Check-In: Vom digitalen Meldeschein zum smarten Gesamtprozess
Der digitale Check-In und Check-Out better.flow im Hotel erfreut sich immer größerer Beliebtheit und nimmt immer mehr Form an. Die große anfängliche Skepsis seitens der Hoteliers, dem Personal und der Gäste ist der Euphorie über einen schnellen und je nach Art des Prozesses sogar personal-unabhängigen Prozesses gewichen. Zudem hat sich der digitale Check-In und Check-Out in den vergangenen Jahren rasant weiterentwickelt, vom ursprünglichen digitalen Meldeschein zu einer rechtssicheren Komplettlösung inklusive Bezahlung und Schlüsselkarten-Kodierung.
Jetzt gibt es wieder Neuigkeiten zu verkünden. Denn die Gastdaten erfassen Gäste oder das Hotelpersonal jetzt blitzschnell und ohne Eintippen. Das neue Feature ID-Card-Scan der Check-In Lösung better.flow von Betterspace revolutioniert damit die Gastdatenerfassung für den digitalen Meldeschein. In diesem Blogbeitrag nehmen wir das Feature genau unter die Lupe, zeigen Ihnen die Vorteile und wie es sich in den Check-In-Prozess integrieren lässt.
Der ID-Card Scan
Mit dem neuen Feature ID-Card Scan werden Ausweisdokumente, zum Beispiel der Personalausweis, Reisepass oder Führerschein, schnell und einfach nach den für den digitalen Meldeschein erforderlichen Daten gescannt. Natürlich rechtssicher, denn Bilder der Dokumente werden nicht erstellt. Anschließend werden die Gastdaten auf dem digitalen Meldeschein angezeigt, mit einem Klick bestätigt und an das jeweilige PMS-System übertragen. Wurden Daten nicht richtig gelesen und die Hausnummer ist zum Beispiel falsch, kann das manuell sofort geändert werden.
Das Feature kann schnell und einfach freigeschalten und genutzt werden. Ob der Gast selbst sein Ausweisdokument einscannt oder Ihre Mitarbeitenden diesen Schritt übernehmen, bleibt der Gestaltung Ihres Check-In-Prozesses überlassen. Und wie immer bei unseren Betterspace-Lösungen gilt auch hier: Alles kann und nichts muss! Denn allein Sie als Hotelier entscheiden, ob Sie das smarte Feature nutzen oder nicht.
Die Vorteile des ID-Card Scan beim Check-In Prozess
Die neue Funktion bringt viele Vorteile für die Gäste und die Mitarbeitenden im Hotel mit sich. Denn der Check-In-Prozess wird durch das Scannen der Gastdaten mithilfe eines Ausweisdokuments nochmal deutlich beschleunigt. Bisher müssen alle Gastdaten selbst eingetragen werden. Die Eingabe am Laptop mag noch relativ schnell gehen für geübte Tastaturschreiber. Aber spätestens am Tablet an der Rezeption kann dies länger dauern. Auch ältere Menschen, die den Umgang mit neuen Technologien scheuen, kann an der Rezeption durch die Mitarbeitenden die Angst genommen werden. Schließlich müssen sie lediglich ihren Ausweis scannen und mit wenigen Klicks ihre Identität bestätigen.
Zudem ist der Check-In-Prozess für den Gast komfortabel und die Mitarbeiter sparen viel Zeit. Schließlich ist es viel bequemer für den Gast einfach den Ausweis einzuscannen, als die Daten mit Hilfe einer Smartphone- oder Tablet-Tastatur einzugeben. Da die eingelesenen Daten mit dem PMS-System synchronisiert werden, muss auch kein Mitarbeiter nach der Check-In-Zeit abends manuell die Daten im PMS-System einpflegen oder überprüfen. Damit senkt das Feature nicht nur die Zeit, die pro Check-In aufgewendet werden muss, sondern spart auch viel Zeit bei der Datenpflege.
Keine Fehler mehr bei der Datenpflege im Hotel
Apropos Datenpflege: Durch das Scannen der Gastdaten mit dem ID-Card Scan haben Hotels zukünftig keine Probleme mehr mit falschen Daten. Die Datenqualität steigt rapide an und die Rechnungen, welche aufgrund falscher Adressen neu-ausgestellt werden müssen, sinkt gegen null. Die größte Fehlerquelle während des Check-In-Prozess merzen Hoteliers mit dem ID-Card Scan und der PMS-Synchronisation ganz einfach aus. Das nimmt zudem den Mitarbeitenden die Angst, etwas Falsches im PMS-System einzutragen.
Zusätzlich profitieren Hotels mit einem hohen Anteil an ausländischen Gästen von dieser Funktion. Denn der ID-Card Scan kann mehr als 10.000 unterschiedliche Ausweisdokumente aus 248 Ländern erkennen und die darin enthalten Daten auslesen. Gerade bei ausländischen Gästen, welche beispielsweise ein kyrillisches oder arabisches Schriftbild haben, erspart das jede Menge Aufwand. Denn die Daten werden automatisch an der richtigen Stelle im PMS-System hinterlegt.
