es um Digitalisierung und automatisierte Prozesse geht.

Mit better.flow, der Check-In-Lösung von Betterspace, individualisieren Sie Ihren digitalen Ablauf übrigens ganz nach Ihren Bedürfnissen. Sie entscheiden, ob der Gast vor seinem Check-Out eine E-Mail bekommt, in der er auf den digitalen Check-Out hingewiesen wird. Möchten Sie, dass der Gast seine Rechnung nicht beim Check-Out bezahlt, kann das Feature ganz einfach weggelassen werden. Der komplette Check-Out-Ablauf wird an Ihre Anforderungen angepasst.