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Check-In mal anders: Im Flair Hotel zur Eiche wird’s digital

Das familiengeführte Traditionshaus

Im beschaulichen Buchholz in der Nordheide, am Rand der Lüneburger Heide begeistert das Flair Hotel zur Eiche seine Gäste mit der richtigen Mischung aus Herzlichkeit, Regionalität und Harmonie. Das familiengeführte Traditionshaus ist der perfekte Ausgangspunkt für alle vom stressigen Alltag Geplagten und Naturliebhaber, die einfach mal ausspannen und tief durchatmen wollen. In den 18 liebevoll eingerichteten Zimmern fühlt sich jeder sofort zu Hause und im Restaurant Henry’s sorgen regionale Gaumenfreuden auch für die kulinarische Behaglichkeit. Zudem finden Businessgäste genügend Raum für die Entfaltung kreativer Ideen und Denkansätze während einer Tagung im gemütlichen Familienhotel.


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Digitalisierung hat einen hohen Stellenwert im Hotel

In Buchholz vertrauen die Geschwister Christine Buchholz und Jan Philip Stöver als Inhaber des Hotels jedoch nicht nur auf die Kraft der Natur und Unbeschwertheit der ländlichen Gegend, sondern auch auf digitale Unterstützung. Im Flair Hotel zur Eiche nimmt die Digitalisierung einen immer höheren Stellenwert ein und das befürworten auch die Gäste und Mitarbeiter des Hotels. „Es ist schön zu sehen, wie gut unsere Gäste es bewerten, dass sie bei uns im Hotel digital einchecken können“, so Christine Buchholz.

Steigende Betriebskosten und mehr Aufwand

Die größte Herausforderung im Flair Hotel liegt in den steigenden Betriebskosten im Hotel und Restaurant. Doch die Bereitschaft der Gäste, entsprechend der stetig steigenden Kosten, mehr für Übernachtung, Frühstück oder den Restaurantbesuch zu zahlen, ist leider nicht immer gegeben. Mit den digitalen Helfern in Form von Gästemappe und digitalem Meldeschein werden Prozesse im Hotel vereinfacht, Zeit gespart und damit der Alltag im Hotel erleichtert. So helfen Gästemappe und Meldeschein, durch die gesparte Arbeitszeit und die schnellen Prozesse, die steigenden Betriebsausgaben im Zaum zu halten.

Digitale Gästemappe als Multifunktionswunder im Hotelzimmer

Die digitale Gästemappe auf dem In-Room Tablet begeistert die Gäste schon seit mehreren Jahren im Hotel. Die Gäste finden hier alles, was sie wissen müssen. Von Ausflugszielen und der näheren Umgebung hinzu Busfahrplänen und der Speisekarte des Restaurants informiert der digitale Assistent zu jeder Tages- und Nachtzeit zuverlässig und ohne Pause die Gäste. Regelrecht durch die Decke gegangen sind die Nutzungszahlen der digitalen Gästemappe durch die Einführung des digitalen Meldescheins im Hotel.

Digitale Gästemappe auf dem In-Room Tablet im Flair Hotel Zur Eiche

Der digitale Check-In im Flair Hotel zur Eiche

Seit Mitte des Jahres können die Gäste im Hotel auch modern und digital einchecken und das auf eine ganz besondere Art und Weise. Das Inhaber-Geschwisterteam hat seinen ganz eigenen Weg des digitalen Check-Ins mit Betterspace realisiert. Die Gäste erhalten am Empfang nur Ihren Zimmerschlüssel. Dann werden die Gäste auf den digitalen Check-In mit dem In-Room Tablet hingewiesen. Der Meldeschein wird digital und in entspannter Atmosphäre über die Gästemappe auf dem Tablet im Hotelzimmer ausgefüllt.

Meldeschein spart Arbeit im Hotel

„Der digitale Meldeschein erhöht den Nutzen des Tablets und spart uns noch zusätzlich Arbeit ein“, erklärt Christine Buchholz, welche glücklich und zufrieden mit ihrer Variante des digitalen Check-Ins ist. „Gerade jetzt zu Zeiten der Corona-Pandemie unterstützen uns die digitalen Helfer Tablet und Meldeschein wirklich gut im Hotel“, so Buchholz.

Gäste sind zufrieden und glücklich

Im Abendservice wird jetzt im Hotel keine zusätzliche Kraft mehr benötigt, die ausschließlich an der Rezeption die Gäste eincheckt. Dies übernimmt der Service. Denn außer der Schlüsselausgabe und dem Hinweis, dass der Meldeschein über die digitale Gästemappe auf dem Zimmer ausgefüllt werden kann, ist keine Zeit mehr für Bürokratie und altbackene Prozesse notwendig. „Durch die Helfer In-Room Tablet und Meldeschein wird viel Zeit gespart und die Gäste fühlen sich besser betreut. Gerade im Hinblick auf Corona, sind die Gäste sehr positiv und freudig überrascht, dass wir diesen Service anbieten“, erklärt Frau Buchholz.

Das Serviceteam im Restaurant des Flair Hotel Zur Eiche übernimmt dank digitaler Unterstützung jetzt auch den Check-In

Perfekte Daten für die Abrechnung

Natürlich spart das Team des Flair Hotels zur Eiche nicht nur Zeit. Der digitale Meldeschein hat noch einen weiteren entscheidenden Vorteil für das Hotel. Die Fehlerquote der erhoben Gastdaten geht gegen Null. Schließlich tragen die Gäste ihre Daten selbst mithilfe des smarten In-Room Tablets auf dem Zimmer ein. „Damit haben wir garantierte und einwandfrei, stimmige Daten für die Abrechnung.“, sagt die Inhaberin Christine Buchholz.

Mehr Service aber weniger Aufwand im Hotel

Die Implementierung des digitalen Meldescheins verlief schnell und unkompliziert. Während einer kurzen telefonischen Vorstellung des digitalen Meldescheins wurden alle Anforderung besprochen und der Einsatz im Hotel abgeklärt. Dann ging alles ganz schnell und die ersten Gäste des Hotels konnten hygienisch, komfortabel und selbst einchecken. „Gerade jetzt in diesen Zeiten empfehle ich die digitale Gästemappe und den digitalen Meldeschein. Sie helfen uns Zeit zu sparen und trotzdem mehr Service zu bieten. Für uns als kleines ländliches Hotel ist das dann aber auch erstmal genug Digitalisierung.“, erklärt die herzliche und engagierte Inhaberin Christine Buchholz.

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