Anwendungsbeispiele des ID-Card Scans im Überblick:
- 1. Der ID-Card Scan beim Pre-Check-In mit dem Laptop
- 2. Der ID-Card Scan unterwegs mit dem Smartphone
- 3. Der ID-Card Scan vor Ort im Hotel mit dem Check-In Tablet
1. Der ID-Card Scan beim Pre-Check-In mit dem Laptop
Ein Szenario für den Einsatz der neuen Funktion ID-Card Scan ist die Datenerfassung beim Pre-Check-In. Einmal aktiviert, wird beim Pre-Check-In der Gast darauf hingewiesen, dass er die Funktion ID-Card Scan nutzen kann, anstatt seine Daten händisch einzugeben. Mit einem Klick wird dann der ID-Scan gestartet und fordert den Gast auf, sein Ausweisdokument in die Kamera zu halten. Handelt es sich um ein zweiseitiges Dokument, beispielsweise den Personalausweis, erkannt das der Scan und fordert den Gast auf, den Ausweis zu wenden. Anschließend werden die eingelesenen Daten dem Gast gezeigt und dieser kann seine Informationen mit einem Klick bestätigen.
Anschließend werden die Daten mit dem PMS-System des Hotels synchronisiert, sodass auch hier die richtigen und vollständigen Gastdaten vorhanden sind. Damit fehlt am Tag der Anreise lediglich die Unterschrift des Gastes auf dem Meldeschein. Natürlich kann auch mit der Strong Customer Authentication, kurz SCA, digital die Identität des Gastes bestätigt werden. Dies geschieht durch das Einlesen oder die Eingabe von Kreditkartendaten. Eine Zahlung findet an dieser Stelle nicht statt.
2. Der ID-Card Scan unterwegs mit dem Smartphone
Geschäftsreisende buchen oft sehr kurzfristig und das, wenn sie schon unterwegs sind. Auch hier lässt sich das neue Feature ID-Card Scan schnell und einfach nutzen. Per Guest Journey Mailing erhält der Gast die Einladung zum digitalen Check-In und kann dann sofort über einen Link den Check-In-Prozess starten. Wie auch beim Pre-Check-In hat der Gast bei der Abfrage seiner persönlichen Daten die Möglichkeit, anstatt diese manuell einzutragen, einfach seinen Ausweis zu scannen. Entscheidet er sich für diese Option, wird die Smartphone-Kamera aktiviert und mit einem Handgriff ist der Personalausweis oder Reisepass eingelesen.
3. Der ID-Card Scan vor Ort im Hotel mit dem Check-In Tablet
Haben Ihre Gäste nicht Zuhause oder unterwegs die erforderlichen Daten für den Meldeschein eingetragen, gibt es mit dem Check-In Tablet an der Rezeption die Möglichkeit diese Gäste doch noch vom digitalen Check-In zu überzeugen und Ihrem Personal Arbeit zu ersparen. Auf dem Check-In Tablet finden Ihre Rezeptionsmitarbeiter und -mitarbeiterinnen eine Übersicht aller anreisenden Gäste. Zudem ist dort auf einem Blick ersichtlich, ob der Gast bereits Daten eingepflegt hat und nur noch die Unterschrift fehlt, oder alle Daten erfasst werden müssen.
Ihr Personal wählt dann nur den entsprechenden Gast aus und startet den Check-In-Prozess. Jetzt gibt es zwei Möglichkeiten: Entweder Sie übergeben das Tablet dem Gast und bitten Ihn, seine Daten zu ergänzen und den Check-In durchzuführen. Oder Sie fragen freundlich nach einem Ausweisdokument und übernehmen den Scan für Ihre Gäste. So oder so haben die Mitarbeitenden und die Gäste durch den Scan des Ausweises, auch wenn er direkt im Hotel stattfindet, sehr viel Zeit gespart.
Schneller ist Einchecken im Hotel nicht möglich
Die Erfahrung, dass die Check-In und Check-Out-Lösung better.flow inklusive ID-Card Scan eine deutliche Erleichterung darstellt, hat auch Dirk Klein, Chief Digital Officer vom Haffhus Hotel & SPA, und sein Team gemacht. „Richtig Spaß macht Digitalisierung dann, wenn sie wirklich wertvoll ist und uns Zeit spart, wie zum Beispiel beim Check-In und Check-Out von Betterspace.“, freut sich der CDO. Wie der Check-In-Prozess im Haffhus abläuft lesen Sie hier nach.
Sie möchten mehr Informationen über unsere Check-In und Check-Out-Lösung better.flow und das neue Feature ID-Card Scan? Dann lassen Sie sich kostenlos und unverbindlich beraten. Machen Sie den Check-In zu einem schlanken und digitalen Prozess, ohne den Kontakt zu Ihren Gästen zu verlieren. Wir zeigen Ihnen wie und finden die perfekte Lösung für Ihr Hotel.